Отчет о проведении кадрового аудита — документ, в котором фиксируют результаты проверки и выявленные нарушения. Хотя его форма не регламентирована, некоторые правила составления имеются.
Как проводится аудит кадровой документации: краткий алгоритм
Законодательство не обязывает работодателей проводить аудит кадровой документации или персонала. Но для государственных и муниципальных структур такие требования иногда прописывают, а в коммерческих компаниях понимают, насколько подобная независимая проверка важна и как она помогает избежать высоких штрафов при визите ГИТ.
Четких правил проведения внутреннего контроля для большинства работодателей нет. Но логично начать его с издания приказа, где будут перечислены цели проверки, состав экспертов, сроки проведения и ожидаемые результаты.
Сам аудит проводится по тому же принципу, каким пользуются проверяющие. Сначала проверяют, все ли обязательные ЛНА утверждены у работодателя. Если вся документация имеется, то проводится более глубокая экспертиза документов. Изучают и как составлен приказ или положение, и как хранится документ, и каков порядок ознакомления с ним сотрудников. Следующий этап — подготовка отчета по кадровому контролю с описанием выявленных нарушений, рекомендаций по их устранению. На этом контрольные мероприятия завершаются, и по их итогам готовится план по доработке существующей документации.
Для сведения: как составить план внутреннего финансового аудита
Как отчитаться по результатам кадрового аудита
Поскольку законом не предусмотрена процедура внутренней проверки, как оформляются итоги кадрового аудита, в организации решают самостоятельно. Одни предпочитают готовить отчет, другие — акт о результатах контроля, третьи — докладную записку. Как бы вы ни назвали этот документ, его составляют те лица, которые фактически анализировали состояние кадрового учета на предприятии, и передают руководителю.
Поскольку основная задача аудита — проверить соблюдение норм и требований законодательства в документации, обязательно в отчете указывают, имеются ли нарушения и какие, как их исправить. Иногда эксперты расписывают, какие возможны риски, если не исправить недоработки.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать проведение внутреннего кадрового аудита и оформить итоги в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как подготовить и что включить в отчет
Если недочетов немного, то достаточно составить краткий отчет из нескольких пунктов о том, каково общее состояние дел, какие нужны доработки, какие ЛНА дополнительно утвердить, проставить дату составления отчета, подписи членов комиссии и все.
Если же несоответствий много, то эксперты рекомендуют готовить документ из нескольких частей. В первом блоке отчета по результатам аудита в кадрах, например, расписать подробности проверки обязательных для предприятия документов:
- правил внутреннего распорядка;
- документов по работе с персональными данными;
- графика отпусков;
- штатного расписания;
- табеля учета рабочего времени и т.п.
По каждому обязательному документу можно пройтись отдельно. Либо составить общее резюме, что есть, чего не хватает, какие допущены неточности по сравнению с действующим законодательством.
Во второй блок документа предлагают включать сведения о проверке вспомогательных документов типа положений об оплате труда или командировках, коллективного договора. В третьем блоке описать состояние дел по конкретным работникам (формы и состав трудовых договоров, ведение трудовых книжек и заполнение сведений о трудовой деятельности, ознакомление с ЛНА).
Покажем вариант оформления документа по результатам проверки. Это только пример, но его удобно взять за основу, добавив необходимые детали для конкретной ситуации.
|
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» г. Москва 24.05.2024 Отчет о результатах проведения внутреннего кадрового аудита На основании Приказа от 27.04.2024 № 55-к и с целью обзорной оценки состояния кадрового делопроизводства для его последующей оптимизации и приведения кадровых документов в соответствие с требованиями законодательства в ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» проводилась проверка документов в период с 15 по 20 мая 2024 г. Комиссией по проведению аудита в составе:
пришли к выводу, что в целом документация соответствует требованиям действующего законодательства Российской Федерации. Вместе с тем выявлены следующие нарушения:
Выявленные нарушения рекомендуется устранить в двухнедельный срок со дня подписания настоящего отчета. Председатель комиссии Викторова /В.В. Викторова/ Члены комиссии: Александрова /А.А. Александрова/ Петров /П.П. Петров/ |
Читайте также: как провести аудит полноты учетной политики
