Инструкция: заполняем трудовую книжку правильно

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Многие работники в России продолжают использовать бумажные трудовые книжки.
2. Правила заполнения книжек прописаны в Трудовом кодексе и приказе Минтруда № 320н от 2021 года.
3. За правильное заполнение книжек отвечает назначенное лицо в компании.
4. Трудовая книжка содержит разделы о работе, переводах, совместительстве и награждениях.
5. Копии заверяют штампом «Верно» и подписью ответственного лица.

Пенсионный фонд сообщил, что перейти на ЭТК (электронные трудовые) согласились примерно 6 млн работников из 47 млн трудящихся граждан России. Остальные 41 млн решили не экспериментировать. Что это означает для кадровиков? Что мы продолжим вести 41 млн бумажных трудовых, заполняемых по строгим правилам.

Где прописан порядок заполнения трудовой книжки

Чтобы заполнять трудкнижку правильно, ориентируемся на:

• ст. 66 ТК РФ;
• новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021.

Кто отвечает за корректное заполнение трудовых книжек в организации

За все действия с ТК отвечает один человек в компании — ответственное лицо, определенное приказом директора. Чаще это является зоной ответственности кадровиков.

Как правильно работать с трудовой книжкой в 2024 году

Для ответа на этот вопрос Минтруд России постарался — подготовил и утвердил новые правила. Порядок ведения и хранения трудкнижек № 320н вступил в силу с 01.09.2021.

Заполнение титульного листа трудовой книжки

По сути, это ее лицо, сюда смотрят прежде всего. Эта часть заполняется первой.

Раскладываем перед собой документы гражданина и соответствующие места заполняем информацией. Есть печать — ставим. Помним о подписях той и другой стороны! Если не ясно — смотрим «Инструкцию по заполнению». Вот как выглядит титульный лист трудовой книжки:

Правила заполнения раздела «Сведения о работе» в трудовой книжке

В разделе есть несколько разворотов, поделенных на четыре колонки:

1. Номер записи.
2. Дата внесения.
3. Сведения о событии.
4. Основание внесения. Чаще это будет распоряжение работодателя.

Что делаем при наступлении кадрового события: заполняем эти колонки на основании изданного приказа. В 3-й колонке пишем, о чем, собственно, речь: о приеме, переводе или увольнении. Это будут общие правила. Но есть нюансы для разных случаев, прописанные в инструкции по заполнению.

Как заполнить графы «Прием на работу» в трудовой книжке

Нюанс 1

Перед тем как заполнять информацию о кадровом мероприятии, в части «Сведения о работе» указываем данные о том, где это событие случилось, т. е. вписываем название организации. Полное и короткое. Дальше по общим правилам делаем запись о приеме на работу. Она обязана дать короткие ответы на вопросы: когда, где и кем человеку предстоит трудиться.

Нюанс 2

Внесенная информация обязана соответствовать штатному расписанию.

Нюанс 3

Если предполагаются льготы, то название должности, специальности или профессии сотрудника обязаны соответствовать названию в квалификационных справочниках.

Еще «вчера» для молодых специалистов первый выход на работу являлся причиной появления первой записи в трудовой книжке, с которой начинался трудовой путь. Сейчас это ушло в прошлое. Для новичков будут вестись исключительно электронные документы.

Зато у тех, кто устраивается к новому работодателю и уже имеет на руках бумажный документ и не захотел переходить на новый формат работы, книжке на бумажном носителе предстоит вестись по прежним правилам. Вот пример — раздел «Сведения о работе»:

Советуем прочитать: как принять на работу нового сотрудника

Внесение записи о переводе в трудовую

При внутреннем переводе у сотрудника меняется должность. Например, если его повысили. Но организация и отдел остаются прежними. Заполняем так:

Если сотрудника переводят в другой отдел, то это указывается, и тогда это выглядит так:

Как внести запись о совместительстве в трудовой

Когда я сразу после окончания университета начинала свою деятельность в отделе кадров, ко мне обратилась сотрудница, работающая в нашей организации по совместительству, с требованием внести запись о ее работе в трудовую книжку, тогда я не знала, что информацию заполняют по основному месту деятельности. Так как в нашей компании ТК этой сотрудницы не хранилась, она обратилась к специалисту по кадрам по основному месту с требованием выдать ей документ для внесения записей в нашей компании. К счастью, в той компании работал более опытный кадровик, который разъяснил мне, начинающему специалисту, и своей работнице, как нужно поступать в таких ситуациях.

Если у сотрудника-совместителя нет основного места работу, то ему вносят записи по его желанию на работе по совместительству.

Здесь инструкция такая:

1. В первой колонке, как всегда, ставим порядковый номер.
2. Во второй заполняем дату, когда человека приняли на дополнительную работу.
3. В третьей записываем о приеме по совместительству. Указываем отдел и должность.
4. В четвертой проставляем дату и номер приказа.

Вот как это выглядит:

Подробнее: как вести трудовую книжку совместителя

Как правильно оформить в трудовой запись об увольнении

Вносим данные по той же схеме. Здесь нюансы такие:

• информация заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть). Без них данные рискуют вызвать подозрение и трудности у владельца книжки в будущем;
• при указании основания увольнения указывается не только пункт статьи ТК, но и ее часть (ст. 84.1 ТК РФ).

Подробнее: как внести в трудовую книжку запись об увольнении

При частой смене работодателей рано или поздно раздел «Сведения о работе» закончится, и мы уткнемся в раздел «Сведения о награждениях». Вносить информацию о работе сюда нельзя. Что делать? Оформить вкладыш и продолжить записи в нем.

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях» в трудовой книжке

Пролистываем ТК вперед. Находим раздел «Сведения о награждениях». Дальше инструкция такая:

1. В центральном разделе, как при трудоустройстве, пишем название организации.
2. В соответствующих местах проставляем номер внесения и дату награждения.
3. В графе 3 записываем, кем работник награжден, за что и какой наградой.
4. Последним пунктом указываем документ: основание награждения, дату и номер.

Есть тонкости:

• как бы ни хотелось поощрить сотрудника красивой записью, делать это мы можем исключительно с оглядкой на порядок заполнения;
• при увольнении информация заверяется ответственным лицом и печатью (при наличии), ниже которых работнику следует расписаться.

Сведения о награждении выглядят так:

Подробнее:

• как внести запись о награждении в трудовую книжку;
• как внести благодарность в трудовую книжку.

Как вносить исправления в записи в трудовой книжке

Существуют 4 основных причины внесения исправлений в ТК. Все они четко прописаны в инструкции по заполнению. Вот как их правильно делать.

При смене ФИО и даты рождения:

1. Запрашиваем подтверждающие документы.
2. Открываем первую страницу. Обычной сплошной линией зачеркиваем неверный текст.
3. Рядом вносим верный, ориентируясь на подтверждающие бумаги.
4. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
5. Заверяем написанное.

При получении новой квалификации, профессии, специальности:

1. Открываем первую страницу.
2. Находим нужное.
3. Ничего не зачеркиваем.
4. После имеющихся данных ставим запятую и дописываем новые.
5. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
6. Заверяем написанное.

Часто встает вопрос, как заполнять трудовую книжку при изменении названия организации. Тут инструкция такая:

1. Открываем последнюю запись в разделе «Сведения о работе».
2. В центральной, третьей, колонке пишем, что организация (указываем прежнее название) с такого-то числа переименована в (указываем новое название).
3. В соответствующем месте указываем основание переименования, дату и номер.

При ошибках в сведениях о работе сотрудника инструкция следующая:

1. Открываем нужную страницу.
2. Находим ошибку.
3. Никаких зачеркиваний!
4. Ставим следующий порядковый номер и дату внесения изменений. В центральном, третьем, разделе пишем: «Запись за номером таким-то недействительна». Дальше правильный текст.
5. Отмечаем основание внесения поправки.

Вот как это выглядит на примере:

Подробнее: как исправить запись в трудовой книжке

Как заполнять дубликат трудовой книжки

Порядок такой:

1. Берем чистый бланк.
2. На титульный лист ТК (дубликате) сверху пишем «Дубликат».
3. Заполняем титульный лист, предварительно проверив актуальность информации.
4. Переворачиваем лист и открываем страницы 2–3. В первые строчки третьей графы записываем общий трудовой стаж сотрудника на момент трудоустройства в вашу организацию.
5. Далее по общим правилам вносим информацию обо всех периодах трудоустройства гражданина.
6. Аналогично вносим в нужный раздел данные о награждениях.

Здесь тоже имеются нюансы:

• данные в дубликат вносим исключительно из разложенных перед нами правильно заверенных подтверждающих документов от предыдущих работодателей;
• внесенную информацию не заверяем.

Подробнее: как восстановить трудовую книжку

Как заверять копию трудовой книжки

Порядок такой:

1. На свободном поле каждого листа ставим штамп «Верно» или «Копия верна».
2. Рядом отмечаем ФИО и должность ответственного должностного лица.
3. Тут же проставляется его подпись.
4. Ниже ставится дата.
5. На все записи ставится печать организации при ее наличии.
6. В отдельном месте указывается место хранения оригинала.
7. В некоторых случаях на копии после последней записи пишется и заверяется фраза: «Сотрудник работает по настоящее время такое-то».

Подробнее: как заверить копию трудовой книжки

Как видим, ничего сложного. Почаще заглядывать в инструкцию по заполнению, и правильное оформление трудовой книжки не вызовет сложностей даже у новичков!

Часто задаваемые вопросы по теме