Не сдавали ЕФС-1 весь 2024 год, что делать?

Если вы не сдавали форму ЕФС-1 в течение всего 2024 года и допустили ошибки в отчетности (не указали неполную занятость сотрудников, не отправили уведомления о переходе на неполное рабочее время и отпусках по беременности и уходу), то важно действовать следующим образом, чтобы минимизировать потери:

1. Подготовьте и подайте все недостающие формы ЕФС-1:

• заполните формы ЕФС-1 за все пропущенные месяцы 2024 года с кадровыми мероприятиями. Укажите корректные данные, включая информацию о неполной занятости сотрудников;
• если данные в ранее поданных формах были неверными, то подайте уточненные формы с исправлениями.

2. Подайте недостающие уведомления

Отправьте в СФР (Социальный фонд России) уведомления, которые вы не подали ранее, о:

• переходе сотрудников на неполное рабочее время;
• начале отпуска по беременности и уходу за ребенком.

Уведомления можете подать через электронную отчетность или лично в отделение СФР.

3. Подготовьте пояснительную записку, в которой укажите:

• причины пропуска сроков сдачи отчетности (например, незнание требований, технические сбои, человеческий фактор);
• перечень исправлений, которые вы внесли в формы и уведомления;
• укажите, что вы предприняли меры для исправления ошибок.

4. Уплатите штрафы после подачи отчетов (если потребуется).

За несвоевременную сдачу ЕФС-1 предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей (ст. 15.33 п. 2 КоАП РФ).

Если вы подадите корректирующие данные до обнаружения их СФР, то, возможно, избежите штрафа и получите только предупреждение.

Обратитесь в отделение СФР для уточнения, как желательно исправить ситуацию. Иногда фонд идет навстречу, если нарушения исправлены добровольно и до начала проверки.

Стоит ли подавать ЕФС на сотрудниц, находящихся в декретном отпуске?

У меня возник вопрос по поводу сотрудниц, которые находятся в декретном отпуске. Должна ли я оформить ЕФС на таких сотрудников, даже если они уже получают все предусмотренные пособия? Не уверена, есть ли в этом необходимость, и какие последствия могут быть, если я этого не сделаю.

Отвечает Вильданова Анна

С 2024 г. надо отчитываться в межотчетный период о стаже уходящих в декретный отпуск в подразделе 1.2 формы ЕФС-1 до 25 января. Оформление и выход из этих отпусков в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 не отражают. Но если работник решит выйти на работу, например, на неполный рабочий день, то в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 показывают изменения режима работы.

За непредоставление сведений предусмотрены санкции по ч. 3 ст. 17 Закона о персонифицированном учете в размере 500 рублей.

Что грозит за непредоставление ЕФС, кроме штрафа в 500 рублей?

Понимаю, что за каждого непредоставленного сотрудника штраф составляет 500 рублей. Но что еще грозит организации и директору за непредоставленную ЕФС? Есть ли дополнительные санкции или последствия, помимо известных штрафов?

Отвечает Вильданова Анна

Помимо прямого штрафа за каждого непредоставленного сотрудника в размере 500 рублей, существуют и другие возможные последствия за непредоставление ЕФС.

Вот некоторые из них:

1. Возможная блокировка счетов: налоговая служба вправе заблокировать банковские счета компании, если она часто нарушает сроки подачи отчетности (п. 3 ст. 76 НК РФ).
2. Неправильные расчеты пособий: без актуальной информации СФР может неверно рассчитывать пособия сотрудникам, что вызовет недовольство и перерасчеты. Штраф составляет 5000 рублей (Федеральный закон № 255-ФЗ).
3. Судебные иски: сотрудники смогут подать в суд, если их права нарушены из-за несвоевременной подачи отчетности (гл. 60 ТК РФ).
4. Ограничение участия в госзакупках: компании с долгами и нарушениями не допустят к участию в тендерах (Федеральный закон № 44-ФЗ).
5. Уголовная ответственность: в крайних случаях, если нарушения серьезные и касаются больших сумм, возможна уголовная ответственность (ст. 199 УК РФ).

Нужно ли подавать исправленные данные сразу или дождаться запроса от СФР?

Как желательно поступить в данной ситуации: подать все данные самостоятельно и как можно быстрее или ждать запроса от Соцфонда? Не хочется лишний раз привлекать внимание, но и ждать проверки не хочется.

Отвечает Вильданова Анна

В такой ситуации лучший вариант — подать исправленные данные как можно скорее, не дожидаясь запроса от Социального фонда. Вот несколько причин, почему это все-таки правильный подход:

1. Своевременное устранение ошибок: чем раньше вы подадите исправленную информацию, тем меньше вероятность возникновения дальнейших проблем. Ошибочные данные приведут к неправильному учету пенсионных прав ваших сотрудников, что впоследствии потребует дополнительного времени и усилий для исправления.
2. Минимизация штрафов и санкций: дождавшись запроса от СФР, вы рискуете получить штраф за несвоевременное предоставление достоверных данных. После получения запроса дается 5 дней для исправления неточности. Своевременная подача исправленных сведений поможет избежать административных взысканий.
3. Повышение доверия: самостоятельная инициатива по исправлению ошибок демонстрирует вашу добросовестность и ответственное отношение к обязанностям работодателя. Это положительно скажется на вашей репутации в глазах контролирующих органов.
4. Предотвращение претензий от сотрудников: ваши работники столкнутся с проблемами при оформлении пенсии или других социальных выплат, если информация в системе окажется недостоверной. Заранее исправив данные, вы избежите потенциальных трудовых споров.

Какова процедура подачи ЕФС с опозданием?

Какие шаги необходимо предпринять, если я собираюсь подать ЕФС с опозданием? Какие формы надо заполнить и куда их направить, чтобы минимизировать штрафы и другие возможные санкции?

Отвечает Вильданова Анна

Если вы подаете форму ЕФС-1 с опозданием, то важно действовать быстро, чтобы минимизировать штрафы. Заполните форму, проверьте данные и отправьте ее в СФР (Социальный фонд России) через электронную отчетность (это предпочтительный способ) или лично/по почте. Напишите пояснительную записку с указанием причины опоздания: например, технические сбои или ошибки.

За просрочку предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей (ст. 15.33 п. 2 КоАП РФ).

Если вы подадите форму до того, как СФР обнаружит нарушение, то есть шанс минимизировать или избежать штрафа. После подачи отслеживайте уведомления от СФР и при необходимости оперативно покажите дополнительные документы. Если опоздание произошло по уважительной причине (болезнь, форс-мажор), то подготовьте подтверждающие документы — это поможет снизить или отменить штраф.

Как действовать, если сотрудники переходят на неполное рабочее время в середине года?

Как правильно оформить изменение рабочего времени сотрудников, если они переходят на неполное время в середине года? Какие уведомления и формы требуется отправить, чтобы соблюсти все требования и избежать штрафов?

Отвечает Вильданова Анна

Сотрудники вправе переходить на неполное рабочее время в любое время года, и здесь необходимо соблюсти правила перевода:

• перевод на неполное рабочее время возможен только с согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ (например, при угрозе массового увольнения);
• если инициатором перевода является работодатель, то необходимо уведомить сотрудника в письменной форме не менее чем за 2 месяца до изменения условий труда (ст. 74 ТК РФ).

В первую очередь необходимо оформить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указать новый режим работы. На основании дополнительного соглашения издать приказ.

При переходе работника на неполное рабочее время, работодатель обязан уведомить об этом Социальный фонд РФ (СФР).

Для этого необходимо использовать форму ЕФС-1, где в графе «Код выполняемой функции» подраздела 1 раздела 1 отчета ЕФС-1 указать код вида неполного рабочего времени:

• неполный рабочий день — «НЕПД»;
• неполная рабочая неделя — «НЕПН».

Отправить форму уведомления необходимо не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошли кадровые мероприятия (Приказ СФР от 17.11.2023 № 2281).

Какие последствия несвоевременной подачи данных для ИП?

Каковы последствия несвоевременной подачи ЕФС для индивидуального предпринимателя? Могут ли существовать отличия в санкциях для ИП по сравнению с юридическими лицами?

Отвечает Вильданова Анна

Несвоевременная подача формы ЕФС-1 грозит индивидуальным предпринимателям (ИП), как и юридическим лицам, штрафами. Различий между ними в размере штрафов нет — оба типа работодателей подчиняются одним и тем же правилам.

Основные последствия следующие:

1. Штрафы: за несвоевременную сдачу формы предусмотрена административная ответственность. Согласно ст. 15.33 п. 2 КоАП РФ, должностные лица (например, руководитель организации или сам ИП) могут получить штраф в размере от 300 до 500 рублей.
2. Проверки: нарушения сроков сдачи отчетности вызовут повышенный интерес со стороны контролирующих органов, что приведет к дополнительным проверкам вашего бизнеса.
3. Затруднения с пособиями: если форма подается с опозданием, то это осложнит процесс получения социальных пособий вашими сотрудниками, поскольку Социальный фонд России (СФР) будет вынужден дополнительно проверять данные.

Штрафы одинаковы для всех страхователей независимо от организационно-правовой формы, будь то ИП или юридическое лицо.

Как получить скидку на штрафы за несвоевременную подачу?

Я слышал, что можно получить скидку на штрафы, если заплатить их в установленный срок после решения. Какой порядок оформления и как узнать конкретные сроки и условия для получения такой скидки?

Отвечает Вильданова Анна

Штрафы за несвоевременную сдачу ЕФС-1 различаются в зависимости от раздела отчетности. За задержку с разделом 1 штраф составит 500 рублей за каждое застрахованное лицо согласно статье 17 ФЗ № 27-ФЗ. Если нарушить сроки по разделу 2, то штраф будет 5 % от страховых взносов за последние три месяца, но не менее 1000 рублей (пункт 1 статьи 26.30 ФЗ № 125-ФЗ).

Есть два способа уменьшить штраф:

1. Оплатить штраф быстро: этот вариант доступен только для штрафов по разделу 1. Если вы оплатите штраф в первые 10 дней после получения уведомления, то сумма уменьшается вдвое. Однако такая возможность отсутствует для раздела 2.
2. Обратиться в суд с учетом смягчающих обстоятельств: поскольку законодательство не предусматривает снижение штрафов при наличии смягчающих факторов, единственный выход — обращаться в суд. Суд может существенно снизить сумму штрафа.