Правила заполнения и сроки сдачи отчета ЕФС-1 в 2026 году

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Форма ЕФС-1 в 2026 году получила новые коды «МДИГ» и «ЧАЭСКОМ», а сам бланк остался прежним.
2. Отчитываться должны все работодатели, у которых есть хотя бы один сотрудник — даже если работы не было, в форме ставятся нули.
3. Каждому разделу формы — свой срок: оперативные — на следующий рабочий день или до 25‑го, остальные — ежемесячно, ежеквартально или ежегодно до установленной даты.
4. Если сотрудников 1–10, отчёт можно подать на бумаге или в электронном виде, при 11 и более — только онлайн с УКЭП.
5. За несдачу, просрочку или недостоверность данных штраф для должностного лица составляет 300–500 рублей.

Отчет по форме ЕФС-1 в 2026 году: главные факты

Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 был зарегистрирован в Минюсте 18.12.2025.

Напомню, что в 2023 году отчет ЕФС-1 объединил старые формы СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС по травматизму, а также ряд отдельных уведомлений. Теперь это единая форма, содержащая всю информацию о зарплате, взносах и стаже сотрудников.

В 2026 году бланк, структура и наименования разделов не изменились. Изменения коснулись следующих элементов формы ЕФС-1:

1. Коды:
   • статус зарегистрированного лица в поле 9 (подр. 1 разд. 1) формы переименовали в «Код категории ЗЛ». Значение поля осталось прежним. Для учета иностранцев, подлежащих страхованию на основе международных договоров, ввели код «МДИГ»;
   • для подсчета стажа работников, находящихся в командировке за пределами зоны радиации, ввели новый код «ЧАЭСКОМ».
2. Новшества в сведениях о трудовой деятельности:
   • кадровое событие «ПЕРЕВОД» уточнили: добавили введение или отмену неполного рабочего времени;
   • пятизначный формат кода выполняемой функции по ОКЗ заменили. На смену действующему ОК 016-94 пришел новый классификатор профессий (ОК 016-2025);
   • существующие коды «ДИСТ» и НДОМ» исключили.
3. В сведениях о страховом стаже с 2026 года больше не нужно формировать отдельный отчет по декретницам (сведения «Назначение выплат по ОСС»).
4. Отдельные показатели:
   • численность работающих инвалидов с 2026 года следует считать, исходя из количества работников, а не по указаниям Росстата;
   • выплаты по работникам, временно направленным по договору для работы к другому юрлицу или ИП, необходимо суммировать с основным доходом сотрудника.

Кто и когда должен сдавать отчет ЕФС-1

Форму ЕФС-1 сдают все работодатели, у которых оформлен хотя бы один сотрудник.

Подраздел 1.3 раздела 1 сдает только бюджетный сектор всех уровней, остальным сдавать не надо.

Индивидуальные предприниматели сдают отчет ЕФС-1 в случае найма работников в штат или по договору ГПХ.

Сдавать форму ЕФС-1 необходимо при наступлении кадрового события и после завершения отчетного периода (месяц, квартал или год).

Срок отчета могут перенести, только если дата его сдачи выпадает на выходной день.

Сроки сдачи отчета ЕФС-1 по месяцам в 2026 году

Форма ЕФС-1 никогда не сдается целиком: для каждого раздела и подраздела установлены свои сроки сдачи. Есть оперативные, ежемесячные, ежеквартальные и годовые сроки:

1. Подразд. 1 и 1.1 раздела 1 (прежний СЗВ-ТД). Привычные всем сведения о кадровых мероприятиях, как и прежде, предоставляются в тот же либо на следующий день, если:

• сотрудник принят в штат или заключен договор ГПХ;
• трудовой договор расторгнут или завершен договор ГПХ;
• трудовой договор приостановлен или возобновлен по статье 351.7 ТК РФ.

Информация о прочих кадровых событиях (например, при переводе или изменении условий) отправляется в СФР в конце текущего месяца (до 25-го числа).

Узнайте, как заполнить ЕФС-1 при кадровом переводе

2. Подр. 1.2 и 2 раздела 1 (ранее назывался СЗВ-СТАЖ) сдаются один раз в год, до 25 января. В 2026 году срок сдвигается на следующий рабочий день, так как 25 января — это воскресенье.

3. Раздел 2 (бывший 4-ФСС). Этот раздел подается ежеквартально и содержит сведения по страхованию от несчастных случаев. В 2026 году раздел 2 надо сдать до 27 апреля, 27 июля, 26 октября.

4. Подр. 3 раздела 1 (аналог ДСВ-3) подается с той же периодичностью, что и раздел 2.

В таблице приведены сроки сдачи отчета ЕФС-1 по месяцам в 2026 году

Как заполнять отчет ЕФС-1 по разделам

Подробная инструкция по заполнению каждого раздела и подраздела формы ЕФС-1 в 2026 году содержится в приказе СФР от 17.11.2025 N 1462.

Кратко напомню правила заполнения формы ЕФС-1 по разделам.

Отчет ЕФС-1 содержит титульный лист и 2 раздела.

Раздел 1 заполняется информацией о кадровых событиях, особом пенсионном стаже и страховых взносах, перечисленных работодателем дополнительно на накопительную пенсию.

Раздел 2 состоит из сведений о страховых взносах на травматизм, начисленных в отчетном периоде, о прохождении медосмотров и проведении СОУТ.

Заполнение титульного листа

Титульный лист формы ЕФС-1 заполняется при каждой подаче отчета независимо от того, сколько разделов (подразделов) вы сдаёте.

В нём указываются:

• актуальный рег. номер страхователя в СФР;
• название юрлица или ФИО ИП (адвоката, нотариуса, главы КФХ и пр.);
• основные коды (ИНН, КПП и т.д.);
• категория работодателя (например, ИП01 — индивидуальные предприниматели);
• контактные данные, подпись и печать.

Обратите внимание на ОКВЭД: если в организации несколько видов деятельности — в отчете указывается основной. Это особенно важно для организаций, использующих труд иностранных работников: если в форме указать не тот ОКВЭД — есть риск получить штраф за превышение максимальной доли иностранцев в отрасли (по некоторым видам деятельности установлен полный запрет на привлечение ИРС).

Так выглядит титульный лист отчета ЕФС-1, который надо прикладывать каждый раз при сдаче любого раздела формы

Заполнение подраздела 1.1 подраздела 1 раздела 1

Изменения не коснулись данного подраздела формы ЕФС-1, в нём заполняются поля «СНИЛС», «ИНН», «Дата рождения», «Фамилия», «Имя», «Отчество».

Недавно я заполняла форму ЕФС-1 и случайно напечатала фамилию (Смирнов) на английском языке. Заметив ошибку, я удалила неправильный текст, кроме первой буквы «С» — она осталась на английском. Отчет СФР не принял и вынес решение о наложении штрафа за недостоверную информацию. Еще одна частая ошибка возникает, если у человека есть несколько СНИЛС (особенно это распространено среди иностранных работников, которые периодически уезжают на Родину, а вернувшись в Россию, оформляют новые документы).

В поле «Категория ЗЛ» укажите подходящий код для обозначения статуса иностранца. Современным кадровикам нет необходимости запоминать или искать данные обозначения, так как они встроены во все электронные системы учета и документооборота, достаточно выбрать подходящий код из выпадающего списка. Например, ВПИГ (временно пребывающие иностранные граждане).

Обязательно заполните поле «Гражданство», особенно если в штате не очень много иностранцев. Некоторые кадровики автоматически пропускают это поле, оставляя по умолчанию российское гражданство, что впоследствии приводит к системной ошибке.

Самый часто заполняемый кадровиками подраздел 1.1 формы ЕФС-1 почти не претерпел изменений. В него, как и прежде, вносятся сведения о том, какой способ ведения трудовой книжки выбрал сотрудник и какие кадровые события произошли.

В таблицу вносим:

• реквизиты кадрового мероприятия (приказа);
• наименование (код) события;
• название должности работника (берем из штатного расписания). Особое внимание обратите на тех, кто имеет право на льготный стаж при назначении пенсии — название должности таких сотрудников должно строго соответствовать профстандарту;
• укажите кодовое обозначение вида договора (например, 0 — бессрочный);
• код по ОКЗ в соответствии с Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08). После введения с 01.01.2026 ОК 016-2025 необходимо использовать новые коды.

Подробнее: как подобрать код наименования должности для ЕФС-1

Для некоторых случаев предусмотрены дополнительные обозначения: например «НЕПД» — неполный рабочий день;

• если отчитываетесь об увольнении — в графах 7–10 заполните основание и реквизиты документа.

Так выглядит заполненный подраздел 1.1 подраздела 1 Раздела 1 формы ЕФС-1

Заполнение подраздела 1.2 подраздела 1

Этот подраздел формы ЕФС-1 содержит информацию о стаже для формирования пенсии работников. Перед заполнением выберите тип сведений (исходные, корректирующие, отменяющие или назначение пенсии).

Затем последовательно заполните по каждому сотруднику:

• период работы;
• территориальные признаки;
• особенности исчисления стажа;
• условия назначения пенсии досрочно;
• индивидуальный номер рабочего места и класс, подкласс условий труда. С момента введения данных показателей прошел год, но у начинающих кадровиков остаются вопросы: где взять индивидуальный номер РМ? Отвечаю: он соответствует номеру карты СОУТ. Например, Карта № 30(А)1 — это и есть номер рабочего места.

Данный подраздел содержит множество кодов и специальных шифров, инструкция по его заполнению достаточно объемная, поэтому заполняется он в большинстве случаев автоматически — данные выгружаются из 1С:ЗУП или других программ кадрового учета. Обязательно проверяйте полученные сведения, особенно если в отчетном периоде проводилась СОУТ.

Так выглядит заполненный подраздел 1.2 подраздела 1 Раздела 1 формы ЕФС-1

Заполнение подраздела 1.3 подраздела 1

Его заполняют бюджетники для мониторинга системы оплаты труда в государственных учреждениях. Информация в подразделе носит специфический характер, отражающий особенности деятельности медицинских, образовательных, культурных и иных бюджетных организаций.

Так выглядит заполненный подраздел 1.3 подраздела 1 Раздела 1 формы ЕФС-1

Заполнение подраздела 2 раздела 1

Основная задача данного раздела формы ЕФС-1 — отразить периоды работы сотрудников, имеющих право на досрочную пенсию.

Порядок заполнения данного раздела не имеет отличительных особенностей и заполняется по аналогии с подразделом 1.2 подраздела 1 и сдается вместе с ним.

Так выглядит заполненный подраздел 2 Раздела 1 формы ЕФС-1

Заполнение подраздела 3 раздела 1

Немногим работодателям приходится заполнять данный раздел формы ЕФС-1 — он касается только тех, кто перечислял доп. взносы на обязательное пенсионное страхование.

Так выглядит заполненный подраздел 3 Раздела 1 формы ЕФС-1

Заполнение подраздела 2.1 раздела 2

Если отчет по взносам на травматизм первичный, то проставьте в поле «Номер корректировки» код «000».

Далее последовательно заполните:

• период, за который сдается отчет;
• численность работников (среднесписочную, фактическую, отдельно укажите инвалидов, «вредников» и «договорников») за период с начала года;
• льготы по взносам (если организация включена в перечень, например, организации инвалидов).

В данном разделе формы ЕФС-1 подробно расписываем все взносы по страхованию от несчастных случаев: сколько выплат начислено по всем источникам финансирования, в том числе если работник временно трудился у другого работодателя), отдельно указываем выплаты инвалидам, размер страхового тарифа и т.д.

Так выглядит заполненный подраздел 2.1.Раздела 2 формы ЕФС-1

Заполнение подраздела 2.1.1 подраздела 2.1

Данный раздел формы ЕФС-1 заполняется, если:

• страхователем является филиал и другие структурные единицы, обладающие собственным кодом и ведущие отдельный учёт страховых взносов;
• работодатель — гос. учреждение или ИП, заключившие трудовой договор с работником.

Так выглядит заполненный подраздел 2.1.1 Раздела 2 формы ЕФС-1

Заполнение подраздела 2.2 раздела 2

Заполняется, если работодатель временно направил своих работников к другому юрлицу или индивидуальному предпринимателю (по договору о предоставлении труда физ. лиц).

Строк в отчете должно быть столько, сколько юр. лиц являлись работодателями для направленных к ним работников.

Обратите внимание, что рег. номер и другие коды в данном разделе указываются принимающего юридического лица или ИП.

Инвалидов необходимо указать отдельно, выделив их из общей численности направленных сотрудников. Выплаты по инвалидам также указываются отдельно.

Так выглядит заполненный подраздел 2.2.Раздела 2 формы ЕФС-1

Заполнение подраздела 2.3 раздела 2

В данном подразделе формы ЕФС-1 отражаем:

• сведения о медосмотрах (предварительных и периодических) работников;
• данные о рабочих местах, на которых проведена СОУТ.

Так выглядит заполненный подраздел 2.3.Раздела 2 формы ЕФС-1

Как подавать отчет ЕФС-1: электронно или на бумаге

Формат подачи зависит от числа застрахованных лиц за отчетный период:

• если их менее 10 — отчет можно подать на бумаге или в электронном виде;
• если их 11 и более — отчитаться по форме ЕФС-1 можно только онлайн, с электронной подписью (УКЭП).

Какие штрафы за неподачу отчета в срок

Несмотря на изменения в структуре отчета и новые сроки подачи, подход к ответственности в 2026 году остается прежним. Наказание установлено статьей 15.33.2 КоАП и применяется в случаях:

• несдачи отчета;
• нарушения сроков подачи отчета;
• ошибок или недостоверных сведений.

Размер штрафа: 300–500 рублей.

На практике штраф сразу не назначают, сначала дают возможность исправить ошибочно сданный отчет. Только в случае отсутствия ответа, СФР может оштрафовать. Недавно я отправила подраздел 1.1 о приеме сотрудника и на следующий день заболела. Я не знала, что в отчете была ошибка, и СФР дал нам 5 дней на её исправление. После выхода на работу я обнаружила акт о привлечении к административной ответственности.

На заметку: как проверить ЕФС-1 на ошибки и исправить отчет

Отчетность по форме ЕФС-1: частые вопросы