Инструкция: как составить отчет по кадровому аудиту

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Кадровый аудит помогает компаниям избежать штрафов и улучшить документацию.
2. Для аудита используют программы, которые автоматически следят за документами и изменениями в законах.
3. Отчет может быть в виде акта, докладной записки или другого документа.
4. В отчете важно перечислить выявленные нарушения и дать рекомендации по их устранению.
5. Форма и содержание отчета зависят от задач, поставленных перед аудитом.

Как проводится аудит кадровой документации: краткий алгоритм

Законодательство не обязывает работодателей проводить аудит кадровой документации или персонала. Но для государственных и муниципальных структур такие требования иногда прописывают, а в коммерческих компаниях понимают, насколько подобная независимая проверка важна и как она помогает избежать высоких штрафов при визите ГИТ.

Четких правил проведения внутреннего контроля для большинства работодателей нет. Но логично начать его с издания приказа, где будут перечислены цели проверки, состав экспертов, сроки проведения и ожидаемые результаты.

Сам аудит проводится по тому же принципу, каким пользуются проверяющие. Сначала проверяют, все ли обязательные ЛНА утверждены у работодателя. Если вся документация имеется, то проводится более глубокая экспертиза документов. Изучают и как составлен приказ или положение, и как хранится документ, и каков порядок ознакомления с ним сотрудников. Следующий этап — подготовка отчета по кадровому контролю с описанием выявленных нарушений, рекомендаций по их устранению. На этом контрольные мероприятия завершаются, и по их итогам готовится план по доработке существующей документации.

Может пригодиться: как составить план внутреннего финансового аудита

Как отчитаться по результатам кадрового аудита

Поскольку законом не предусмотрена процедура внутренней проверки, как оформляются итоги кадрового аудита, в организации решают самостоятельно. Одни предпочитают готовить отчет, другие — акт о результатах контроля, третьи — докладную записку. Как бы вы ни назвали этот документ, его составляют те лица, которые фактически анализировали состояние кадрового учета на предприятии, и передают руководителю.

Поскольку основная задача аудита — проверить соблюдение норм и требований законодательства в документации, обязательно в отчете указывают, имеются ли нарушения и какие, как их исправить. Иногда эксперты расписывают, какие возможны риски, если не исправить недоработки.

Как подготовить и что включить в отчет

Если недочетов немного, то достаточно составить краткий отчет из нескольких пунктов о том, каково общее состояние дел, какие нужны доработки, какие ЛНА дополнительно утвердить, проставить дату составления отчета, подписи членов комиссии и все.

Если же несоответствий много, то эксперты рекомендуют готовить документ из нескольких частей. В первом блоке отчета по результатам аудита в кадрах, например, расписать подробности проверки обязательных для предприятия документов:

• правил внутреннего распорядка;
• документов по работе с персональными данными;
• графика отпусков;
• штатного расписания;
• табеля учета рабочего времени и т.п.

По каждому обязательному документу можно пройтись отдельно. Либо составить общее резюме, что есть, чего не хватает, какие допущены неточности по сравнению с действующим законодательством.

Во второй блок документа предлагают включать сведения о проверке вспомогательных документов типа положений об оплате труда или командировках, коллективного договора. В третьем блоке описать состояние дел по конкретным работникам (формы и состав трудовых договоров, ведение трудовых книжек и заполнение сведений о трудовой деятельности, ознакомление с ЛНА).

Покажем вариант оформления документа по результатам проверки. Это только пример, но его удобно взять за основу, добавив необходимые детали для конкретной ситуации.

Читайте также: как провести аудит полноты учетной политики