Аренда автомобиля у сотрудника

Основная цель налоговиков переквалифицировать арендную плату за автомобиль в возмещение затрат за использование личного транспорта. Причина: в первом случае сумма расходов не нормируется, а компенсация имеет ограничение. Также следует учитывать, что при аренде автомобиля без экипажа с сотрудника удерживается только НДФЛ. Страховые взносы начислять не нужно (п. 4 статьи 420 НК РФ). Если же планируется, что управлять автомобилем будет сотрудник, то размер арендной платы нужно делить:

• на доходы по договору аренды;
• на доходы, полученные сотрудником за управление транспортным средством.

Вторая выплата предусматривает начисление страховых взносов, так как предусматривает выполнение служебных обязанностей в рамках трудового договора.

Чтобы избежать претензий со стороны налоговиков, необходимо обращать внимание на пункты договора аренды автомобиля у сотрудника, в частности, на то, что авто передается на использование организацией для производственных целей. Налогоплательщик должен доказать экономическое обоснование заключения сделки при включении затрат в расходы по налогу на прибыль. Обязательный документ — акт приема-передачи транспортного средства. Списание ГСМ бухгалтерия должна осуществлять на основании путевых листов. Чтобы не ошибиться в списании затрат на содержание автомобиля в налоговом учете, в договоре требуется четко разграничить, какие расходы ложатся на плечи организации, а какие несёт сотрудник.

Как определиться с размером арендной платы для сотрудника?

Важен ли размер арендной платы по договору аренды автомобильного транспорта у сотрудника? Можно ли установить символическую плату, и как это отразится на налоговых обязательствах компании и возможных проверках налоговых органов?

Отвечает Кутузова Лариса

От размера арендной платы зависят два налоговых обязательства:

• НДФЛ, удержанный с сотрудника при получении оплаты по договору аренды транспортного средства;
• налог на прибыль, зависящий от суммы расходов на аренду автомобиля.

Исходя из этого, становится понятно, что налоговики скорее обратят внимание на завышение размера арендной платы, чем на ее уменьшение. Поэтому символическая плата вряд ли привлечет внимание налоговиков.

Как избежать учета аренды как долгосрочного обязательства (ППА)?

При заключении договора аренды автомобиля на длительный срок возникают вопросы об учете этого обязательства как долгосрочного. Какие правила и подходы применяются, если договор заключается на год и каждый год обновляется? Что следует делать при автоматической пролонгации договора?

Отвечает Кутузова Лариса

Для ответа на этот вопрос нужно понимать, когда арендатор обязан применять ФСБУ 25/2018. Полностью освобождены от этой обязанности: бюджетники, предприниматели. Коммерческие организации должны знать условия, не требующие применение ФСБУ 25/2018:

• отсутствует право выкупа по цене ниже справедливой и не предусматривается переход права собственности;
• объект не будет сдаваться в субаренду;
• срок договора — не более 12 месяцев;
• рыночная стоимость автомобиля, предоставленного по договору аренду, не превышает 300 тыс. руб.;
• наличие у арендатора права на ведение упрощенного бухгалтерского учета.

Бухучет в упрощенном варианте вправе вести представители малого и среднего бизнеса, по которым не возникает необходимость проведения обязательного аудита. Остальным компаниям следует обращать внимание на стоимость автомобиля, переданного по договору аренды, и безопаснее заключать договор на срок не более года.

В договор аренды автомобиля с сотрудником допускается внесение условия об автоматической пролонгации. Термин “пролонгация” не упоминается в ГК РФ, но в данном случае можно воспользоваться положениями статьи 621 ГК РФ.

Можно ли выплатить арендные платежи одной суммой за несколько лет?

Существуют ли риски при выплате арендной платы за несколько лет одной суммой задним числом? Какова правильная методология отражения таких платежей в бухгалтерской отчетности, чтобы избежать проблем с налоговыми органами?

Отвечает Кутузова Лариса

В отношении сроков внесения арендной платы по договору аренды автомобиля законодательных ограничений не существует. Если не имеется разногласий, то плата может быть внесена в любой момент, в том числе, одной суммой задним числом (условие лучше прописать в договоре аренды автомобиля с водителем). В бухгалтерской отчетности долг предприятия перед сотрудником будет числиться, как кредиторская задолженность, и отражаться в пассиве баланса. При этом следует помнить о сроках исковой давности (статьи 195,196 ГК РФ). Компании обязаны проводить инвентаризацию задолженности по договору аренды автомобиля у сотрудника и подписывать акты сверки. С 2025 года обязательным станет применение ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». В 2024 году организации руководствуются п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

Нужно ли оформлять путевые листы и проводить медосмотр сотрудников?

Если сотрудники используют личный автомобиль для служебных задач (но они не водители по профессии), обязательно ли оформлять путевые листы и проводить медицинские осмотры? Как правильно учитывать такие поездки для списания топлива и избежать лишних обременений?

Отвечает Кутузова Лариса

В отношении собственного и арендованного транспорта организация обязана заполнять путевые листы (приказ Минтранса № 390 от 28.09.2022). На основании этого документа списывается ГСМ и начисляется зарплата сотруднику, который управляет автомобилем. Бланк предусматривает отметку медика о проведении медосмотра. Но медосмотр проходит не арендодатель, а тот сотрудник, который управляет транспортным средством.

Какие меры предпринять для контроля поездок по служебным и личным делам?

Как организовать учет и контроль использования личного автомобиля в служебных целях, чтобы избежать обвинений в использовании авто в личных интересах? Какие средства и механизмы существуют для разделения служебных и личных поездок?

Отвечает Кутузова Лариса

Все нюансы использования транспортного средства, полученного по договору аренды с сотрудником, оговариваются перед подписанием документа и включаются в пункты договора. Если сотрудник будет использовать автомобиль в личных целях, то потребуется ежедневно составлять акт приема-передачи транспортного средства с указанием показаний одометра (спидометра). Это прибавит работы механикам, бухгалтерам, лицам, ответственным за приемку автомобиля и передачу. Но по другому не получится. Бухгалтерии нужны обоснования для списания ГСМ, а для этого нужны показания пробега.