Важно
Минфин обновит КБК для НДФЛ на 2025 год 
Большинство операторов КЭДО активно продвигает мысль, что перевод кадровых документов в электронную форму — это прежде всего экономия денег. Для большинства руководителей идея сэкономить на обслуживающем подразделении — весьма привлекательна, поэтому давайте оценим перспективы данного подхода.
Навигация
Надеюсь, что все мы еще в прошлой моей статье договорились, что КЭДО — это намного удобнее для кадровых сотрудников… но нужны же нам доводы, чтобы начальство согласовало новый бюджет?
Что учесть в расчете экономии перехода на КЭДО?
Итак, перед вами стоит задача — обосновать экономию при переходе на КЭДО. Что стоит учесть?
Первое. Конечно, стоимость «материальных носителей»: бумаги, картриджей для принтера и т.п.
Для обоснования подобных расчетов есть два пути.
Путь первый — вы просто берете расходы вашей службы по этим статьям и «обнуляете» их. Ах да, так делать не стоить. Необходимо понимать, что «ноль» у вас не получится никогда: часть сотрудников не захочет расстаться с бумагой, часть документов нельзя перевести в электронный вид и т.д. Но вы можете взять расходы на бумагу и «обнулить» какую-то их часть. Например, в вашей организации 1000 сотрудников на КЭДО, а вы планируете перевести 800 — вот 80 % от суммы и будут ваши «обнуляемые» расходы. На самом деле несколько меньше по причинам, названным выше, но логика понятна, да?
Путь второй — более корректный. Вы подсчитываете, сколько «в среднем» на одного сотрудника приходится бумаг в год: отпуска, переводы, уведомления, запросы, справки. Правда, тут тоже есть небольшая проблемка: для этого способа требуется вести подобную статистику… но можете посчитать по реестрам в 1С, например. Кроме этого, есть разовые «массовые траты бумаги» на сотрудника — это прием и увольнение. Есть массовые траты «на всех»: реорганизация, переименование подразделений и т.п. Их можете посчитать целиком и равномерно распределить по средней численности сотрудников. Таким образом, у нас окажется цифра средних затрат бумаги на одного сотрудника в организации.
Ну а стоимость листа бумаги и картриджа, я надеюсь, приводить не надо.
Второе. Вторая часть сокращения расходов — это сокращение рабочего времени на рутинные операции.
Если у вас есть системы фиксирования затрат рабочего времени и нормирования — можете воспользоваться ими.
Если нет — надо как-то выкручиваться.
Можно попросить нормативы у коллег — способ спорный (другие бизнес-процессы, другой комплект документов, даже быстродействие компьютерных программ может серьезно различаться), но в общем-то тоже допустимо использовать.
Можно взять типовые нормативы рабочего времени для стандартных кадровых операций и отталкиваться от них (на самом деле самый спорный способ, если посмотреть годы утверждения данных нормативов, но вполне подходит для подготовки презентации высшему руководству).
Нормативы представлены здесь:
- Межотраслевые укрупненные нормативы времени по комплектованию и учету кадров.
- Постановление Минтруда РФ № 39 от 05.06.2002 «Об утверждении нормативов предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти».
- Рекомендации по определению штатной численности бюджетных организаций на основе нормативов по труду.
Ну и выбрать, какие вам больше понравятся. После этого засечь, как быстро подобные операции выполняются при использовании КЭДО, — и уже есть определенные цифры, чтобы представить их руководству. Для тех, кто находится в высшей лиге по нормированию труда, напомним, что типизация операций сокращает время на каждую (ну если у вас 100 однотипных операций, то каждую из них вы делаете быстрее, чем если у вас 10 таких же), поэтому полученные цифры будут очень примерно соотноситься с будущими.
Третье. Обычно на этих двух сторонах сокращения расходов останавливаются. Но есть еще третья сторона — архивное хранение документов.
Папки для хранения, описи, место для хранения (в аренде квадратные метры, там, где вы держите свой архив), шкафы и прочее. Рабочее время на архивирование документов и так далее.
Вот представлены основные цифры, по которым сможете оценить стоимость «бумажного документооборота».
Что посчитать в расходы на КЭДО?
- Стоимость лицензии на одного сотрудника.
- Стоимость дополнительных расходов: подписи, подписки, модули интеграции, доплаты за рабочие места кадровиков или администраторов, сопровождение и техническая поддержка…
- Стоимость хранения (да она тоже есть): сервера и дополнительное оборудование, если они будут необходимы, место, где они будут находиться.
Вот так у нас с вами получатся цифры «выгодности» проекта КЭДО.
Вы можете их посчитать (или воспользоваться нашим калькулятором). И использовать в своей презентации бюджета руководству.
Говорить об экономическом смысле КЭДО конкретно в таком разрезе (не обращая внимания на нервы кадровиков, штрафы, проверки и т.п.) допустимо только для предприятий численностью более 200 человек. От 500 экономическая выгода видна любому руководителю. А чем дальше мы от 1000 сотрудников, тем более впечатляют цифры расходов на бумагу по сравнению с КЭДО.
Внедряем кадровый электронный документооборот на базе 1С:Кабинет сотрудника и 1С:ЗУП. Продемонстрируем, ответим на вопросы, поможем навести порядок в кадровом учете.
1С:Кабинет сотрудника: описание, цена, купить — ВЦ «1С-ИжТиСи»
КЭДО: как внедрить и получать удовольствие от жизни:
