Трудовое право. Кадры

Кадры — это персонал организации, требующий правильного документального оформления. Включает прием, перемещение, увольнение работников, ведение личных дел, учет рабочего времени

Здесь собрано всё, что нужно кадровику и руководителю: приём и трудовой договор, работа с иностранцами, кадровые документы, рабочее время и отпуска, оплата труда, командировки, перевод и совмещение, дисциплина и ответственность, увольнение, развитие персонала и воинский учёт. Последний раздел — для работника и соискателя.

Сервисы

Посчитать можно отпуск после декрета, зарплату с районным коэффициентом, смены по графику 2/2, командировочные и компенсацию за задержку зарплаты.

Калькулятор отпускных

Калькулятор компенсации за неиспользованный отпуск

Калькулятор среднедневного заработка

Калькулятор командировочных

Калькулятор зарплаты по окладу

Калькулятор компенсации за задержку зарплаты

Калькулятор аванса с зарплаты

Калькулятор расчета времени переработки

Расчет компенсации за сверхурочную работу

Онлайн-расчет графика смен

Дальше разделы идут по кадровым задачам — от приёма на работу до увольнения.

Приём на работу и трудовой договор

Приём начинается с собеседования и анкеты, а заканчивается подписанным трудовым договором, иногда с испытательным сроком.

Оформление приёма

За нарушение порядка приёма и ошибки в документах работодателя штрафуют, поэтому заключение трудового договора стоит отработать как процедуру.

Отказать соискателю после собеседования можно только по деловым причинам — как сформулировать отказ.

Анкеты нет среди документов, которые требуют при приёме, но попросить кандидата заполнить анкету при приёме работодатель вправе.

Условие об испытании включают в трудовой договор до начала работы — кому его не устанавливают.

С подростком заключают особый трудовой договор с учётом ограничений по времени и видам работы.

Вести журнал регистрации трудовых договоров закон не обязывает, но на крупном предприятии без него трудно — как его оформить.

Срок договора и особые категории

Продление срочного договора оформляют приказом и дополнительным соглашением — образцы документов.

Минтруд считает, что переводить бессрочные договоры в срочные нельзя, но у работодателя есть другие варианты действий.

Компания с квотой обязана создать рабочие места для инвалидов, а за невыполнение квоты грозит штраф — как рассчитать квоту.

• приём
• бессрочный договор
• срочный договор
• испытательный срок
• трудоустройство
• несовершеннолетние
• квоты
• сезонная работа
• аутстаффинг

Иностранные работники

Порядок приёма иностранца зависит от его статуса: вид на жительство, патент или статус высококвалифицированного специалиста.

Иностранца с видом на жительство принимают на работу без разрешения и патента, но о приёме уведомляют МВД.

Высококвалифицированного специалиста оформляют по отдельным правилам, начиная с приглашения и разрешения на работу.

Патент иностранец получает сам, а работодатель перед приёмом проверяет срок действия патента и внесение платежей.

В отдельных случаях приглашение и приём иностранца на работу требуют согласования с ФСБ.

Новые размеры госпошлины для иностранцев действуют с 26 июля 2026 года.

За работу иностранца без патента штрафуют и его самого, и работодателя — размеры штрафов.

Прямой обязанности назначать приказом ответственного за миграционный учёт закон не устанавливает, но такой приказ упорядочивает работу — образец приказа.

• иностранные граждане
• трудоустройство иностранцев
• нелегальная занятость

Кадровые документы

Кадровый документооборот держится на личных делах, приказах и штатном расписании, а у каждого документа свой срок хранения.

Личное дело, трудовая книжка и справки

Личный листок по учёту кадров входит в личное дело и хранит биографические и персональные данные сотрудника.

Когда работник меняет фамилию, кадровик оформляет документы и сообщает о смене в уполномоченные органы — алгоритм действий.

Запись о переименовании должности вносят в трудовую книжку строго по штатному расписанию — как сделать запись.

Записи в бумажной трудовой книжке исправляют строго по инструкции, и оснований для исправления всего четыре — как вносить исправления.

Работник не обязан объяснять, зачем ему нужна справка, поэтому справку по месту требования выдают без указания адресата.

Если в Социальном фонде не хватает сведений о стаже, бывший работодатель выдаёт архивную справку о стаже.

Приказы и штатное расписание

Обязанности между сотрудниками распределяют распорядительным приказом, который утверждает, кто за что отвечает.

На время болезни работника его обязанности временно передают коллеге — приказ о замещении.

Трудовой кодекс не обязывает иметь штатное расписание, а если его вводят, особых требований к форме нет — образец на 2026 год.

Любую правку штатного расписания оформляют приказом руководителя.

Организация, получившая мобилизационное задание из военкомата, обязана утвердить штатное расписание на военное время.

За копию должностной инструкции брать с работника плату нельзя.

Учёт и хранение документов

Отчёты кадровика и сроки их сдачи в госорганы сведены в календарь на 2026 год.

ИП, который относится к микропредприятиям, вправе вести кадровый учёт в упрощённом порядке.

Внутренний кадровый аудит помогает найти ошибки в документах до проверки инспекции труда.

Передачу документов подтверждают описью, которую составляют в свободной форме с обязательными реквизитами — как составить опись.

• кадровые документы
• приказы
• трудовая книжка
• штатное расписание
• должностные инструкции
• должностные обязанности
• делопроизводство
• характеристика
• ПВТР
• уведомления

Рабочее время и отдых

Норму часов, график смен, сверхурочные и отпуска кадровик планирует по производственному календарю и учитывает в табеле.

Режим, график и учёт времени

Нормы рабочего времени, праздники и переносы выходных собраны в производственном календаре на 2026 год.

Длительность рабочего дня при шестидневной рабочей неделе зависит от недельной нормы часов и сокращается накануне выходного.

Часть врачей и медсестёр работает на одну ставку меньше обычного — кому сокращена неделя.

Табель учёта рабочего времени работодатель обязан вести на каждого сотрудника.

При сменном графике 2 через 2 работнику обычно ведут суммированный учёт рабочего времени.

Если в помещении слишком жарко, рабочий день сокращают в зависимости от температуры и категории работ.

• учёт времени
• режим работы
• график работы
• производственный календарь
• вахта
• ненормированный день
• удалёнка

Сверхурочная работа

Не всякая задержка после смены считается сверхурочной работой, и не всегда для неё нужно согласие работника.

Письменное согласие на сверхурочную работу работодатель получает до того, как оставить сотрудника после смены.

Беременных к сверхурочной работе не привлекают даже с их согласия — кого ещё нельзя.

Правила оплаты сверхурочной работы в этом году изменились — что нового.

• сверхурочная работа
• переработка

Отпуска и отгулы

Часть работников вправе уйти в отпуск в удобное время независимо от графика отпусков.

График отпусков утверждают приказом руководителя до начала календарного года.

За работу в выходной сотрудник может взять день отдыха вместо повышенной оплаты — как оформить отгул.

Что делать с неиспользованными отгулами при увольнении, зависит от их вида: за часть из них денежной компенсации закон не предусматривает, — действия работодателя.

• отпуска
• отгул
• время отдыха
• простой

Оплата труда

Зарплата складывается из оклада, доплат и надбавок, а средний заработок нужен для отпускных, командировок и выходных пособий.

Зарплата, доплаты и надбавки

За тяжёлый труд — работу в неудобной позе, переноску грузов — работнику положены компенсации за вредность.

С 2026 года районный коэффициент отражают в 6-НДФЛ по новым правилам — как заполнить отчёт.

Предельный размер северной надбавки зависит от климатической группы района — как её начисляют.

Работнику можно компенсировать аренду жилья, если оформить выплату в трудовом договоре или локальном акте.

Лишнюю зарплату, выплаченную из-за технической ошибки без вины работника, удержать нельзя — как исправить ошибку.

• оплата труда
• расчёт зарплаты
• районный коэффициент
• северные надбавки
• индексация
• компенсации
• эффективный контракт
• медианная зарплата

Средний заработок, задержка и расчётные листки

Попадёт ли премия в средний заработок, зависит от того, как часто её выплачивают.

Для центра занятости работодатель выдаёт уволенному справку о среднем заработке по установленной форме.

Компенсацию за задержку зарплаты считают от ключевой ставки за каждый день просрочки — как её начислить.

Долги по зарплате организация показывает Росстату в форме 3-Ф.

Расчётные листки можно выдавать в электронном виде, если работник согласен, — как перейти.

• средний заработок
• задержка зарплаты
• расчётные листки

Командировки и разъездная работа

Командировку оформляют приказом и служебным заданием, а постоянные разъезды — условием трудового договора, и компенсации у них разные.

Цель поездки и задачи командированного фиксируют в служебном задании.

Если командировку продлили или сократили, новые даты оформляют отдельным приказом.

Вернувшись, работник составляет отчёт о командировке по форме, которую утвердил работодатель.

Для разъездной работы закон задаёт только перечень возмещаемых расходов, остальное работодатель закрепляет локальным актом, — как оформить поездки.

Налогами и взносами компенсация за разъезды не облагается в пределах подтверждённых расходов.

Расходы на служебные поездки на такси учитывают, если есть документы, подтверждающие деловую цель.

• командировки
• разъездная работа
• служебные поездки

Перевод, совмещение и совместительство

Любое изменение трудовой функции или места работы оформляют письменно: допсоглашением, приказом или согласием работника.

Перевод

Временный перевод на другую работу без согласия работника возможен только в случаях, прямо названных в законе.

На удалённую работу сотрудника переводят допсоглашением к трудовому договору — что в нём прописать.

Можно ли изменить место работы сотрудника, зависит от того, меняется ли условие трудового договора.

При переводе на другую должность новый медосмотр нужен не всегда — когда он обязателен.

• перевод
• допсоглашение

Совмещение и совместительство

Совмещение и замещение оформляют и оплачивают по-разному, хотя в обоих случаях работник делает чужую работу.

Совмещать должности работник может только с письменного согласия — как его составить.

Количество ставок у совместителя ограничено нормой рабочего времени.

Отменить внутреннее совместительство работодатель может приказом, предупредив работника заранее, — образец приказа.

• совместительство

Дисциплина, проверки и ответственность

Взыскание законно, только если работодатель соблюл порядок: запросил объяснение, уложился в срок и оформил приказ.

Нарушения и взыскания

Пьяного сотрудника или работника без обязательного медосмотра не допускают к работе — порядок отстранения.

Перед взысканием у работника запрашивают письменное объяснение, иначе приказ оспорят.

Объяснительную о нарушении пишет сам работник, а инициатором может быть и работодатель, и он сам.

Отсутствие сотрудника на месте фиксируют служебной запиской, с которой начинается разбор прогула.

Обстоятельства происшествия и вину сотрудника выясняют служебной проверкой, которую назначают приказом, — как его составить.

Работодатель может ограничить работу с нейросетями, а за утечку данных через них — даже уволить.

Ответственность работодателя и трудовые споры

На предостережение инспекции труда работодатель вправе подать возражение.

Сокрытие несчастного случая на производстве не спасает от проверки инспекции, а добавляет работодателю ответственности — чем это грозит.

Меры против конфликта интересов обязаны принимать все организации, и государственные, и частные.

Индивидуальный трудовой спор работник вправе сразу нести в суд: обращаться сначала в комиссию по трудовым спорам не обязательно.

Уволенный работник может потребовать через суд восстановления на работе, и срок на обращение у него короткий.

• дисциплина
• ответственность работника
• ответственность работодателя
• права работодателя
• конфликт интересов
• инспекция труда
• трудовые споры
• восстановление
• профсоюзы
• социальное партнёрство
• видеонаблюдение

Увольнение и сокращение

Порядок увольнения зависит от основания, а при сокращении и ликвидации работнику положены дополнительные выплаты.

Увольнение

При увольнении через КЭДО заявление работник может подать с квалифицированной электронной подписью.

Материально ответственного работника перед увольнением проверяют инвентаризацией — порядок увольнения.

При призыве в армию договор прекращается по обстоятельствам, не зависящим от сторон, и согласия работника не требуется — как оформить увольнение.

Работник может оспорить увольнение по соглашению сторон, если докажет, что подписал его под давлением.

Больничный бывшего сотрудника оплачивают, если он заболел вскоре после увольнения, — как рассчитать пособие.

При незаконном увольнении работодатель оплачивает вынужденный прогул по среднему заработку.

Сокращение

При сокращении работнику предлагают все подходящие вакансии, а при реорганизации сокращение сотрудников идёт по тем же правилам.

Средний заработок за второй месяц после сокращения сохраняют, только если работник так и не нашёл работу, — кому и как платят.

О сокращении даже половины ставки работника уведомляют письменно и заранее.

• увольнение
• сокращение
• выплаты

Персонал: численность, обучение, мотивация

Для отчётов и управленческих решений компании считают численность и производительность, а людей обучают, аттестуют и поощряют.

Численность и нормирование

Средняя и среднесписочная численность считаются по разным правилам и нужны для разных целей — правила расчёта.

Списочная численность показывает, сколько работников числится в компании на конкретную дату.

Сколько нужно кадровиков, работодатель определяет по нормативам численности — от числа работников или объёма работы.

Оценка производительности труда показывает, насколько эффективно работают сотрудники.

Трудозатраты измеряют в человеко-часах, которые считают по формуле.

При ротации кадров руководитель меняет расстановку сотрудников — как её провести.

Обучение и аттестация

Бюджетная организация направляет сотрудника на обучение особым приказом.

Аттестация педагогов проходит по собственным правилам, отдельно от общих норм.

Для муниципальных служащих аттестация обязательна и проходит с периодичностью, установленной законом.

Мотивация и награды

Если сотрудник не справляется, с ним можно составить план повышения эффективности с метриками и сроками.

Тринадцатую зарплату выплачивают как итоговую премию в конце финансового периода.

Для награждения почётной грамотой готовят ходатайство — как его составить.

• персонал
• управление персоналом
• кадровое планирование
• организация труда
• норма выработки
• обучение
• аттестация
• профстандарты
• квалификация
• мотивация
• поощрения
• награждения

Воинский учёт и бронирование

Воинский учёт обязаны вести все работодатели, а бронирование сотрудников от мобилизации организуют отдельно.

Вести воинский учёт обязаны даже организации, где нет военнообязанных.

С октября 2023 года за нарушения в воинском учёте работодателей наказывают строже, и это касается и внешних совместителей — что учесть.

Сведения о военнообязанных работниках подают в отчётах в военкомат все организации, от этой обязанности освобождены только ИП.

Бронировать сотрудников от мобилизации вправе только организации, которые отвечают установленным критериям, — как организовать бронирование.

Сведения о бронировании закрыты, но кадровик может узнать о брони работников в территориальной комиссии или военкомате.

Перейти к теме →

Для работника и соискателя

Этот раздел — для того, кто ищет работу, потерял её или готовится к пенсии.

Одни причины увольнения в резюме стоит назвать, а другие лучше опустить — что писать.

Предпенсионерам пособие по безработице назначают на особых условиях.

Неявка в службу занятости без уважительной причины грозит приостановкой выплат по безработице.

Работа по договору ГПХ засчитывается в страховой стаж, если заказчик платил взносы.

Проверить свой трудовой стаж можно через Госуслуги или Социальный фонд.

Медики с нужным стажем выходят на льготную пенсию раньше общего возраста.

Предпенсионер получает оплачиваемые дни на диспансеризацию, подав письменное заявление руководителю.

• резюме
• безработица
• центр занятости
• рынок труда
• стаж
• выслуга лет
• досрочная пенсия
• права работника
• социальные гарантии
• донорство