Инструкция: доплачиваем за замещение временно отсутствующего работника

Виды замещения отсутствующего сотрудника

Чтобы уход в отпуск отдельных сотрудников не привел к сбою деятельности предприятия в целом, работодатели передают часть их функций другим. Работая за двоих, коллега вправе получать доплату за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника по Трудовому кодексу, адекватную затраченным усилиям.

Трудовой кодекс предоставляет несколько возможностей замещения сотрудников:

• совмещение профессий (ст. 60.2);
• увеличение объема работы и расширение зон обслуживания (ст. 60.2);
• совместительство (ст. 60.1);
• временный перевод (ст. 72.2);
• временный прием нового сотрудника (ст. 59).

Чаще всего совмещают должности или наращивают объем задач и круг обязанностей. Разница между этими вариантами в том, какие функции возложены на работника — схожие или разные.

Если профессии одинаковые, то человеку увеличивают нагрузку и возлагают больше обязанностей. Например, если в организации пять кассиров и один на больничном, то его нагрузку перекладывают на остальных кассиров.

Если же приходится трудиться на двух разных должностях — за себя и за коллегу, то это совмещение. Но без согласия никто не вправе заставить человека работать за двоих (если возможность замещения не указана в основном договоре).

Реже вместо уехавшего в отпуск коллеги берут на работу другого человека. С ним заключают договор на определенный срок, например на время декретного отпуска сотрудницы. Этот вариант применяют особенно на предприятиях со сложными механизмами, которые требуют особых навыков. Если наладчик такого оборудования уезжает в командировку или отпуск, то замещение влечет сбои в деятельности всего предприятия. Тогда на работу берут другого квалифицированного специалиста.

Совмещение

Нередко в период отпусков приходится совмещать две разные деятельности. В этом случае происходит возложение обязанностей без освобождения от основной работы с доплатой за дополнительный труд. Все задачи за себя и за коллегу выполняют в основное рабочее время, как указано в договоре. Но трудиться придется более интенсивно, чтобы успеть выполнять все дела не в ущерб собственной работе. Например, бухгалтер совмещает текущие обязанности с функциями кадровика или кассир выполняет одновременно и задачи консультанта.

Чтобы в дальнейшем не возникало трудовых споров, необходимо правильно оформить совмещение. Помните: обязательно получить письменное согласие сотрудника. Затем составляем дополнительное соглашение к трудовому договору. Человек вправе отказаться от выполнения чужих обязанностей, тогда он предупреждает об этом работодателя заранее — за три рабочих дня.

Если же он согласен, то издаем приказ на доплату за замещение временно отсутствующего работника, указываем, что он не возражает против замещения. Когда отдохнувший коллега вернется, совмещение отменяют, предупредив сотрудника как минимум за три рабочих дня.

Временный перевод

Если специфика предприятия не позволяет совместить функции, то сотрудника переводят на место коллеги. Зачастую этот путь выбирают, когда подчиненный заменяет вышестоящего по служебной лестнице коллегу. Например, пока шеф-повар ресторана на больничном, его дела передают другому повару.

Когда один служащий отсутствует, другой на некоторый период оставляет собственные рабочие дела и исполняет только чужие за определенную доплату. Для этого он обязан написать согласие, а работодатель — издать приказ о переводе и составить дополнительное соглашение. Условия работы и доплаты за замещение отсутствующего работника на время отпуска по Трудовому кодексу обязательно предусматривают в составленных документах.

Такое замещение хорошо тем, что становится для руководства серьезным показателем квалификации сотрудника. Если человек успешно справится с работой, то в дальнейшем его ожидает повышение.

Внутреннее совместительство

Еще один способ, предусмотренный в законе, — совместительство. Есть внешнее и внутреннее совместительство. Внешнее — работа у разных работодателей, внутреннее — у одного на двух рабочих местах. В последнем случае вместо другого человека предстоит трудиться в отдельные от основной работы часы.

Оформляют как при приеме нового сотрудника:

• знакомят с обязанностями под подпись;
• проводят инструктаж по охране труда;
• издают приказ о приеме на работу.

Затем заключают отдельный трудовой договор (ст. 282 ТК РФ). В нем обязательно уточняют, что сотрудника взяли на условиях совместительства.

Как оплачивать работу

Законодательство не позволяет загружать людей работой без адекватной доплаты. Размер вознаграждения за двойной труд зависит от того, какой способ замещения выбрал руководитель. Закон указывает, как оплачивается замещение временно отсутствующего работника, в статье 151 ТК РФ — по договоренности между руководителем и подчиненным. Это касается совмещения и увеличения объема работ или расширения зоны обслуживания.

Надбавку обозначают в доле от оклада или в виде конкретно оговоренной суммы. Величина зависит от объема работ и специфики деятельности и указывается в дополнительном соглашении. Кодекс не ограничивает минимальный или максимальный размер надбавки.

На практике вопрос, как оплачивается замещение на время больничного, решается просто — в среднем от 10 до 30% заработка временно нетрудоспособного. Это вполне объяснимо. Пока отсутствует сотрудник, приходится выплачивать отпускные или больничные, заложенные заранее в фонде оплаты труда. А при доплатах заместителям работодатель платит дважды. Но ни один, ни другой сотрудник не исполняет функции в полной мере.

Другой случай — если человеку приходится выполнять задачи за подчиненного, например главному бухгалтеру за рядового бухгалтера. Тогда необходимо выплатить разницу в окладе, поскольку зарплата руководящего работника выше.

При временном переводе предусматривается не доплата за замещение на время отпуска начальника, а полноценный оклад отсутствующего, поскольку зарплата руководителей выше, чем у подчиненных.

При совместительстве оплата обычно устанавливается исходя из объема выполненных дел или отработанных часов. Размер и схема указываются в договоре.

При приеме нового персонала условия и оплату определяют совместно с сотрудником и указывают при заключении договора на определенный срок.

Законодательство дает четкий ответ на вопрос, можно ли не доплачивать работнику з/п за замещение: нет, поскольку за каждый дополнительный труд необходимо устанавливать доплату, этого требует ТК РФ в ст. 60.2 и 151. В исключительных случаях это возможно: если работник замещает коллегу с похожими трудовыми функциями и в его должностной инструкции предусмотрена возможность замещения. В этом случае письменное согласие и доплата не требуются. Но это только тогда, когда нет чрезмерной нагрузки. Иначе все равно придется доплатить по соглашению с заместителем, если не хотите столкнуться с трудовыми спорами в суде.

Как оформить приказ на оплату

Чтобы проблем не возникло, правильно оформляем замещение документально. После составления дополнительного соглашения издается приказ о доплате за исполнение обязанностей отсутствующего работника, в котором следует указать:

• Ф. И. О. обоих сотрудников и их должности;
• способ замещения (перевод, совмещение, расширение обязанностей и т. д.);
• причину (отпуск, больничный, командировка и др.);
• срок, на который оформляется замена;
• обязанности и объем работы;
• сумму или размер в процентном соотношении от оклада за дополнительную нагрузку.

Внизу указываем, что сотрудник согласен замещать коллегу. Он знакомится с приказом под подпись.

Налогообложение и страховые взносы с доплаты

Дополнительная плата за работу по подмене работника из-за болезни по Трудовому кодексу в 2022 году облагается основными налогами:

• подоходный налог (НДФЛ);
• страховые взносы.

НДФЛ вычитается из начисленной суммы в размере 13%. Страховые взносы начисляют по общим тарифам (30%) и из вознаграждения не удерживают. Работодатель выплачивает их из собственных средств.