Недавно у моего клиента сложилась спорная ситуация с поставщиком. Поставщик на стадии заключения договора поставки запросил паспортные данные директора, но заказчик отказался, объяснив это тем, что персональные данные не нужны для заключения договора. Поставщик в свою очередь отказался подписывать договор поставки, хотя учредительные документы ООО предоставлены полностью. Вправе ли контрагент на стадии заключения договора в рамках проверки на добросовестность и осмотрительность запросить паспортные данные директора, и зачем контрагенты запрашивают персданные директора организации, можно ли отказать в их предоставлении и на основании чего? Разбираемся.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Контрагенты часто просят личные данные директора, чтобы убедиться, что именно он подписывает договор.
- Закон не требует предоставлять такие данные без согласия директора.
- Персональные данные директора защищены законом, и для их передачи нужно его разрешение.
- Вместо паспорта можно предоставить копию приказа о назначении и выписку из ЕГРЮЛ для подтверждения полномочий.
- Если контрагент требует паспорт, можно отказать, опираясь на закон о защите данных.
Зачем контрагенты запрашивают персональные данные директора организации
Помимо наименования юридического лица, включающего организационно-правовую форму или сведения о характере деятельности юридического лица, выступающего в качестве стороны договора и места его нахождения (адреса юридического лица), в договоре принято указывать еще иные индивидуализирующие соответствующее лицо признаки: реквизиты единоличного исполнительного органа организации. На практике контрагентами часто запрашиваются документы единоличного исполнительного органа юридического лица (руководителя) по несколько причинам:
- нивелирование рисков признания сделки, подписанной неуполномоченным лицом по ст. 183 ГК РФ. Проще говоря, контрагент хочет убедиться в том, что при заключении договора поставлена подпись конкретно руководителя организации;
- также существуют так называемые налоговые последствия, которых опасаются контрагенты в виде признания необоснованной налоговой выгоды, вызванной непроявлением налогоплательщиком «должной осмотрительности и осторожности» при выборе контрагента.
Однако ни налоговым, ни гражданским законодательством не возлагается обязанность предоставлять персональные данные (в частности, паспортные данные) единоличного исполнительного органа по запросу контрагента.
Можно ли отказать в предоставлении персональных данных директора организации
Данные государственной регистрации юридических лиц включаются в ЕГРЮЛ, открытый для всеобщего ознакомления. При внесении данных в ЕГРЮЛ личность единоличного исполнительного органа устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего его личность; соответствие реквизитов сверяется со сведениями, полученным регистрирующим органом от органов, осуществляющих выдачу или замену таких документов, что исключает возможность использования единоличным исполнительным органом недействительного или поддельного паспорта. Сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица (руководителя), содержит выписка из ЕГРЮЛ, данные которого в части ФИО директора являются открытыми и общедоступными (п. 1 ст. 6 закона № 129-ФЗ), а еще достаточными для заключения и исполнения договора (в пределах рассматриваемого вопроса).
Кроме того, единоличный исполнительный орган юридического лица одновременно является и его работником, на него в полном объеме распространяется действие ТК РФ (ст. 274 ТК РФ). Так, согласно ст. 88 ТК РФ работодатель обязан не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами. Аналогичный запрет установлен и ст. 7 закона № 152-ФЗ: если запрашиваемые контрагентом документы содержат персональные данные директора, то передача таких данных является обработкой (распространением) персональных данных и может осуществляться только с его письменного согласия.
Так может выглядеть отказ в предоставлении персданных директора
Из вышесказанного ясно, что действующее законодательство РФ не содержит положений, устанавливающих обязанность представления контрагентам копии паспорта единоличного исполнительного органа при заключении и исполнении договоров. Требование о представлении такого документа контрагенту противоречит законодательству.
Даже копия паспорта, содержащая персональные данные руководителя, в отсутствие прямо установленной законодательством РФ обязанности направляется контрагенту только при условии получения согласия директора на добровольной основе. Такое согласие должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным и соответствовать требованиям ч. 4 ст. 9 закона № 152-ФЗ. (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
Не пропустите: с 1.12.2024 ввели уголовную ответственность за нарушения по персональным данным
Какие документы можно представить в целях подтверждения подлинности подписи руководителя
Перечень документов, которые можете представить в целях подтверждения подлинности подписи руководителя, законодательно не закреплен. На практике довольно часто контрагенты требуют представить копию паспорта для подтверждения подлинности подписи руководителя, но, поскольку такая обязанность законом не предусмотрена, организация может отказать контрагенту в ее представлении. Взамен копии паспорта в целях подтверждения подлинности подписи единоличного исполнительного органа юрлица представляют следующие документы:
- копия приказа о вступлении в должность генерального директора и/или письмо о подтверждении полномочий с образцом подписи (составляется в произвольной форме);
- копии документов с образцами подписей и оттиска печати, которые засвидетельствованы нотариально (ст. 80 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, п. 5.6 Инструкции Банка России от 30.06.2021 № 204-И);
- протокол общего собрания участников об избрании генерального директора, если директор одновременно является участником и свидетельствование подписи осуществлялось в соответствии с корпоративными нормами общества (п. 4.2 приложения к Письму ФНП от 01.09.2014 № 2405/03-16-3).
Резюмируя вышесказанное, еще раз хочу отметить, что законодательством не предусмотрена обязанность по представлению контрагенту при заключении договоров паспортных данных директора без его согласия.
Если контрагент требует представления данных документов, чтобы проверить полномочия директора, то их разрешено подтвердить, представив контрагенту копию приказа (решения) о назначении единоличного исполнительного органа, выписку из ЕГРЮЛ.
Вам в помощь: персональные данные для кадровиков (авторский курс на ppt.ru)
Часто задаваемые вопросы по теме
-
Должна ли организация по запросу контрагента предоставить персональные данные своего директора?
Дело в том, что законодательством не возлагается на юридических лиц обязанность по представлению документа, удостоверяющего личность руководителя. Более того, законодательство о защите персональных данных прямо ограничивает в этом. Копия паспорта, содержащая персональные данные руководителя, направляется контрагенту только при условии получения согласия директора (ч. 1 ст. 9 закона № 152-ФЗ).
-
Чем разрешено обосновать свой отказ в предоставлении персональных данных своего руководителя?
Вы можете обосновать отказ в предоставлении персональных данных директора тем, что персональные данные, содержащиеся в паспорте руководителя юридического лица, с учетом положений ч. 2, 4 и 5 ст. 5 закона № 152-ФЗ персональными данными, необходимыми для заключения и исполнения договора, не являются, в связи с чем требование о представлении паспортных данных является неправомерным.
-
Как еще разрешено подтвердить подлинность подписи директора при заключении договора?
Полномочия директора подтверждаем, представив контрагенту копию приказа (решения) о назначении единоличного исполнительного органа, выписку из ЕГРЮЛ. Также в целях подтверждения подлинности подписи руководителя представляются копии документов, подпись директора на которых засвидетельствована нотариально.