Важно
Выпустили новые указания по заполнению формы № П-4 В организациях часто наблюдается кадровый «голод». При этом существуют отпуска, больничные, командировки у остальных работников, и на этот период необходимо передать трудовой функционал в другие руки. Что в этом случае выбрать: замещение или совмещение. Чем они отличаются, как правильно оформить? Рассказываю.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Замещение — это когда один сотрудник временно заменяет другого.
- Причины для замещения могут быть разные: болезнь, отпуск, беременность.
- Замещение может оформляться на любой срок, от нескольких дней до нескольких лет.
- Для оформления нужно согласие сотрудника и дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Совмещение — это выполнение другой работы в свое основное рабочее время, а не замена отсутствующего сотрудника.
Что такое замещение
Конкретного определения понятия «замещение» в законодательстве не существует. Давайте порассуждаем. Само значение слова предполагает замену. В нашем случае рассматриваются трудовые отношения, в рамках этого делаем вывод, что термин «замещение» предполагает замену работника, т.е. передачу его трудовых функций и объема работы на иное лицо. Она необходима в случаях отсутствия основного сотрудника вне зависимости от причины: болезнь, отдых, беременность и роды и т.д. С учетом того, что значение этого термина законодательно никак не закреплено, но потребность в данном виде работы существует, обратимся к Трудовому кодексу и терминам, закрепленным в нем.
В законе существует несколько случаев легального «перекладывания» работы на другого сотрудника:
- Совмещение — расширение зон обслуживания, увеличение объема работы.
- Временный перевод.
- Совместительство.
Надо знать: чем совместительство отличается от совмещения
В каких случаях применяется замещение
На этот вопрос в силу своего опыта я бы ответила так: во всех, когда это необходимо. Производственный процесс идет непрерывно, и обеспечение этого постоянства — одна из задач кадрового блока. Безусловно, играет роль и масштаб организации, сфера деятельности и иные важные аспекты. В случае отсутствия основного работника, закрепленного на штатной должности либо при наличии вакансии и плюсом производственной необходимости, смело применяем наиболее подходящий вид замещения сотрудника. Еще раз отмечу один момент: вне зависимости от причины отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) на этот период смело оформляем работника выполнять необходимый функционал.
В организации, где я работаю, часто используется метод — временный перевод на период отсутствия работника. Это всегда связано с отпусками по беременности и родам и уходу за ребенком. Зачастую составляется «виноград». Много временных переводов по цепочке на вышестоящие должности, и в самом конце — прием работника по срочному трудовому договору. Это не очень удобно в плане проведения мероприятий: важно не запутаться и помнить, кто на ком «сидит». Но очень удобно при принятии решения о дальнейшем сотрудничестве с сотрудником, принятым по срочному трудовому договору.
Может пригодиться: как заключить срочный трудовой договор
Длительность замещения
Все зависит от того, по какой причине происходит замещение. Срок оформления при болезни либо отпуске по уходу за ребенком разный. Ограничений в плане времени не существует. Оформление замещения на несколько дней либо лет не отличается по своей сути. Хочется отметить, что законом никаких ограничений совсем не установлено. Отсутствуют минимальные и максимальные сроки, что, естественно, в некотором плане облегчает работу кадровика и руководителя при принятии решений.
Как оформляется замещение
Как и любое кадровое мероприятие оформление происходит документально. В этом случае в обязательном порядке необходимо выполнить несколько обязательных моментов. Если мы говорим о действующем сотруднике, то необходимо:
- Получить письменное согласие работника на выполнение работы.
- Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Если наша потребность состоит в том, что мы временно принимает на эту должность человека «с улицы», то документы оформляются полным пакетом как при приеме на работу с уточнением, что трудовой договор срочный — на период отсутствия основного работника.
Даже если даты отсутствия известны — рекомендую применять формулировку:
«На период отсутствия ФИО работника».
В этом случае отсутствует необходимость постоянно мониторить документы и пролонгировать мероприятия.
Немного иная история происходит при замещении государственной гражданской службы, которая регламентируется Федеральным законом № 79 «О государственной гражданской службе РФ». Назначение на должность для замещения основного работника осуществляется строго по срочному трудовому договору на период отсутствия этого работника.
Еще один интересный момент: если в должностном регламенте государственного служащего предусмотрено исполнение обязанностей на период временного отсутствия другого служащего, то согласие на возложение дополнительных обязанностей не требуется, поскольку это считается частью работы.
Как оплатить замещение
Этот вопрос решается между работодателем и работником. В законе однозначно говорится о том, что за дополнительную плату. А вот сам размер не устанавливается. В зависимости от выбранного способа замещения оплата возможна как оформлением доплаты, так и установлением иного размера. Например, при временном переводе — оклад либо часовая тарифная ставка используются такие, как прописаны в штатном расписании. При наличии постоянной премии — ее размер соответствует должности, на которую работник временно переведен. В целом размер оплаты, к сожалению, нерегламентирован. Главное, чтобы оформляемый работник с нею согласился. Для этого рекомендую в заявлении указать не просто согласие на выполнение работы, но и прописывать условия оплаты.
Подробнее: как оформить доплату за замещение временно отсутствующего работника
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить исполнение обязанностей (замещение должности) временно отсутствующего работника. Используйте эти инструкции бесплатно.
Что такое совмещение
Совмещением является выполнение дополнительно к своей работе функционала отсутствующего работника. Оно разделяется на:
- Расширение зоны обслуживания.
- Увеличение объема работы.
Главной отличительной особенностью будет то, что сотрудник выполняет дополнительную работу в свое основное рабочее время.
Может быть полезно: как правильно оформить совмещение
Чем совмещение отличается от замещения
Это довольно близкие по своей сути понятия. На мой взгляд, основная отличительная особенность — отсутствие в законодательстве понятия «замещение». Если при рассмотрении вопроса о совмещении мы четко руководствуемся статьями 60.2 и 151 Трудового кодекса, то при рассмотрении вопроса о замещении необходимо руководствоваться теми статьями, которые регламентируют мероприятие, которое мы хотим провести. Если мы говорим о временном переводе — замещение предполагает выполнение только функций отсутствующего работника и получение за это вознаграждения в размере, определяемом штатной должностью. А в случае принятия для замещения внешнего совместителя даются в помощь нам статья 60.1 и глава 44 Трудового кодекса.
Часто задаваемые вопросы о замещении и совмещении
-
Необходимо ли оформлять замещение должности или можно договориться на словах?
Документальное оформление обязательно. Это позволит избежать недоразумений в работе и споров по объему и оплате труда.
-
Чем отличается совмещение и совместительство?
Главное отличие: совмещение выполняется в пределах установленного рабочего времени, а совместительство — в дополнительное время, отличное от выполнения основных обязанностей.
-
В каких случаях обязательно оформление замещения?
Во всех случаях, если человек начинает замещать отсутствующего работника либо вакансию. Если необходимость распределения работы отсутствует, то и оформления никакого не надо.
-
Обязательно ли за замещение доплачивать, если передаю небольшой по объему функционал?
Да, обязанность закреплена в Трудовом кодексе РФ.
