Правила составления штатного расписания

Для чего и кому необходимо штатное расписание

Для работодателя штатное расписание — это документ, который предназначен для комплектования кадрового состава по должностям и размеру заработной платы. На практике штатка необходима как для внутреннего контроля и управления, так и для взаимодействия с проверяющими органами.

При составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Как отмечено в части 2 ст. 57 ТК РФ, если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике. И эти моменты отражаются в штатке.

Подробнее: как правильно оформить штатное расписание (скачайте примеры для разных ситуаций)

Точность в наименовании должности очень важна для сотрудника и при оформлении льготного пенсионного обеспечения. Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот является точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников, и расписании, утвержденном организацией, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих права рассчитывать на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены Постановлением кабинета министров СССР № 10 от 26.01.1991.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Поскольку форма эта лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, обязательно или нет штатное расписание, ответ прост: этот внутренний документ организации обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Несмотря на то, что в ТК прямого указания на его обязательность нет, но есть упоминание в статьях 15, 57 и др. ТК РФ, из этого ГИТ и иные контролирующие органы делают вывод об обязательности документа.

Этот документ помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без штатки работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно. Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ; для этого их указывают в штатке). В нормативных документах организации определяют, как часто утверждается штатное расписание, — это требуется, как минимум, при сокращении должностей или введении новых и при изменениях размеров заработной платы.

Кто и как составляет и ведет штатное расписание

Вообще, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Но кто подписывает штатное расписание, ясно из унифицированного бланка — кроме составителя, еще и главный бухгалтер.

По факту, теми специалистами, кто ведет учет кадрового состава и заработной платы, являются бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок. Поскольку расписание представляет собой нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то штатное расписание утверждает руководитель организации. И официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Штатку составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года. Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:

• сроки и правила разработки и внесения изменений;
• форму приказа об утверждении расписания;
• ответственных за формирование и подписание лиц;
• состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
• работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.

Форма штатного расписания

Разобравшись с вопросом, что такое штатное расписание организации, перейдем к вопросу о его форме. Этот документ является локальным нормативным актом, который описывает организационную структуру компании и содержит сведения о численности ее персонала. Составляется оно по форме № Т-3 (Постановление № 1 Госкомстата РФ "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" от 05.01.2004), но жестких требований использовать ее нет, унифицированный бланк является рекомендательным. Каждая компания адаптирует ее под собственные нужды. Мы рекомендуем использовать унифицированную форму Т-3 штатного расписания в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные.

Пригодится: правила заполнения формы Т-54 (лицевой счет работника)

Как корректно заполнить форму № Т-3

Разберем пошагово, как правильно составить штатное расписание для организации.

Шаг 1

Указываем реквизиты организации. Наименование должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в расписании указывается в скобках, следом за полным. Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Шаг 2

Присваиваем номер и ставим дату. Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ. Прописываем период действия — указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.

Шаг 3

Заполняем графы, всего их 10, но, при необходимости, их легко добавить. В Постановлении ГКС № 1 указано, как заполнять штатное расписание, — наименование структурного подразделения указывается без сокращения, в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделений. Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Важно помнить, как правильно назвать должность в штатном расписании, — должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация указываются без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество единиц указываем по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, это в расписании указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.). Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя. Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.

Шаг 4

Отражаем надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя. В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

Шаг 5

В строке «Итого» указываем общее количество штатных единиц и итогом — сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы. Подписи под документом ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Готовим приказ на утверждение штатного расписания

Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести штатное расписание школы или иной организации в действие, его утверждают соответствующим приказом по основной деятельности. Приказ об утверждении упоминается в верхнем правом углу бланка.

В тексте приказа указывается факт утверждения штатки, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и расписание отправляются на постоянное хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности.

Специалисты уточняют, как формируют временное штатное расписание структурных подразделений и в каких случаях. Ответ прост: при наличии временного проекта, к примеру, по запуску нового продукта, вы не знаете, какой срок его реализации. Введите временное штатное на конкретный период с… по…, а не на 1 год. Утвердите распорядительным документом организации с обоснованием временного характера документа.

Подробнее:

• как составить приказ об утверждении штатного расписания;
• как и сколько нужно хранить штатное расписание.

Как вносить изменения

Поскольку штатку утверждают приказом, то и изменения в него вносятся соответствующими приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.

Изменения обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, необходимо указать причины (по ст. 22 и 32 ТК РФ). Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда. В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Подробнее: как составить дополнительное соглашение к трудовому договору

Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке, по ст. 74 ТК РФ, можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца и обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях. Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник не собирается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — за отказ сотрудника от продолжения работы в связи с изменением условий трудового договора.

Читайте также: как оформлять сокращение должности в штатном расписании

• ya.ivanova-anna91
  2019-11-15 13:54:33
  Здравствуйте. В штатном расписании неверно указана "шапка": Код ОКУД 0252251 действует с 2013 года.
• Марина Могачёва
  2020-02-17 10:32:02
  Есть сомнения о необходимости уведомить за 2 месяца в случае увеличения оклада.
• Дидух Юлия
  2021-11-30 07:05:54
  Обратите внимание, что в некоторых случаях порядок утверждения штатного расписания отличается от приведенного в статье. Например, штатное расписание школы или другой бюджетной организации утверждают вышестоящие инстанции.
• Ася
  2023-06-02 09:27:40
  Согласовывается ли штатное расписание с просоюзом? Ведь при внесении в него изменений могут меняться оклады, доплаты, надбавки
• Жанна Ивановна
  2023-06-02 09:52:35
  Добрый день. Подскажите, пожалуйста,как удалить должности из штатного расписания? Наш руководитель решил, что должность главного бухгалтера нужно исключить из штатного расписания и назначить ее бухгалтером при этом изменить оклад в меньшую сторону. Главбухом станет директор. Сейчас у главного бухгалтера есть и заместитель и эту должность нужно убрать из расписания и также перевести в простого бухгалтера. Как документально это все правильно оформить?
• Игорь
  2023-06-04 04:57:28
  При сокращении штата управление организации ссылается на отсутствие штатного расписания и якобы невозможность предоставить сотруднику другую должность. Насколько правомерны такие действия и куда можно обратиться для защиты своих прав?
• Полина
  2023-06-04 11:23:37
  Здравствуйте, подскажите, кто должен заниматься составлением штатного расписания? Где-то заставляют руководителей отделов, в других организациях это ложиться на отдел кадров.
• Лидия Иванова
  2023-06-05 08:36:37
  Полина, Это задача отдела кадров.
• Лидия Иванова
  2023-06-05 08:37:09
  Игорь, Штатное расписание обязано быть. Обращайтесь в Государственную инспекцию труда
• Лидия Иванова
  2023-06-05 09:12:29
  Ася, По-хорошему да, согласовать стоит
• Наталья
  2023-06-05 15:40:59
  Здравствуйте, Скажите. У нас несколько источников финансирования зар.платы. Должно быть одно штат. расписание, или можно как нам удобнее?
• Ольга
  2023-06-06 06:32:08
  Полина, Добрый день!
  Прочитайте внимательно статью! В ней есть раздел "Кто и как составляет и ведет штатное расписание" в котором все четко написано, кто составляет штатное расписание.
• Лидия Иванова
  2023-06-06 07:30:11
  Наталья, Штатное расписание должно быть одно\
• Александр Шигаров
  2023-06-07 04:25:57
  День добрый! По результатам проверки было сделано замечание о несоответствии названий должностей квалификационному справочнику. Так, «рубщик мяса» рекомендовали заменить на «разрубщик мяса». Надо ли менять названия во всех остальных ранее составленных документах, например, должностной инструкции и инструкции по охране труда?
• Андрей
  2023-06-07 19:49:35
  Добрый день! Указываются ли в штатном расписании организации внешние совместители, если эта работа не является их основным местом работы?
• Лидия Иванова
  2023-06-08 09:15:44
  Андрей, Указываются
• Medvedev2011
  2023-06-11 17:37:15
  Если в организации есть сотрудники с разными должностями, но одинаковой зарплатой, как правильно указать их в штатном расписании? Нужно ли создавать отдельные позиции для каждого сотрудника или можно указать их в одной позиции?
• Рожков
  2023-06-13 13:03:09
  Если в штатном расписании указано количество сотрудников, но на момент заполнения формы некоторые из них уже уволились, как правильно указать эту информацию? Нужно ли указывать количество сотрудников на момент составления штатного расписания или на момент заполнения формы?
• Антон Феоктистов
  2023-06-16 16:01:15
  В штатное расписание внесли изменения, а к трудовым договорам составили дополнительные соглашения о переименовании должности, надо ли вносить новую запись в трудовую книжку?
• Златогурский Л Н
  2023-06-20 14:59:14
  Как внести ихзменение в штатное расписание в середине года?
• Ирина Протасова
  2023-06-21 11:59:32
  Доброго дня! Я оформлена как ИП, на меня работает несколько сотрудников. Нужно ли мне составлять штатное расписание?
• мамоходов
  2023-06-21 13:08:53
  В реальности многие компании успешно функционируют без штатного расписания.
• Дана Ильина
  2023-06-22 03:56:07
  Подскажите. Нас в штате 10 человек диспетчеров, но не всегда все на работе, кто то отпуск и т. П. Хотят сделать 5ти сменку, то есть 4 смены по 2 а 1 смена по 1 можно ли так и на каком основании должен человек работать в 1 лицо.
• Конторщица
  2023-06-22 08:04:58
  Кто может подписать штатное расписание, кроме директора?
• Никита Костров
  2023-06-22 08:05:46
  Конторщица, уполномоченное лицо, в гос органах подписывают шр главбух, руководитель кадровой службы, а утверждает руководитель
• Никита Костров
  2023-06-22 08:06:42
  Дана Ильина, можно, главное соблюдать норму времени, а работать одному в чем проблема?
• Никита Костров
  2023-06-22 08:07:13
  мамоходов, да, многие обходятся и без воинского учета, но это не есть правильно
• Никита Костров
  2023-06-22 08:08:46
  Ирина Протасова, прямой обязанности ип иметь штатное расписание в законодательстве не закреплено, в штатном расписании указываются, в частности, должности, профессии и (или) специальности, размеры тарифных ставок (окладов) и если у ип есть наемные сотрудники, то и штатное расписание он должен иметь, чтобы, например, установить зарплату, исходя из названного в нем оклада, или прописать должность работника, опираясь на закрепленные в нем должности
• Никита Костров
  2023-06-22 08:09:17
  Златогурский Л Н, приказом или иным распоряжением, короче, как шр утверждали, так его и меняем
• Никита Костров
  2023-06-22 08:09:39
  Антон Феоктистов, надо
• Никита Костров
  2023-06-22 08:10:19
  Рожков, в шр указываются единицы, если количество единиц много и они свободны их можно сократить
• Никита Костров
  2023-06-22 08:10:56
  Александр Шигаров, если будете менять наименование должностей, то и ди вместе с иот менять тоже надо
• Капиталина Сергеевна
  2023-06-23 09:26:05
  Штатное расписание — это важный документ для любой компании, ведь он определяет количество и квалификацию сотрудников, необходимых для эффективной работы. Из моего опыта могу сказать, что некоторые компании не придают должного значения составлению штатного расписания, что в дальнейшем может привести к проблемам с кадрами и финансами. Очень важно правильно заполнить форму № Т-3, чтобы избежать ошибок и недопониманий. Кроме того, не забывайте о необходимости внесения изменений в штатное расписание при изменении бизнес-плана компании или при появлении новых проектов. Благодарю автора за полезную статью!
• Елизавета
  2023-08-15 12:29:56
  Здравствуйте! Если сотрудничаем с организациями, есть ли необходимость добавлять в штатное расписание должность, если официально данный сотрудник не устроен в организации?
• Илона
  2023-08-31 07:02:34
  Региональный оператор по мусору требует ШР заверенное в ПФР!!! Что-то мне подсказывает, что их требование не правомочно. Помогите, как правильно заверить копию?