32
Оставить комментарий Распечатать

Инструкция: как составить отчет по кадровому аудиту

Размер шрифта:

Отчет о проведении кадрового аудита — документ, в котором фиксируют результаты проверки и выявленные нарушения. Хотя его форма не регламентирована, некоторые правила составления имеются.

Как проводится аудит кадровой документации: краткий алгоритм

Законодательство не обязывает работодателей проводить аудит кадровой документации или персонала. Но для государственных и муниципальных структур такие требования иногда прописывают, а в коммерческих компаниях понимают, насколько подобная независимая проверка важна и как она помогает избежать высоких штрафов при визите ГИТ.

ВАЖНО!
С учетом развития ИТ-технологий проверка документации во многих компаниях проводится автоматически и непрерывно. В качестве примеров цифрового кадрового аудита — специализированные программы ведения документации и электронный кадровый документооборот. Поскольку разработчики регулярно обновляют софт с учетом изменения законодательства, работодателю уже не удастся допустить ошибку при составлении трудового договора. Кадровик не забудет ознакомить нового сотрудника с должностной инструкцией, а бухгалтер обязательно выдаст отпускные и заработную плату в установленные сроки.

Четких правил проведения внутреннего контроля для большинства работодателей нет. Но логично начать его с издания приказа, где будут перечислены цели проверки, состав экспертов, сроки проведения и ожидаемые результаты.

Сам аудит проводится по тому же принципу, каким пользуются проверяющие. Сначала проверяют, все ли обязательные ЛНА утверждены у работодателя. Если вся документация имеется, то проводится более глубокая экспертиза документов. Изучают и как составлен приказ или положение, и как хранится документ, и каков порядок ознакомления с ним сотрудников. Следующий этап — подготовка отчета по кадровому контролю с описанием выявленных нарушений, рекомендаций по их устранению. На этом контрольные мероприятия завершаются, и по их итогам готовится план по доработке существующей документации.

ВАЖНО!
Некоторые специалисты подчеркивают, что, даже если будет формальный отчет о ведении мероприятий кадрового учета, руководству и ответственным лицам надо следить за тем, чтобы прописанные нормы реализовывались на практике. Условно: работодатель по документам гарантирует освобождение от работы на 1 день для прохождения диспансеризации. Но на практике не предоставляет отгулов, хотя работники приносят справки. В рамках аудита документации такие моменты не контролируются, но инспекторы ГИТ за этим тоже следят.
Для сведения: как составить план внутреннего финансового аудита

Как отчитаться по результатам кадрового аудита

Поскольку законом не предусмотрена процедура внутренней проверки, как оформляются итоги кадрового аудита, в организации решают самостоятельно. Одни предпочитают готовить отчет, другие — акт о результатах контроля, третьи — докладную записку. Как бы вы ни назвали этот документ, его составляют те лица, которые фактически анализировали состояние кадрового учета на предприятии, и передают руководителю.

Поскольку основная задача аудита — проверить соблюдение норм и требований законодательства в документации, обязательно в отчете указывают, имеются ли нарушения и какие, как их исправить. Иногда эксперты расписывают, какие возможны риски, если не исправить недоработки.

ВАЖНО!
Если проверялась не только документация, но и исполнение обязанностей перед работниками, то готовят отчет проведения аудита с персоналом, чтобы учесть поставленные руководством цели и задачи.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать проведение внутреннего кадрового аудита и оформить итоги в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как подготовить и что включить в отчет

Если недочетов немного, то достаточно составить краткий отчет из нескольких пунктов о том, каково общее состояние дел, какие нужны доработки, какие ЛНА дополнительно утвердить, проставить дату составления отчета, подписи членов комиссии и все.

Если же несоответствий много, то эксперты рекомендуют готовить документ из нескольких частей. В первом блоке отчета по результатам аудита в кадрах, например, расписать подробности проверки обязательных для предприятия документов:

  • правил внутреннего распорядка;
  • документов по работе с персональными данными;
  • графика отпусков;
  • штатного расписания;
  • табеля учета рабочего времени и т.п.

По каждому обязательному документу можно пройтись отдельно. Либо составить общее резюме, что есть, чего не хватает, какие допущены неточности по сравнению с действующим законодательством.

Во второй блок документа предлагают включать сведения о проверке вспомогательных документов типа положений об оплате труда или командировках, коллективного договора. В третьем блоке описать состояние дел по конкретным работникам (формы и состав трудовых договоров, ведение трудовых книжек и заполнение сведений о трудовой деятельности, ознакомление с ЛНА).

ВАЖНО!
Форма отчета о проверке свободная, его структуру члены комиссии разрабатывают самостоятельно, учитывая нюансы делопроизводства в организации и поставленные задачи. К примеру, отчет по итогам проверки всей документации будет отличаться от образца аудита уволенных за год работников, если контроль проводили с целью проанализировать работу кадровой службы с персональными данными, в том числе бывших сотрудников.

Покажем вариант оформления документа по результатам проверки. Это только пример, но его удобно взять за основу, добавив необходимые детали для конкретной ситуации.

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

г. Москва

24.05.2024

Отчет о результатах проведения внутреннего кадрового аудита

На основании Приказа от 27.04.2024 № 55-к и с целью обзорной оценки состояния кадрового делопроизводства для его последующей оптимизации и приведения кадровых документов в соответствие с требованиями законодательства в ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» проводилась проверка документов в период с 15 по 20 мая 2024 г.

Комиссией по проведению аудита в составе:

  • председатель — главный бухгалтер В.В. Викторова,
  • члены комиссии: руководитель отдела кадров А.А. Александрова,
  • преподаватель верховой езды П.П. Петров

пришли к выводу, что в целом документация соответствует требованиям действующего законодательства Российской Федерации. Вместе с тем выявлены следующие нарушения:

  1. В Правилах внутреннего трудового распорядка в пункте 5.3 не указаны сроки доведения графиков сменности до сведения работников. Документ «Лист ознакомления» не пронумерован и не прошит, что позволяет подвергать сомнению достоверность информации в нем.
  2. В Положении об оплате труда нет информации о форме и порядке уведомления о частях заработной платы.
  3. Отсутствуют должностные инструкции на следующие должности:
    • администратор;
    • главный инженер;
    • специалист по гражданской обороне и мобилизационной работе.

Выявленные нарушения рекомендуется устранить в двухнедельный срок со дня подписания настоящего отчета.

Председатель комиссии Викторова /В.В. Викторова/

Члены комиссии: Александрова /А.А. Александрова/

Петров /П.П. Петров/

Читайте также: как провести аудит полноты учетной политики
Оставить комментарий Распечатать
Мотрой Алена
Мотрой Алена Журналист

В 2004 г. окончила факультет журналистики МолдГУ по специальности "Журналистика и наука общения". В 2003-2011 работала в известных молдавских социально-политических изданиях. После переезда в РФ, с 2014 г. сотрудничаю с российской онлайн-прессой