Если честно, то я верю, что у вас все хорошо с кадровым делопроизводством (ну настолько, насколько может быть хорошо), иначе бы вы эту статью не читали. Поэтому не буду касаться вопросов наведения элементарного порядка в документах следования Трудовому кодексу и пр. Я предположу, что в целом у вас все работает неплохо, но вы хотите, чтобы стало еще лучше.
Даю ответ по нескольким ключевым моментам.
Во-первых, это существенная экономия времени
«В бумаге» при приеме сотрудника мы сажаем его перед собой, распечатываем документы, открываем папочки с инструкциями. Даем читать, отвечаем на вопросы, показываем, где подписать, проверяем и т.д., и всех этих документов будет при приеме (включая нормативные акты, приказы, внутренние локальные акты и т.п.) не один, не два и не пять. Норматив на это действие даже в советское время (а тогда бумажек было слегка поменьше, чем сейчас) составляет 44 минуты.
При использовании КЭДО по факту мы подписываем с работником «в бумаге» только один документ: «Согласие на присоединение к КЭДО». После этого все документы для подписания и ознакомления мы можем отправить ему в личный кабинет. И наши обязанности как работодателя будут соблюдены. А работник в спокойном режиме все прочитает или не прочитает, но это, вообще, не наши проблемы — лишь бы подписал.
Ваша задача — своевременно нажать кнопку «Отправить» и периодически просматривать отчет о подписании документов.
Во-вторых, сам процесс согласования
Ни вам, ни работнику не надо бегать и подписывать документы, заявления и пр. Сотрудник написал заявление, и оно самостоятельно ушло согласующему лицу, потом следующему, потом еще одному. В кадровую программу оно придет уже согласованное и подписанное всеми, кем надо. А если не согласуют и не подпишут, то вернется работнику с комментариями. И он сам его перепишет и отправит снова.
Более того, все системы КЭДО дают оформить заявления только по жестким шаблонам, установленным вашей кадровой службой. Очень многие системы сопоставляют заявления с внутренними правилами, и работник просто не сможет их нарушить при написании заявления (например, написать заявление на отпуск позже установленного срока или взять отпуск авансом и т.п.).
То есть в кадровую службу приходит заявление, написанное по вашему шаблону и согласованное по установленным вами правилам. Никаких заявлений, неразборчиво накарябанных на бумажке, в которую заворачивали колбасу. Никаких забегов по согласователям с подписанием кипы документов, ожиданием в приемных, потерянных документов и т.д.
В-третьих, и, наверное, моё любимое
Все мы знаем, в чем состоит проблема ознакомить всех сотрудников с каким-нибудь общим документом: приказом о переносе праздничных дней или о начале формирования графика отпусков, новым нормативным актом или положением, изменением в трудовых договорах, когда счет дополнительных соглашений идет на десятки или сотни, графиками сменности для крупных подразделений… Да мало ли таких документов? Надо всех обойти и подписать. Кто-то занят, кто-то на больничном, кто-то в отпуске, кто-то вышел… Нужно приходить не один раз. Много сил, времени, нервов.
При использовании КЭДО вы отправите документ одной кнопкой и просто будете контролировать подписание.
В-четвертых, и в последних
Если у вас работает более 300 человек, и вы вдруг решили провести аудит, как там ваши документы: все ли в порядке, все ли подписаны. Сколько времени вам понадобится?
Посмотреть приказы, пересчитать подписи в нормативных документах, проверить старые периоды в приказах, изучить личные дела и т.д. А если у вас работают 500 сотрудников и больше, то тотальный аудит заставит вас закрыть отдел кадров «на клюшку» на неделю или дольше.
А если у вас есть удаленные подразделения? Как будете проверять? Поедете в командировку или запросите сканы?
Думаю, все опытные кадровики понимают, о чем я… При использовании КЭДО вы сможете проводить аудит хоть каждый день. Выбираете критерии, которые хотите посмотреть и вперед: хотите проверяйте по конкретному сотруднику, какие документы ему отправлены и всё ли он подписал, а хотите — выбираете конкретный локальный акт и смотрите, кому он отправлен и все ли подписали. Хотите — смотрите подразделение или временной период. Хотите — проверяете работу конкретного сотрудника (ну это если вы начальник большого отдела кадров). И насколько счастливы вы будете с таким ускоренным вариантом проверки, если вдруг узнали о внеплановом визите проверяющих?
Заметьте: я абсолютно не касаюсь вопроса сокращения затрат, о них мы поговорим в следующий раз.
Внедряем кадровый электронный документооборот на базе 1С:Кабинет сотрудника и 1С:ЗУП. Продемонстрируем, ответим на вопросы, поможем навести порядок в кадровом учете.
1С:Кабинет сотрудника: описание, цена, купить — ВЦ «1С-ИжТиСи»
КЭДО: как внедрить и получать удовольствие от жизни:
