Наконец-то новый сотрудник найден, условия работы и зарплаты обговорены. Осталось оформить кадровую документацию при приеме новичка на предприятие. Разберемся, каков порядок приема на работу и как оформить сотрудника без ошибок, чтобы избежать трудовых споров и штрафных санкций. Мы подготовили простой пошаговый алгоритм.
НПА, регулирующие порядок приема на работу
Основной закон, который регулирует порядок приема граждан на работу, — Трудовой кодекс РФ. Правила о трудоустройстве указаны в главе 11, а конкретная процедура оформления приема на работу — в ст. 68 ТК РФ.
Непосредственно порядок оформления приема сотрудника в организацию касается многих мероприятий: работы с документацией, составления трудового договора, внесения записей в трудовую книжку, отправки отчета ЕФС-1 и т. д. В соответствии с этим, каждое направление регулируют разные НПА, например:
- утверждение форм первичной учетной документации — Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1;
- правила сообщения работодателем о заключении ТД или ГПХ с госслужащим — Постановление Правительства РФ № 29 от 21.01.2015;
- порядок ведения трудовых книжек — Приказ Минтруда РФ № 320н от 19.05.2021;
- электронные трудовые книжки (ЭТК) — ФЗ № 439 от 16.12.2019;
- формы составления сведений о трудовой деятельности и порядок их заполнения — Постановление правления ПФ РФ № 245п от 31.10.2022, Приказ Минтруда РФ № 713н от 10.11.2022;
- правила делопроизводства в госорганах — Приказ Росархива № 71 от 22.05.2019;
- порядок проведения медосмотров — Приказ Минздрава РФ от 28.01.2021 № 29Н;
- регулирование трудовых отношений — Постановление Правительства РФ № 511 от 30.03.2022, Постановление Правительства РФ № 1365 от 01.08.2022 и др.
Для сведения: что проверяет служба безопасности при приеме на работу
Алгоритм приема на работу
Чтобы не навлечь на компанию претензии со стороны контролирующих органов и сотрудника, надо соблюдать предусмотренный законом порядок трудоустройства. Есть два основных этапа:
- Новый сотрудник предоставляет документы, необходимые для приема в компанию сотрудника.
- Кадровая служба компании оформляет всю документацию.
Четкий алгоритм избавит кадровиков от неточностей при приеме сотрудника:
- запросить у будущего сотрудника основные документы;
- проверить, нет ли у него предусмотренных законом ограничений на выбранную вакансию;
- выдать ему направление на медосмотр (если для конкретной работы это предусмотрено по закону);
- дать сотруднику на подпись обязательные документы о соблюдении должностных обязанностей и трудового графика;
- подписать трудовой договор;
- издать приказ о приеме на работу (необязательно);
- внести запись о приеме в организацию в трудовую книжку (если есть);
- отправить отчет о приеме нового сотрудника в Соцфонд.
Шаг первый: анализ документов кандидата
Сначала кадровику предоставляют заявление о приеме на работу и пакет документов. Список обязательных документов при приеме указан в статье 65 ТК РФ. Среди них:
- удостоверение личности (паспорт);
- трудовая книжка или выписка из электронной трудовой (за исключением тех, кто поступает на работу впервые);
- страховое свидетельство в системе пенсионного страхования (СНИЛС) или его электронный вариант;
- диплом, аттестат или иной документ об образовании;
- военный билет (для военнообязанных);
- справка о несудимости (для должностей, где не допускают людей с судимостью).
Дополнительно кадровики вправе попросить работника предъявить иные документы, в зависимости от специфики работы. Например, ИНН, анкету или автобиографию, медкнижку или справку (например, для общепита, детских учреждений, работ с вредными условиями труда). Иногда кадровики просят принести несколько фото для личного дела.
Если осуществляют прием иностранцев, то дополнительно понадобятся полис ДМС — для высококвалифицированных специалистов, разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание в РФ, вид на жительство (ст. 327.3 ТК РФ).
Может пригодиться: как принять на работу гражданина Казахстана
Не числится среди обязательных и заявление о приеме на работу. Но во многих компаниях его используют. Если это необходимо, составьте его в свободном виде. Единого шаблона заявления нет. Пишут его на имя директора, отмечают Ф.И.О. и должность работника, день, когда он начнет работать.
Вот образец, как сотруднику составить заявление о приеме в организацию:
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Шаг второй: медицинский осмотр, при необходимости
Проверьте, обязаны ли ваши сотрудники пройти предварительный медосмотр при приеме в организацию. Его надо пройти до подписания трудового соглашения. Это касается тех, кто выполняет обязанности с вредными и опасными условиями труда, и представителей ряда профессий. Медосмотры при приеме на работу обязательны для работников следующих сфер (ч. 1 и 2 ст. 220 ТК РФ, п. 1 порядка, утв. Приказом Минздрава РФ № 29н от 28.01.2021):
- транспортных компаний;
- пищепрома, общепита и торговли;
- водопроводных сооружений;
- медорганизаций;
- детских учреждений.
Иные виды работ и вредные факторы, при выполнении которых сотрудники обязаны проходить медосмотр, устраиваясь на работу, перечислены в Приказе Минтруда РФ № 988Н, Минздрава РФ № 1420Н от 31.12.2020. В их числе работы в нефтегазовой отрасли, в лесной промышленности, на гидрометеорологических станциях, высотные, подземные, водолазные, вахтовые работы и др.
Вся ответственность по оплате и организации медосмотров при приеме на предприятие возлагается на работодателя. Если ваши сотрудники обязаны проходить медосмотр, выдайте им направление под подпись. Если сотрудник прошел процедуру за собственный счет, то он вправе требовать компенсацию.
Подробнее: как направить на медосмотр
Шаг третий: ознакомление с ЛНА работодателя
При приеме новичка на работу еще до заключения договора обязательно ознакомьте его с внутренними нормативными актами, которые регулируют правила работы и оплаты труда персонала (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). К ним относятся, например, следующие документы:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- коллективный договор;
- должностные инструкции;
- положения об оплате труда и премировании;
- инструкции по охране труда и т. д.
Недостаточно только дать сотруднику прочитать документы при приеме на работу. Сотруднику необходимо подтвердить, что он ознакомился с ними, личной подписью и получить копии инструкций.
Шаг четвертый: заключение трудового договора
Когда документы сотрудника проверены и медосмотр пройден, наступает важный этап приема на работу — заключение трудового соглашения. Это надо сделать не позже, чем через три дня после того, как человек фактически принят на работу и начал трудиться в компании (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Договор заключают письменно в двух экземплярах: один отдают сотруднику, другой оставляют в отделе кадров. Эти экземпляры надо подписать. От работодателя подпись ставит глава предприятия или уполномоченное им должностное лицо.
На экземпляре, который остается на хранении в организации, сотрудник подтверждает подписью, что ему отдали на руки второй экземпляр (ст. 67 ТК РФ).
В договоре надо указать основные условия сотрудничества (ч. 2 ст. 57 ТК РФ):
- название и адрес предприятия;
- должность по штатному расписанию, подразделение;
- дату начала работы;
- оплату труда (оклад, надбавки и др.);
- режим труда и отдыха;
- гарантии и компенсации за вредные факторы;
- условия труда на рабочем месте;
- условия испытания;
- информацию о соцстраховании.
Затем договор регистрируют в журнале учета (если он ведется).
Шаг пятый: подписание документов о материальной ответственности, неразглашении и других обязательствах
С некоторыми категориями сотрудников при приеме на работу дополнительно надо заключить соглашение о материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ). Это относится к работникам, которые работают с деньгами или обслуживают материальные, товарные ценности.
Надо знать: кого можно назначить материально ответственным лицом
Полный перечень работ и должностей, для которых требуется такой договор при приеме на предприятие, указан в Постановлении Минтруда и соцразвития РФ № 85 от 31.12.2002. Среди них, например:
- кассиры, контролеры;
- экспедиторы;
- водители-инкассаторы;
- сотрудники, работающие с наличными деньгами при обслуживании банкоматов и сейфов клиентов;
- руководители организаций и отделов торговли, общепита, гостиниц, бытового обслуживания, их заместители, товароведы, продавцы;
- заведующие складов, ломбардов, камер хранения;
- руководители аптечных пункт, их замы, провизоры, технологи, фармацевты;
- завхозы, коменданты зданий, кладовщики;
- старшие медсестры медорганизаций и др.
По закону, обрабатывать персональные данные есть возможность только с согласия их владельца (ст. 6, ст. 9 ФЗ № 152 от 27.07.2006). При приеме на работу придется взять с новичка минимум два вида согласия. Первое стандартное — на обработку персданных. Второе — на распространение, оно требуется, если работодателю, в силу обстоятельств, приходится передавать личные реквизиты сотрудника третьим лицам. К примеру, когда кадровым учетом и бухгалтерией в компании занимается аутсорсинговая компания.
Подробнее: как составить согласие на обработку персональных данных
Обратите внимание, что если в компании строгий режим, в котором есть коммерческая тайна, то сразу при приеме на работу придется предоставить сотруднику на подписание документы, запрещающие ее разглашать (ФЗ № 98 от 29.07.2004).
Проведите при приеме сотрудника вводные инструктажи по охране труда до начала работы (ст. 219 ТК РФ, Постановление Правительства РФ № 2464 от 24.12.2021) и отметьте этот факт в журнале учета.
Если принимаете в компанию несовершеннолетнего сотрудника, то надо учесть некоторые нюансы его приема. Подробности — в таблице:
| Возраст сотрудника, лет | Согласие от родителей | Нюансы приема на работу |
|---|---|---|
| От 15 до 16 | Не понадобится | Допускается легкий труд. Соглашение несовершеннолетний подписывает собственноручно, но если на производстве есть вредные факторы для ребенка, то родители вправе потребовать расторгнуть договор |
| 14 | Понадобится разрешение одного из родителей | Допускается легкий труд при условии, что это никак не скажется на успеваемости ребенка в школе |
| Младше 14 | Понадобится разрешение одного из родителей и разрешение органа опеки и попечительства | Есть ограничение по сферам деятельности, например, допустимо устроить ребенка в театр, цирк, кино |
Шаг шестой: издание приказа (если издают)
Издавать приказ о приеме на работу или нет — теперь на усмотрении работодателя (ст. 68 ТК РФ). Основанием для выпуска такого распоряжения служит заключение трудового договора. Если решили его издать, то есть возможность взять форму № Т-1 из Постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004 или составить бланк самостоятельно.
Подробнее: как составить приказ о приеме на работу
В приказе о приеме нового сотрудника укажите следующие сведения:
- наименование компании полностью, код ОКПО;
- Ф.И.О. главы компании;
- дата и номер распоряжения;
- реквизиты трудового договора;
- Ф.И.О. и должность нового коллеги;
- условия приема на работу (рабочий график, условия оплаты труда, период испытания и др.).
Дата выпуска приказа о приеме на работу обычно совпадает с датой подписания трудового соглашения.
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Раньше одновременно с распоряжением о приеме на работу оформляли личную карточку трудящегося по форме Т-2 или утверждали собственный бланк. В нее вносили основную информацию о работнике.
Шаг седьмой: внесение записи в трудовую книжку (если ведется) и отправка отчета в СФР
Если работник не отказался от бумажного варианта трудовой книжки, то при его приеме надо внести следующую запись не позже чем через 5 дней после трудоустройства (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. 2 порядка из Приказа Минтруда РФ № 320н).
Запись в разделе «Сведения о работе» внесите на основании приказа о приеме на работу (ч. 1 ст. 68 ТК РФ, п. 9 порядка из Приказа № 320н).
Дополнительно надо отправить сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР) по специальной системе. Это делается при приеме на работу для всех работников: и тех, кто оставил бумажный вариант книжки, и тех, кто выбрал электронную. С 2023 г. вместо разных форм надо отправлять только один отчет — ЕФС-1, утв. Постановлениями ПФР от 31.10.2022 № 245п, № 246п (ранее — форма СЗВ-ТД). Она состоит из двух разделов, но при трудоустройстве сотрудника требуется заполнить только:
- титульный лист;
- подраздел 1 из раздела 1;
- подраздел 1.1 из подраздела 1.
Подробнее: как заполнить отчет по форме ЕФС-1
На действующих сотрудников подают отчет до 25-го числа месяца после отчетного квартала. Но когда принимают нового работника, то эти разделы отчета отправить следует в этот или на следующий рабочий день.
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Куда сообщить о приеме на работу сотрудника
Есть несколько основных правил, куда надо сообщить о том, что принят новый сотрудник. При приеме в организацию мужчин, состоящих на воинском учете, необходимо уведомить военкомат в течение 5 дней после их трудоустройства (п. 32 положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства № 719 от 27.11.2006).
Если ваш новый коллега — бывший государственный или муниципальный служащий, то закон обязывает сообщать на бывшее место службы о его приеме на новое место работы. Делать это надо не позже, чем через 10 дней после оформления с ним трудового соглашения. При условии, что еще не прошло 2 года после его увольнения с госслужбы (ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ). Как это сделать, установлено Постановлением Правительства № 29 от 21.01.2015.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как отказать соискателю в приеме на работу. Используйте эти инструкции бесплатно.
Ответственность за нарушения при приеме на работу
За каждое нарушение, связанное с неправильным оформлением при приеме сотрудника на работу, грозят внушительные штрафы по ст. 5.27 КоАП. В зависимости от нарушений, компании грозят разные суммы штрафов:
- если работодатель заключил соглашение с работником, не предоставившим все обязательные по закону документы, для должностных лиц штраф от 1000 до 5000 руб., а для компании — от 30 000 до 50 000 руб. За повторное нарушение штраф возрастет до 70 000;
- если не заполнили трудовую книжку — до 50 000, за повторное нарушение — до 70 000;
- если допустили неточности в договоре или не заключили его вовсе — штраф до 100 000, за повторное нарушение — до 200 000 руб.;
- если отсутствует заключение о прохождении сотрудником предварительного медосмотра — до 70 000;
- если трудящийся не поставил подпись, подтверждающую, что он ознакомился с внутренними правилами и инструкциями, — до 70 000.
Если не уведомить военкомат о новом сотруднике, подлежащем воинскому учету, то грозит штраф до 3000 рублей (ст. 21.1 КоАП РФ).
Если работодатель не сообщит о приеме бывшего госслужащего на бывшее место его службы, то руководителя вправе оштрафовать на 20 000-50 000 рублей, а компанию — на 100 000-500 000 рублей (ст. 19.29 КоАП РФ).
-
Ломова Анна
2023-08-14 14:31:31Иногда кадровики опасаются, что их оштрафуют за несовпадение дат подписания договора и начала работы. Но, по закону, эти даты могут не совпадать (ст. 61 ТК РФ). Здесь главное — соблюсти требование заключить договор не позже, чем через три дня после фактического начала работы. Например, можно подписать договор 31 августа, а дату начала работы — 1 сентября. А как вы обычно указываете эти даты?
