Как подготовиться к выездной проверке Соцфонда

Специалисты СФР планово (не чаще, чем один раз в три года) наведываются к страхователям с целью убедиться в неукоснительном соблюдении работодателями норм законов:

• от 24.07.1998 № 125-ФЗ (травматизм);
• от 29.12.2006 № 255-ФЗ (пособия по больничным листам).

Случается и внеплановый визит специалистов СФР, когда фондом получена жалоба от работника на действия (бездействие) работодателя.

Обязанности по предварительному уведомлению организации или ИП законодательно не установлены. Практика показывает, что решение о проведении проверки страхователи получают иногда за месяц до ее начала, а иногда в первый день мероприятия. Форма уведомления утверждена Приказом СФР от 30.05.2023 № 932.

Для специалистов фонда представляют интерес все документы, на основании которых составлена отчетность по форме ЕФС-1: учредительные, кадровые, расчетно-платежные, кассовые, банковские и т.п.

По общему правилу контрольное мероприятие СФР длится не более 2 месяцев. В последний день должностному лицу (руководителю) предприятия или индивидуальному предпринимателю вручается справка установленной формы (приказ № 932). Этот документ свидетельствует лишь о факте проведения контрольного мероприятия. Окончательного вердикта придется подождать, но не более 2 месяцев. Итоги работы специалистов фонда оформляются актом, в котором детализируются выявленные нарушения и указываются основания привлечения страхователя к ответственности.

На оспаривание акта страхователю отводится 15 рабочих дней. Возражения рассматривает руководитель территориального отделения СФР, после чего выносится решение о привлечении к ответственности либо в отказе в привлечении к ответственности.

Могу ли я предоставлять персональные данные сотрудников без их согласия?

Во время подготовки к проверке иногда возникает вопрос о том, как правильно обращаться с персональными данными сотрудников. Законно ли предоставлять такую информацию специалистам Социального фонда без получения предварительного согласия от работников? Какие риски существуют в случае несоблюдения этих требований, и обязательно ли получать согласие сотрудников на передачу их данных в рамках проверки?

Отвечает Дорофеева Ирина

Вы, вероятно, имеете в виду норму ст. 88 ТК РФ, которая запрещает сообщать персональные данные работника третьей стороне без его согласия. Однако согласия не требуется, если данные передаются по основаниям, предусмотренными Трудовым кодексом или иными федеральными законами.

При оформлении трудового договора, вновь принятый в организацию сотрудник, как правило, подписывает согласие на обработку персональных данных.

Вся кадровая документация, равно как и созданная на ее основе отчетность, направляемая в Социальный фонд, содержит персональные данные сотрудников: ФИО, паспортные данные, ИНН, СНИЛС, адрес регистрации.

Таким образом, персональные сведения о работниках уже переданы страхователем в СФР. Причем с их согласия.

При проведении проверки СФР действует в рамках возложенных на него законодательством РФ полномочий и обязанностей, так что получать согласие сотрудников на передачу их данных в процессе проверки не потребуется.

Какие документы требуют специалисты фонда, и все ли они обязательны к предъявлению?

В процессе подготовки к проверке меня интересует список документов, который обычно затребуют представители Социального фонда. Подлежат ли все они обязательному предоставлению, или лишь некоторые из них являются ключевыми? Имеет ли значение специфика деятельности компании при сборе необходимых документов, и стоит ли сразу готовить весь пакет документов или только выборочные позиции?

Отвечает Дорофеева Ирина

Если предприятие или ИП заранее получили уведомление от СФР о предстоящей проверке, то имеет смысл тщательно подготовиться к процедуре. В решении о проведении выездной проверки (приложение 1 к Приказу СФР от 30.05.2023 № 932) отсутствует конкретный список документов.

Это потому, что специалисты фонда предпочитают знакомиться со всеми документами, на основании которых заносится информация в разделы формы ЕФС-1:

• кадровыми (заключение и расторжение трудовых и ГПХ-договоров, приказы о совмещении должностей, переводах сотрудников на другие должности или в другие подразделения, предоставлении режима сокращенного времени и т.д.);
• бухгалтерскими (начисление и выплата заработной платы, прочих доходов, пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, пособий при выявлении случаев профзаболеваний или производственных травм).

Специфика деятельности компании, конечно же, скажется при проверке со стороны СФР. Так, транспортная компания должна быть готова предъявить путевые листы, а предприятие с непрерывным производственным циклом — сменные графики персонала и т.п.

Разделение информации на «ключевую» и «неключевую» проверяющие специалисты СФР не делают. Они вправе затребовать всё, что касается тематики проводимой процедуры. Помните, что отказ уже является поводом для начисления штрафных санкций.

Однако информацию, никак с проверкой не связанную, страхователь проверяющим из СФР предоставлять не обязан. Будьте готовы аргументировать свою позицию.

Как оспаривать результаты проверки, если обнаружены разногласия?

Если в ходе проверки выявлены какие-либо претензии или разногласия с представителями фонда, то каков порядок их оспаривания? Интересует, как действовать в случае несогласия с выводами проверки, можно ли подготовить свои обоснования или привлекать третьих лиц (например, юристов) для защиты интересов компании? Что делать, если по итогам проверки требования фонда оказываются неправомерными?

Отвечает Дорофеева Ирина

Социальный фонд России проводит как камеральные, так и выездные проверки страхователей — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Камеральная проверка проводится фондом после сдачи каждого отчета в СФР. Срок ее проведения — три месяца с даты направления отчетности. Сообщение об успешном прохождении камералки страхователю не направляется — это не предусмотрено законодательством.

Если же в отчетности обнаружены ошибки и/или несоответствия, то предприятие или ИП получат акт, в котором СФР попросит внести уточнения в отчет или дать пояснения. На подготовку пояснений отводится 5 рабочих дней.

По результатам выездной процедуры специалистами СФР акт составляется обязательно. В нем проверяющие указывают выявленные нарушения и основания привлечения юридического лица (ИП) к ответственности.

На подготовку возражений по акту выездного мероприятия отведено 15 дней.

Безусловно, к подготовке мотивированных возражений по акту СФР страхователь вправе привлечь сторонних специалистов — юристов, бухгалтеров, налоговых консультантов, специалистов по кадровому делу, то есть тех, кого он считает нужным.

Возражения рассматривает руководитель территориального отделения СФР, после чего выносится решение о привлечении к ответственности либо в отказе в привлечении к ответственности.

Если бизнес-субъект не согласен с изложенными в решении выводами, то он обращается в вышестоящий орган фонда либо суд.

Как подготовиться к проверке и минимизировать риски?

Хотелось бы понять, какие меры необходимо заранее предпринять, чтобы минимизировать риски в ходе проверки Социального фонда. Какие шаги выполняют другие компании перед визитом проверяющих, и каких типичных ошибок стоит избегать? Возможно, существуют распространенные опыт или рекомендации, которые позволяют снизить вероятность выявления нарушений и получения неблагоприятных оценок?

Отвечает Дорофеева Ирина

Как правило, выездные проверки Социального фонда России (СФР) проводятся на территории работодателя.

Специалисты СФР не всегда появляются на пороге неожиданно. Случается, что решение о проведении проверочных мероприятий направляется страхователю заранее, и тогда у последнего появляется прекрасная возможность подготовиться к процедуре.

Первым шагом к подготовке встречи с проверяющими из Социального фонда станет анализ кадровых и бухгалтерских документов, касающихся начисления заработной платы, вознаграждений по договорам ГПХ, начисления пособий, на предмет наличия ошибок, неполных или недостоверных данных.

Предоставленная в СФР отчетность также подлежит тщательной перепроверке. При выявлении ошибок уточненные отчеты следует направить в СФР до начала проверки.

Перепроверке подлежат и сведения, предоставленные фонду для расчета пособий по временной нетрудоспособности.

С проверяющими должны общаться не все подряд, а лишь уполномоченные сотрудники. Как правило, это главный бухгалтер, руководители кадровой и юридической службы.

Остальных работников следует проинструктировать о том, что в ходе проверки общаться с представителями Социального фонда допустимо лишь в рамках своей компетенции, не высказывая никаких предположений или догадок.

Критерии оценки фирм и предпринимателей для назначения выездной проверки СФР известны, так что страхователи имеют возможность самостоятельно оценить вероятность визита проверяющих.