Как проводить внутренний кадровый аудит: подробная инструкция

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Компания инициирует кадровый аудит при смене руководства, реорганизации, перед проверками госорганов или в случае существенных изменений в штате.
2. Основная цель проверки — оценить возможные риски, удостовериться в соответствии документации законодательству и оптимизировать численность кадров.
3. Аудиторы исследуют все кадровые процессы, включая подбор и адаптацию, а также анализируют эффективность структуры HR-отдела и расстановку персонала.
4. Привлечение сторонних экспертов для аудита гарантирует объективность оценки, тогда как внутренняя проверка силами сотрудников может оказаться предвзятой.
5. Процесс завершается подготовкой отчета, который содержит выводы о состоянии дел, а также практические советы по исправлению найденных недочетов.

Кто и в каких случаях проводит кадровый аудит

Деятельность любой компании не стоит на месте, меняются методы ведения бизнеса, производства продукции или оказания услуг. Также происходит смена персонала, поэтому аудит документов необходим. Стоит учесть, в каких ситуациях его следует провести обязательно:

1. Смена собственника юрлица или директора по персоналу.
2. Реорганизация.
3. Предстоящая проверка контролирующими органами (Трудовой инспекцией, прокуратурой, СФР и т.п.).
4. Изменения в законодательстве.
5. Подготовка документов к сдаче в архив.
6. Резкое изменение ситуации с кадрами (например, массовые увольнения персонала).
7. Планирование большого набора персонала в связи с открытием новых структурных подразделений.

К минусам внутреннего аудита относят следующие:

1. Занимает много времени.
2. Дает необъективные результаты проверки, так как внутренние аудиторы — это персонал, проверяющий собственную работу. От результатов проверки зависит оплата его труда.
3. Обнаруженные ошибки придется исправлять самостоятельно, разрабатывать и внедрять предложения по улучшению своей же работы.

Подробнее: что такое внутренний аудит

Сторонние аудиторы оценивают кадровое делопроизводство, правильность работы с документацией с точки зрения требований законодательства. Внешний аудит обеспечивает:

1. Сокращение трудовых и материальных затрат кадровой службы и юрлица за счет минимизации документооборота.
2. Обоснованность кадровых решений.
3. Полноценность, достоверность учета кадров в организации.
4. Защиту компании от возможных рисков со стороны контролирующих органов и на случай трудовых споров.
5. Объективность выводов.

Цели и задачи кадрового аудита

На самом деле может показаться, что проверку работы с персоналом проводят с целью обнаружения уже сделанных ошибок в документах. Но это будет один из способов оценки рисков и сбоев в работе. Кадровый аудит совместно с планированием и анализом способны повысить общий потенциал деятельности фирмы, обнаружить слабые места в работе персонала и найти сильные стороны. Детальное изучение кадровых документов (приказов по личному составу, ЛНА, должностных инструкций, распоряжений и т.п.), бумаг, связанных с подбором и обучением персонала, позволит определить, соответствует ли документация компании действующему законодательству, нет ли в ней противоречий ему.

Основные задачи кадрового аудита следующие:

1. Выявление потенциальных рисков. Ошибки в кадровом документообороте приводят организацию к штрафам от госорганов и портят репутацию фирмы.
2. Определение необходимого количества персонала в кадровой службе. Оценка помогает понять, нужны ли еще сотрудники или, наоборот, есть лишние и необходимо сокращение.
3. Проверка наличия необходимой кадровой документации и ее соответствие действующим законам.

На заметку: как узнать, грозят ли вам трудовые проверки

В зависимости от особенностей подготовки и проведения кадровый аудит классифицируют по различным основаниям. Это:

1. Частота проведения:
   • плановый — проводят по плану и заранее составленному графику;
   • оперативный — проводят по приказу руководства фирмы;
   • постоянный — проводят регулярно;
   • «панельный» — применяют одну и ту же методику на «фокусную» группу, то есть одних и тех же сотрудников.
2. Охват объектов аудита:
   • полный — максимальный анализ процессов, структур и персонала компании;
   • локализованный — анализ выбранного объекта компании (проверяют точечно один отдел).
3. Способ анализа:
   • предметный — изучают все объекты, в которых есть интересующая тематика;
   • системный — используют комплекс доступных методов аудита;
   • частичный — анализируют не весь персонал, а часть сотрудников.
4. Уровень исследования:
   • стратегический — оценка высшим руководящим звеном;
   • управленческий анализ — уровень начальства структурных подразделений;
   • тактический — проводится кадровыми сотрудниками.
5. По отношению к фирме:
   • внутренний — проводят собственными силами организации;
   • внешний — проводят с помощью консалтинговых и аудиторских компаний.

Что именно проверяют в процессе кадрового аудита

Проверке подвергают следующие области кадров в компании:

1. Кадровые процессы. Оценивают:
   • систему набора персонала (изучают методы набора и отбора сотрудников, требования к персоналу);
   • планирование кадровых ресурсов (проверяют соответствие наличия персонала главным потребностям организации);
   • процессы адаптации (смотрят, насколько эффективен в компании процесс адаптации новичков и нужны ли улучшения);
   • аттестация и обучение персонала (изучают действующие методы и смотрят, нужны ли изменения по ним);
   • система поощрения работников (предлагают действенные способы мотивации персонала, чтобы добиться высоких показателей в работе);
   • социально-психологический климат в фирме (мониторят наличие корпоративной культуры, измеряют степень напряженности между сотрудниками).
2. Структуру кадровой службы. Проверяют эффективность персонала, отвечающего за набор, отбор, обучение сотрудников, ведение документации по кадрам.
3. Персонал. Проводят анализ штатной расстановки. Выявляют, соответствует ли количество персонала количеству задач, причины текучки. Смотрят, есть ли резерв кадров и как его используют.

Поэтапный алгоритм проведения кадрового аудита

Проведение кадрового аудита проходит в несколько этапов:

1. Принимают решение о проведении кадрового аудита в организации.
2. Проводят анализ уставных документов юрлица. В них есть информация о полном и кратком наименовании компании, использовании печати фирмой и т.п.
3. Проверяют наличие ЛНА и документов по кадрам, которые должны быть в компании в соответствии с законодательством. Для этого всю документацию делят на три категории (документа нет, в документе есть ошибки, документ верны). Сюда же входит проверка трудовых книжек и трудовых договоров с персоналом.
4. Анализируют штатное расписание юрлица. Проводят проверку должностных инструкций к должности. Смотрят, актуальны ли они по отношению к действующему законодательству в области охраны труда, ГО и ЧС, пожарной безопасности.
5. Составляют отчет о проведенной проверке в письменном виде. Обсуждают его с руководством юрлица.
6. Ознакамливают с проделанной работой персонал, ответственный за ведение и учет документации по кадрам.

Используемые методики

Существует несколько методов проведения кадрового аудита:

1. Организационно-аналитический. Проверка пакета документов за конкретный период, изучение отчетности, анализ финансовых показателей фирмы. Это позволяет сделать вывод о том, насколько эффективно работает персонал организации. В ходе проверки проверяют документы по оплате труда, проводят их анализ, изучают штатное расписание, инструкции по охране труда, табеля учета рабочего времени, приказы (о приеме, увольнении, предоставлении отпусков).
2. Социально-психологический. Применение при проверке этого метода позволяет оценить, насколько мотивирован персонал и насколько эффективно работает руководство. С персоналом проводят индивидуальные и групповые беседы, тестирования и анкетирования. Также аудиторы используют при этом методе наблюдение за персоналом. Метод позволяет определить, насколько действенна система поощрений в фирме.
3. Экономический. Этот метод предполагает сравнение показателей работы в фирме с отраслевыми стандартами и нормативами. Основная цель — оценка эффективности функционирования кадровой службы и конкурентоспособности условий труда в юрлице-заказчике.

Документальное оформление кадрового аудита

Для запуска процедуры издают приказ о проведении кадрового аудита в организации. В приказе содержится информация об основных целях, задачах процедуры, есть список документации, которую необходимо проверить, и сроки выполнения мероприятия.

Так выглядит приказ о проведении кадрового аудита

После проведения мероприятия составляют подробный отчет, акт или письменное заключение, в документе ставят подписи эксперты, проводившие мероприятие. В документе отражают порядок проверки, сроки, когда она проведена. Описывают проверенную документацию. Должно отражаться не только текущее положение кадрового делопроизводства, но и документ обязан содержать практические советы и рекомендации по исправлению ситуации. Необходимо указать конкретные способы, как устранить допущенные ошибки и недочеты со ссылкой на нормативные документы, в соответствии с которыми их не должно быть.

Подробнее: как составить отчет по кадровому аудиту

По результатам мероприятия кадры вносят исправления, устраняют неточности в документации, приводят ее в соответствие с действующим законодательством.

Так выглядит фрагмент заполненного отчета о проверке