Можно ли предъявить налоговой копии первичных документов вместо оригиналов

Законодательство не запрещает использование копий первичных документов. Их разрешено предъявлять налоговикам при проверке, подтверждать ими произведенные расходы, иные события финансово-хозяйственной жизни предприятия.

Признает ФНС копии или нет — зависит от того, насколько правильно они сняты и заверены.

Вот какое определение содержится в Национальном стандарте, утвержденном Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст: копия — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника.

Т.е., если хоть одно слово, хоть один символ или буква в скопированном тексте не будут читаться, налоговики вправе не признать этот документ. Будьте внимательны!

Заверение производится в соответствии с требованиями п. 5.26 другого Национального стандарта (утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Надпись делается вручную или с применением штампа и содержит:

• слово «ВЕРНО»;
• наименование должности, подпись и расшифровку подписи сотрудника, заверившего копию;
• дату заверения.

Учтите, что для передачи копии документа третьему лицу (например, сотруднику налоговой службы) заверительную надпись дополняют сведениями о месте хранения подлинника.

Можно ли электронные документы хранить только в электронном виде без распечатки?

У меня в компании много электронных документов, и я беспокоюсь о необходимости их распечатывания и хранения вместе с бумажными версиями. Должны ли они быть распечатаны, чтобы в дальнейшем избежать проблем с налоговой инспекцией?

Отвечает Дорофеева Ирина

Распечатывать электронные документы нет необходимости (Письмо Минфина от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259). А вот обеспечить их сохранность предприятие обязано. Требования к срокам хранения те же, что и к бумажному варианту. Документы, составленные или полученные в электронном виде, должны быть подписаны электронной подписью.

«Хранилище» предприятия выбирают, исходя из объема электронной документации:

• физические носители (флэшки, жесткие диски и т.п.);
• специализированные программы для работы с ЭДО.

Второй вариант представляется более надежным, поскольку объем хранилища информации ничем не ограничен, исчезнуть или потеряться документы не могут, а удаляются только по заявлению пользователя программы и только по истечении установленного срока хранения. Более того, если таковое заявление оператору ЭДО не поступало, то документы доступны пользователю еще несколько лет (как правило, не более 5) даже после того, как срок хранения закончился.

Физические носители такой гарантии дать не могут, поскольку подвержены износу, старению, порче и т.п.

Какие требования предъявляются к заверению копий документов?

Если копии первичных документов должны быть заверены для признания их налоговой, то какие именно процедуры заверения необходимо выполнить? Достаточно ли будет просто отметки «Копия верна»?

Отвечает Дорофеева Ирина

Только указанной в вопросе отметки недостаточно. Помимо этой фразы, заверяющая надпись включает в себя:

• наименование должности, подпись и расшифровку подписи сотрудника, заверившего копию;
• дату заверения.

Такие требования содержатся в Национальном стандарте (ГОСТ Р 7.0.97-2016), утвержденном Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.

Надпись делается вручную или с применением штампа.

Учтите, что для передачи копии документа третьему лицу (например, сотруднику налоговой службы) заверительную надпись дополняют сведениями о месте хранения подлинника:

«Подлинник документа находится в (наименование организации), в деле № (или наименование папки) за_____год».

Что делать, если первичные документы были изъяты органами следствия?

Как поступить в случае, если оригиналы документов были изъяты следственными органами, а налоговая требует представить эти документы? Могу ли я представить только копии при таких обстоятельствах?

Отвечает Дорофеева Ирина

Как правило, следственные органы не предупреждают о своем визите заранее, поэтому сотрудники не имеют возможности подготовить и заверить копии документов, подлежащих изъятию.

Однако следственные действия достаточно жестко регламентированы. Так, при изъятии документов в ходе проведения оперативно-розыскных мероприятий обязательно составляется протокол, в котором фиксируется каждый «арестованный» подлинник. Это занимает много времени, но подготовить полный реестр изымаемых оригиналов необходимо.

Более того, законодательство вменяет в обязанность органу, проводящему процедуру, сделать и передать ответственным лицам предприятия надлежащим образом заверенные копии, которые (надеюсь, временно) займут место оригиналов.

Таким образом, даем ответ на ваш вопрос: да, вы вправе по требованию налоговой службы представить вместо изъятых оригиналов заверенные копии.

Какие риски возникают при хранении только копий вместо оригиналов?

Какова вероятность возникновения проблем или санкций в случае, если я храню в офисе только копии первичных документов? Как я могу минимизировать такие риски?

Отвечает Дорофеева Ирина

Сохранность первичных документов, на основании которых фиксируются факты финансово-хозяйственной жизни предприятия, одна из многочисленных обязанностей его руководства.

Если вы считаете, что более сохранными документы будут не в офисе компании, а, например, в банковской ячейке, то имеете полное право хранить их там.

Для текущей работы и даже для представления по требованию налогового органа копии вполне подходят, если они сделаны и заверены надлежащим образом.

Заверение производится в соответствии с требованиями п. 5.26 Национального стандарта (утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Надпись делается вручную или с применением штампа и содержит:

• слово «ВЕРНО»;
• наименование должности, подпись и расшифровку подписи сотрудника, заверившего копию;
• дату заверения.

Штрафных санкций за хранение в офисе предприятия только копий документов не предусмотрено.

Существуют ли нормативные правовые акты, регулирующие хранение копий документов?

Какие законы или постановления регламентируют возможность хранения и представления налоговой копий первичных документов вместо оригиналов? Где можно ознакомиться с этими нормативными актами?

Отвечает Дорофеева Ирина

Копии разделяются на простые (обычные) и заверенные. Эти понятия содержатся в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст), п. 23 и 25.

Обратите внимание, что с 01.03.2025 вместо ГОСТ Р 7.0.8-2013 вступит в силу новый ГОСТ 7.0.8-2025, утвержденный Приказом Росстандарта от 28.01.2025 № 30-ст.

Простая копия — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Заверенная надлежащим образом, она приобретает юридическую значимость. Такие копии принимаются в том числе и налоговыми органами (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Заверяющая надпись включает в себя:

• наименование должности, подпись и расшифровку подписи сотрудника, заверившего копию;
• дату заверения.

Такие требования содержатся в Национальном стандарте (ГОСТ Р 7.0.97-2016), утвержденном Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.

Надпись делается вручную или с применением штампа.

Упомянутые в ответе документы находятся в открытом доступе, без труда вы найдете их в интернете, не говоря уже о справочно-правовых системах.