Как должны вести кадровый учет индивидуальные предприниматели

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Упрощённый кадровый учёт могут вести ИП, признанные микропредприятиями. Первый год после регистрации это статус дается по умолчанию, потом — при доходе до 120 млн руб. и не более 15 сотрудников.
2. ИП на патенте автоматически считаются микропредприятиями и тоже вправе вести упрощённый учёт.
3. Кадровый учёт может вести сам предприниматель, его сотрудник или аутсорсер.
4. Нужны локальные акты (например правила труда, инструкции по охране и штатное расписание). Отчёты сдавать всё равно придётся.
5. Документы по персоналу хранятся до 50 лет.

Какие ИП могут вести упрощенный кадровый учет

Упрощенный кадровый учет закон разрешает вести тем предпринимателям, которые относятся к микропредприятиям. Это вытекает из норм главы 48.1 ТК РФ.

В дальнейшем, чтобы определить, попадает ли ИП под льготу в виде упрощенного кадрового учета, необходимо обратиться к ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ. Упрощенный кадровый учет вправе вести предприниматели, если:

• годовой доход не превышает 120 млн руб.;
• в штате числится не более 15 человек.

Если у индивидуального предпринимателя нет наемных работников, то статус микропредприятия определяется только по доходу.

Для получения статуса микропредприятия должны соблюдаться оба условия. Например, если у предпринимателя годовой доход составит 100 млн руб., но в штате будет 16 человек, то статус микропредприятия он не получит. А это означает, что кадровый учет бизнесмену придется вести по общим правилам.

Отдельно ТК РФ разрешает вести упрощенный кадровый учет индивидуальным предпринимателям на патентной системе налогообложения, независимо от выполнения критериев микропредприятия.

Зависит ли это от системы налогообложения ИП

При использовании предпринимателем патентной системы налогообложения он автоматически относится к микропредприятиям. А значит, все предприниматели на патенте вправе вести упрощенный кадровый учет. Остальные системы налогообложения никакого значения для ведения кадрового учета не имеют.

Как ИП вести кадровый учет в общем порядке

Кто у ИП отвечает за кадровый учет

Есть несколько вариантов, кто может вести кадровый учет в ИП:

• сам предприниматель;
• штатный сотрудник (кадровик, бухгалтер, секретарь и т.д.);
• аутсорсинговая компания.

Индивидуальный предприниматель сам выбирает наиболее удобный для себя вариант. Как показывает практика, предприниматели предпочитают поручить ведение кадрового учета своему штатному сотруднику. А при большой численности — целому отделу.

Какие локальные нормативные документы по кадрам должны быть у ИП

Локальные НПА — основа кадрового учета. Обязанность издавать локальные акты по кадровым вопросам установлена ст. 8 ТК РФ. Эта обязанность касается всех работодателей, включая предпринимателей. Единого закрытого перечня локальных актов для ИП нет. Ниже представлены те документы, которые контролеры чаще всего запрашивают на проверках. Часть из них прямо предусмотрена ТК РФ, часть — сложившаяся практика, которую желательно соблюдать, особенно если у предпринимателя есть очный офис и несколько сотрудников.

1. Правила внутреннего трудового распорядка

Наличие ПВТР установлено ст. 189 ТК РФ. Она же устанавливает и содержание правил:

• порядок трудоустройства и прекращения трудовых отношений;
• права и обязанности работодателя;
• права и обязанности работников;
• ответственность работников и предпринимателя;
• режим работы и отдыха;
• система поощрений;
• порядок применения дисциплинарных взысканий.

Перечень разделов правил внутреннего трудового распорядка является открытым. Предприниматель вправе дополнить ПВТР разделами, которые считает необходимыми.

Подробнее о ПВТР

2. Инструкции по охране труда

Инструкции по охране труда — локальные акты, устанавливающие требования охраны труда (ст. 209 ТК РФ). Инструкциями определяются:

• мероприятия по предотвращению несчастных случаев на производстве;
• порядок выдачи и применения средств индивидуальной защиты;
• алгоритм действий работников, если произошел несчастный случай;
• порядок проведения обучения и инструктажей по охране труда.

3. Программа вводного инструктажа по охране труда

Вводный инструктаж — это ознакомление персонала с правилами безопасности на рабочем месте. Инструктаж проводится до того, как работник обязан приступить к работе. Проводить его необходимо в соответствии с программой вводного инструктажа. Согласно п. 11 Правил обучения по охране труда, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, программа вводного инструктажа разрабатывается с учетом специфики деятельности ИП: видов работ, используемого оборудования, условий на рабочих местах.

Подробнее об инструктажах по охране труда

4. Положение о временном переводе на дистанционную работу

Необходимость утверждения положения о временном переводе персонала на удаленную работу обусловлена требованиями ст. 312.9 ТК РФ. В положении указываются:

• причины для временного перевода;
• список переводимых работников;
• срок перевода;
• порядок обеспечения удаленного персонала материально-техническими средствами;
• порядок взаимодействия между ИП и удаленным работником;
• иные вопросы, касающиеся дистанционной работы.

5. Должностные инструкции

Они определяют квалификационные требования к работникам, основные права и должностные обязанности. Должностные инструкции позволяют распределить рабочий функционал между сотрудниками.

Подробнее о должностных инструкциях

6. Положение об оплате труда

Положение устанавливает систему оплаты труда, применяемую предпринимателем. В этом локальном акте устанавливаются:

• размеры ставок и окладов;
• виды и размеры стимулирующих и компенсационных выплат;
• порядок и размеры премирования.

При разработке положения об оплате труда следует учесть, что его условия не должны ухудшать положения персонала по сравнению с действующим законодательством.

Подробнее о положении об оплате труда

7. Штатное расписание

Штатное расписание отражает организационную структуру компании, в том числе наименования должностей, количество работников, размер оплаты труда и т.д.

Подробнее про штатное расписание

8. Положение о персональных данных

Защита персональных данных — один из острых вопросов последнего времени. В положении о персональных данных предприниматель определяет:

• состав обрабатываемых персональных данных;
• условия и порядок обработки;
• мероприятия по обеспечению сохранности персональных данных;
• права и обязанности работников, касающиеся персональных данных.

Подробнее про положение о персональных данных в организации

Какие документы по сотрудникам должен оформлять ИП

Условно все документы по кадровому учету делятся на три группы. В первую относятся личные документы работников. Например, бумажные трудовые книжки и медкнижки. Предприниматель обязан обеспечить их сохранность на весь период работы сотрудника. Многие работодатели ведут личные книжки и личные дела работников. Делать это необязательно, но при проверке ГИТ они могут очень пригодиться. Не стоит хранить «на всякий случай» копии паспортов, свидетельств о рождении детей и иных личных документов сотрудников. Если эти копии действительно вам необходимы для кадрового учета, то внесите порядок их сбора, хранения и уничтожения в локальные нормативные акты.

К обязательным документам по кадровому учету относятся трудовые договоры. Хранить необходимо не только их, но и все дополнительные соглашения. Любая кадровая проверка не обходится без трудовых договоров.

Кроме трудовых договоров, к документам по кадрам относятся все приказы и распоряжения, касающиеся трудовой деятельности человека. Например, приказы о командировках, отпусках и пр.

К документам, которые необходимо вести для кадрового учета, относятся также табели рабочего времени и расчетные листки.

После закрытия ИП, чтобы не пришлось хранить горы документов дома, рекомендую сдать их в архив.

Какие отчеты по кадрам сдавать и как часто

1. В СФР

Основной кадровый отчет — ЕФС-1. Отчет по единой форме необходимо направлять в СФР по каждому событию в трудовой деятельности человека. Сроки отчетности зависят от вида события:

• о заключении, приостановлении, возобновлении или прекращении договора — не позднее следующего рабочего дня;
• по иным кадровым событиям — до 25-го числа следующего месяца;
• о страховом стаже — до 25 января следующего года;
• о взносах на травматизм и по дополнительным страховым взносам — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за окончанием квартала.

2. В ФНС

Налоговикам необходимо представить три отчета:

• расчет по страховым взносам;
• форму 6-НДФЛ о начисленных доходах и удержанном подоходном налоге;
• персонифицированные сведения.

Первые два отчета — ежеквартальные. Сдать их необходимо до 25-го числа следующего месяца. Персонифицированные сведения подаются ежемесячно, также до 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

3. В центр занятости

В центр занятости предпринимателю необходимо отчитываться:

• ежемесячно до 10-го числа о квотах для инвалидов;
• при появлении вакансии — в течение 5 дней;
• о прекращении деятельности ИП — в течение двух недель после принятия решения.

4. В Росстат

Статистическая отчетность состоит из множества форм. Но многие из них зависят от вида деятельности, поэтому сдавать их потребуется немногим предпринимателям. Обычно статистическая отчетность для ИП состоит из двух годовых форм: 7-травматизм и 1-Т (условия труда). Сдать 7-травматизм необходимо до 1 марта, а 1-Т (условия труда) — до 21 января. Еще один обязательный отчет для всех ИП: форма П-4 (информация о численности и заработной плате). Срок сдачи и периодичность отчета зависят от штатной численности:

• до 15 человек — отчитаться необходимо один раз в квартал;
• свыше 15 человек — ежемесячно.

Срок сдачи — до 15-го числа следующего месяца.

Ряд форм статотчетности зависит от наступления определенных событий:

• при наличии задолженности по заработной плате подается форма 3-Ф;
• при неполной занятости — П-4 (НЗ).

Как ИП вести кадровый учет в упрощенном порядке

В чем суть упрощенного учета

Основное отличие упрощенного кадрового учета от обычного: возможность не принимать полностью или частично локальных актов. Предприниматель самостоятельно определяет перечень локальных актов, которые он не станет разрабатывать. Но отказ от локальных НПА не означает, что устанавливать необходимые условия не нужно. Просто вместо утверждения локальных НПА предприниматель вправе включить соответствующие условия в трудовой договор. В этом случае при заключении трудового договора придется воспользоваться типовой формой (утв. постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Какую отчетность ИП может не сдавать

Никакую: предприниматели на упрощенном кадровом учете не освобождены от кадровой отчетности. Льгот по сдаче отчетов именно из‑за упрощенного кадрового учета не предусмотрено — отчитываться придется в полном объеме. Единственное послабление: вместо ежемесячной сдачи формы П-4 делать это необходимо один раз в квартал.

Охрана труда и СОУТ у ИП

Поскольку охрана труда — обязанность всех работодателей, ИП не является исключением. Значит, вне зависимости от объема бизнеса выполнять мероприятия по обеспечению безопасных условий труда придется в полном объеме. Это касается в том числе и проведения спецоценки. Не проводить СОУТ допускается только в 3 случаях:

• отсутствие наемного персонала по трудовым договорам;
• все специалисты работают на условиях аутсорсинга;
• трудовая деятельность ведется удаленно, и у сотрудников нет постоянных рабочих мест.

Воинский учет у ИП

Ведение воинского учета предпринимателями всегда вызывает много вопросов и разногласий между бизнесменами и военными комиссариатами. Индивидуальные предприниматели не обязаны вести воинский учет работников. Тем не менее военкоматы часто требуют от ИП учета наравне с юридическими лицами, не учитывая, что в нормативных документах такая обязанность установлена только для работодателей‑юрлиц и госорганов. Когда у нас возникали подобные споры с военкоматами, на помощь приходила судебная практика. Президиум ВАС РФ в Постановлении от 28.04.2009 № 13798/08 по делу № А33-4142/2008 четко определил, что предприниматели, вне зависимости от наличия или отсутствия статуса микропредприятия, не обязаны вести воинский учет.