Документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) получил в последнее время очень широкое распространение. Это позволяет быстро и с удобством обмениваться документами и пописывать их, не дублируя в бумажном виде. Однако несмотря на то что многие организации уже перешли на ЭДО, остаются вопросы по работе с этой системой. Один из них касается даты подписания документов.

Оперативно доставить документацию, снизить расходы на бумагу, обслуживание принтеров, ускорить оплату услуг и товаров — преимущества ЭДО очевидны. Рассказываем, как выбрать оператора электронного документооборота и оценить эффективность такого выбора.

Понятие кадрового электронного документооборота (КЭДО или ЭКДО) было введено в Трудовой кодекс РФ в ноябре 2021 года. Многие работодатели задумались о переходе на КЭДО: удобство безбумажного обмена и хранения документов очевидно, отсутствие волокиты при подписании, особенно с работниками на удаленке, ускоряет кадровые процессы в разы. Грамотно составленное положение о КЭДО позволит сделать этот переход безболезненным.

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами — это внутренний документ организации. Он не является обязательным, но его использование поможет работодателю исполнить требования Трудового кодекса, согласно которым работники обязаны знать нормы и правила, установленные на предприятии. 

Личная карточка работника — это документ, обязательный для каждого работодателя. Он заполняется на основании предоставленных сотрудником сведений об образовании, составе семьи, отношении к военной службе и прочей информации. Все записи заверяет и сотрудник, и представитель организации (ИП).

Приказы по основной деятельности — это распорядительные документы предприятия, которые выпускают в процессе его функционирования, решения организационных и стратегических вопросов. Для таких указов предусмотрен отдельный учет. 

Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами — это документ с договоренностью контрагентов об обмене информацией удаленно с помощью специального программного обеспечения. Оформляется путем заключения отдельного договора либо включения нового пункта в существующий.

График документооборота — это внутренний акт компании, утверждающий порядок составления, подписания, обработки и обмена документами между сотрудниками различных подразделений.