158988
Оставить комментарий Распечатать

Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки

Размер шрифта:

Мало кто задумывается, для чего нужна копия трудовой книжки, пока ее не требуют. Но как только вы обратитесь к новому работодателю, в банк или за пособием, например, по безработице, вам потребуется такой документ. Причем правильно оформленный, иначе придется его переделывать.

Содержание

Без заявления — никаких документов

Прежде чем рассказать, как правильно заверить трудовую книжку, если работает по настоящее время сотрудник, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он обращается к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, обращение составляют произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление составляют от руки или с помощью компьютера. В последнем случае важно подписать заявление лично.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки:

Работодатель вправе уточнить в локальных нормативных актах иную форму обращения за трудовой. В таком случае нужный бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам. Дополнительно есть возможность прописать, кому направлять заявление. К примеру, если подлинник документа находится в отделе кадров, логично обращаться напрямую к начальнику отдела, а не в секретариат.

ВАЖНО!
Причины для обращения за копией разные — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. И если в разработанной на предприятии форме заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ расценивают это как нарушение законодательных норм.

Рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. И не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки, с учетом требований к образцу, как заверить копию трудовой книжки в 2022 году, и его обязательных реквизитов.

Все документы предоставляют бесплатно. Отказаться их предоставить работодатель не может, это противоречит ТК РФ.

Материал по теме С 1 июля меняется стандарт работы с первичкой и трудовыми книжками

Как заверяют копию бумажной трудовой книжки

Копия, выданная по запросу работника, — это официальная бумага, которая соответствует определенным требованиям. Разберем пошагово, что надо сделать, и покажем, как заверить ТК, которую ведет работодатель на бумажном носителе.

1. Отсканировать и распечатать все заполненные листы, начиная с титульного.

2. На каждом листе текст разрешено печатать только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его примут не во всех организациях.

3. Проверьте, что текст после печати четкий и легко читаемый.

4. Пронумеруйте и прошейте листы, как это делают нотариусы. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.

5. Заверять необходимо каждую из страниц. Это делает лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.

6. На основании п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.

7. Отметку о заверении дополняют записью, где подлинник трудовой книжки находится, если документ готовится для предоставления в другую организацию. В том же ГОСТ Р 7.0.97-2016 дается и корректная надпись, которую надо использовать кадровику, — «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год». Эта надпись необходима, чтобы проинформировать о месте хранения оригинала получателя копии.

8. Согласно ГОСТу, отметку о заверении допускается проставлять с использованием специального штампа.

Вот образец, как заверить трудовую книжку в 2022 году:

9. Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Но в РФ некоторые компании освобождены от обязанности использовать круглые печати, и они физически не могут их проставлять. Заверенные ими документы имеют такую же силу, даже если печать не стоит.

10. Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их. В противном случае получатель не сможет прочитать сведения, и работнику придется вернуться.

11. В некоторых случаях работники просят написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, и делать такую запись допустимо.

Все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Банки, ПФР и иные организации вправе вводить собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.

Учитывая правила ГОСТа, образец, как заверить трудовую книжку для банка по новым правилам в 2022 году, выглядит так:

Частые ошибки

Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад, и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, распечатайте образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем, и держите всегда под рукой.

На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания:

  • из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно ставить печать так, чтобы она не мешала;
  • сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит;
  • нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия;
  • при внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ признают недействительным и вернут человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист заново сканируют, распечатывают и вносят верные сведения;
  • не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

Внимательно изучите и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Где еще получить заверенную копию

До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя — в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией. Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он с паспортом обращается к нотариусу. В нотариальной конторе заверят копию трудовой и работающему человеку. Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.

Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.

ВАЖНО!
Нотариус вправе делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом заверяет трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию. Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость уточняйте в конкретной нотариальной конторе.

Как получить копию, если трудовая книжка электронная

С 2021 года все вновь поступающие на работу граждане не получают бумажные трудовые книжки, им заводят электронные. Но даже если ваш стаж уже большой, к началу 2021 года всем предлагали определиться, хотят ли они вести сведения о трудовой деятельности на бумаге или согласны на электронную книжку. Даже если работник не соглашался, от работодателя требовали перенести все данные в специальную информационную базу ПФР, и в фонде есть возможность получить копию электронной трудовой книжки.

Самый простой вариант — зайти на сайт госуслуг, выбрать категорию «Работа и занятость», затем строку «Выписка из электронной трудовой книжки». В течение нескольких минут после запроса (кнопка «Получить выписку») придет электронный документ со сведениями о вашей трудовой деятельности, подписанный усиленной цифровой подписью. Выглядит он так:

Сколько действует копия

На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока действует заверенная работодателем или нотариусом, полученная на портале госуслуг копия трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях устанавливают определенные требования. Обычно «срок годности» документа — не более 30 дней. При обращении за крупными суммами потребуют копию, подготовленную в течение 3-14 дней.

ВАЖНО!
Если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземпляр, сделанный ранее, уже недействителен. Его надо переделывать.
  • 2022-05-04 08:54:49
    Даже если подлинник трудовой книжки находится не у работодателя, а в компании, которая ведет кадровую деятельность, заявление на оформление копии вы подаете руководителю. И за допущенные ошибки тоже придется отвечать ему.
Оставить комментарий Распечатать
Мотрой Алена
Мотрой Алена Журналист

В 2004 г. окончила факультет журналистики МолдГУ по специальности "Журналистика и наука общения". В 2003-2011 работала в известных молдавских социально-политических изданиях. После переезда в РФ, с 2014 г. сотрудничаю с российской онлайн-прессой