Как вернуть средства, ошибочно оплаченные контрагенту

Навигация

В каких ситуациях средства приходится возвращать

Ситуации, когда приходится заниматься возвратом ошибочно перечисленных денег, в моей практике возникают нередко. Например, перечислили аванс поставщику, а поставка не состоялась. Причины самые разные:

• поставщик не смог доставить товар в нужный срок;
• я (покупатель) нашла товар в другом месте, где он дешевле или доставка быстрее;
• от товара отказался мой клиент (конечный покупатель).

Бывали ситуации, когда платила нечаянно не ту сумму (большую) или не тому контрагенту.

Похожесть наименований встречается часто, это правда. Но ошибки в перечислениях чаще всего связаны не с этим, а с банальной невнимательностью того, кто платит.

Порядок действий при возврате ошибочно перечисленных средств

Причины возврата денег контрагенту могут быть разными, но порядок действий всегда одинаков:

1. Договариваемся с контрагентом о возврате.
2. Составляем письмо о возврате.
3. Отправляем контрагенту письмо.
4. Контролируем срок возврата.
5. Правильно оформляем платеж в налоговом учете.

Договариваемся с контрагентом о возврате

Всегда, перед тем как составить письмо, я звоню сотрудникам контрагента. Сначала менеджеру, с которым работала по заказу, а потом, если это необходимо, в бухгалтерию. Для чего? Договариваюсь о деталях возврата.

Во-первых, информирую контрагента о сложившейся ситуации (не буду забирать товар, перечислила случайно деньги, которые предназначались не вам и т. п.).

Во-вторых, узнаю о правилах возврата в данной фирме. Например, кто-то возвращает деньги, только имея перед собой оригинал письма о возврате, кому-то достаточно скан-копии по электронной почте. Однажды попросили прислать письмо обязательно на бланке организации (а если у меня нет такого бланка???). Кто-то сразу присылает образец письма для примера и просит составить «один в один». Просят приложить копию платежки, акт сверки и т.п.

С каждой из этих просьб можете спорить: зачем акт сверки, зачем официальный бланк, почему ваш образец, — но зачем? Моя задача — быстрый возврат денежных средств, а не долгие споры с контрагентом на тему «Как правильно делать».

Единственное, что точно не подлежит оспариванию, — это требование оригинала письма о возврате. Я и сама выдвигаю такое требование, если обращаются ко мне за возвратом. Письмо — это доказательство того, что платеж является возвратным, а не доходным. И в спорах с ФНС предъявляют оригинал. Не факт, что налоговую устроит копия.

Составляем письмо о возврате

Специального шаблона для такого письма нормативными документами не предусмотрено. Текст может быть написан в свободной форме, но с учётом общепринятых правил деловой переписки.

В письме указываем свои реквизиты (наименование, ИНН, КПП, ОГРН, адрес), данные контрагента, тему письма, его номер и дату. Потом опишем причину возврата средств с указанием реквизитов ошибочного платежного поручения (номера, даты, суммы). Также обязательны реквизиты расчетного счета, на который необходимо вернуть денежные средства. Не забываем подписать письмо и заверить его печатью. К письму прикладываем копию платежки о переводе денег и акт сверки взаиморасчетов (при необходимости).

Приведу иные варианты формулировок — например, в случае перевода большей суммы:

«Сообщаем, что 07 октября 2024 г. ИП Зорина Н. В. перечислила на расчетный счет вашей организации сумму 56 000 руб. (пятьдесят шесть тысяч рублей 00 копеек) по платежному поручению № 41 от 07.10.2024. Но наша задолженность по оплате по Договору № 3 от 01.01.2024 составляет 50 000 руб. Акт сверки взаиморасчетов подтверждает переплату за поставленный товар в размере 6000 руб. (шесть тысяч рублей 00 копеек). Задолженностей по оплате предыдущих поставок не имеем. Просим вернуть переплату 6000 руб. Приложение: акт сверки от 07.10.2024».

Или пример в случае неисполнения договоренностей контрагентом:

«Сообщаем, что 01.08.2024 ИП Зорина Н. В. перечислила на расчетный счет вашей организации сумму 56 000 руб. (пятьдесят шесть тысяч рублей 00 копеек) по платежному поручению № 41 от 01.08.2024. Согласно счету-оферте № 333 от 01.08.2024, выставленному от имени вашей организации, товар должен быть отгружен в адрес ИП Зориной Н. В. не позднее 01.10.2024. На дату составления настоящего письма товар нами не получен. Подтвердить реальный срок поставки ваш отдел продаж не может. Просим вернуть аванс».

Отправляем контрагенту письмо

При отправке письма выбираем способ, при котором в дальнейшем легко доказать факт отправки и определить дату получения письма контрагентом. Отправка по почте с уведомлением о вручении — самый надежный вариант для бумажного варианта.

Если с контрагентом возможен электронный документооборот, то отправляем письмо и сканы документов по ЭДО. В этом случае дата получения также очевидна.

При отправке письма электронной почтой, будьте готовы к возможным спорам относительно получения его контрагентом. Частенько письма теряются в огромной массе корреспонденции или попадают в спам. Если возврат задерживается, то звоним в компанию снова и дублируем свое требование вышеназванными способами.

Контролируем срок возврата

После отправки письма с просьбой о возврате, ожидаем поступления денег на расчетный счет. В моей практике деньги поступали быстро, в течение 1–2 дней после получения письма контрагентом. Но если они задерживаются, то сколько ждать?

Обычно применяется срок, определенный Гражданским кодексом РФ, — 7 дней со дня предъявления кредитором требования о его исполнении (пункт 2 статьи 314 ГК РФ).

Если деньги нужны срочно, то помогает звонок контрагенту с вопросом о сроках платежа или с просьбой оплатить быстрее.

Однажды произошел случай, когда менеджер на мою просьбу о скорейшем перечислении денег ответил, что в нашей компании все возвраты осуществляет только директор по пятницам. До пятницы было далеко, и я пригрозила пенями за использование чужих денежных средств. На следующий день долг нам вернули.

Я просто придала процессу ускорение. Деньги были нужны для покупки товара у другого поставщика, так как этот не смог привезти товар в обещанные сроки.

И, кстати, требование о сроках можете добавить в письмо о возврате, например:

«Просим вернуть денежные средства в течение 7 (семи) календарных дней с даты получения настоящего письма».

Правильно оформляем платеж в налоговом учете

Возврат контрагентом денежных средств в связи с ошибочным перечислением не является экономической выгодой для организации (или ИП) и не учитывается в составе доходов (Письмо Минфина России от 07.11.2006 № 03-11-04/2/231). Для того чтобы возврат не вызвал вопросы у налоговых органов, важно правильно оформить платежное поручение. При его формировании организация или ИП, которые возвращают денежные средства, должна обязательно указать, что это возврат. Такая платежка подтвердит, что этот платеж не доход. Ее предъявляют и ФНС в случае ее сомнений в происхождении денег у вашего ИП.

В моей практике таких случаев не было, основание, да, бывает, не указывают, но вот чтобы не указали слово «возврат», такого не припомню. В принципе, если платежное поручение не устраивает получателя денег, просят контрагента написать письмо с исправлением.

Обязательно проследите, чтобы при формировании книги доходов и расходов (утв. Приказом ФНС России от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@) ваша учетная программа (или вы сами, если формируете КУДИР вручную) не включили данный платеж как доходный.

Если контрагент не торопится возвращать ошибочно перечисленные средства

Использование чужих денежных средств без должных на то оснований незаконно. За это назначаются проценты в соответствии со ст. 395 ГК РФ. Их можете требовать у контрагента в досудебном и в судебном порядке.

Будни ИП: как управлять бизнесом без суеты - Колонка Натальи Зориной на PPT.RU:

• Получаем новый регистрационный номер в СФР
• Надо ли подавать ЕФС-1 при переводе сотрудника на полную ставку
• Новости, которые обратили на себя внимание в октябре. Налоговая реформа продолжается.
• Хранить или не хранить: зачем ИП с УСН «доходы» расходные документы?
• Все статьи колонки "Катавасия, или Будни ИП – авторская колонка Натальи Зориной"