По роду деятельности сотрудник может исполнять свои обязанности, не только находясь на стационарном рабочем месте, но и за пределами стен предприятия и даже в другом городе. При этом он несет материальные расходы, которые работодатель ему компенсирует. Возникает вопрос: нужно ли компенсацию разъездного характера работы облагать налогами и взносами? Давайте разбираться.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Компенсация за разъездной характер работы — это деньги, которые организация возвращает сотруднику за траты.
- Они включают расходы на проезд и проживание, а также суточные.
- Такие выплаты не считают доходом, поэтому они не облагаются налогом или взносами.
- Чтобы не платить налог, нужно четко указать в договоре, что работа разъездная.
- Если это не написать, придется оформлять командировку каждый раз.
Какая компенсация может быть за разъездной характер работы
Когда сотрудник находится за пределами населенного пункта, где работает и проживает, ему нужно:
- заплатить за проживание;
- оплатить проезд туда и обратно;
- производить иные расходы, связанные с исполнением трудовых обязанностей.
Работодатель компенсирует работнику затраты, а понятие компенсации дается в статье 264 НК РФ. Здесь сказано, что компенсация — это покрытие расходов персонала, произведенных в ходе исполнения служебных обязанностей. Исходя из определения, делаем вывод: компенсационные выплаты — это не доход физического лица, а лишь возмещение расходов.
К компенсационным выплатам относятся:
- расходы на проезд (сотрудник прилагает билеты, чеки на бензин, если использует собственную или служебную машину);
- оплата проживания (документы из гостиницы, договор найма жилья, другие подтверждения затрат);
- суточные;
- иные понесенные расходы, связанные с исполнением должностных обязанностей.
Все затраты подтверждаются документально, кроме суточных.
Надо знать:
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы установить разъездной характер работы персоналу.
Облагается ли налогами компенсация за разъездной характер работы
С доходов физических лиц работодатель, как налоговый агент, обязан удержать НДФЛ. Но компенсационные выплаты освобождаются от налога. Об этом сказано в статье 217 НК РФ.
Суточные не облагаются налогом на доходы физических лиц только в сумме, установленной законодательством:
- по России — в размере 700 рублей в сутки;
- за ее пределам — в размере 2500 рублей в сутки.
Может пригодиться: как прописать в трудовом договоре условие о разъездном характере работы
Что касается налога на прибыль, налогоплательщик вправе уменьшить налогооблагаемую базу на компенсационные выплаты, руководствуясь положениями пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Для подтверждения расходов работник составляет авансовый отчет с приложением первичных документов, что служит основанием для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и подтверждения того, что оплата носит компенсационный характер.
Авансовый отчет для получения компенсации за разъездной характер работы заполняется подотчетным лицом
Облагается ли взносами компенсация за разъездной характер работы
Компенсационные выплаты не подлежат обложению взносами, об этом сказано в пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.
Из личного опыта: сложность в отношении удержания НДФЛ возникает, если автомобиль сотрудника с разъездным характером работы находится в аренде у компании. Нужно четко определить, какие расходы — компенсация в рамках специфики работы, а что связано с договором аренды автотранспорта.
Читайте также: как вести учет компенсаций за разъездной характер труда
Часто задаваемые вопросы по теме
-
Что входит в понятие «компенсация за разъездной характер работы»?
Это — денежные средства, выдаваемые сотруднику на возмещение понесенных им расходов в момент нахождения вне стационарного рабочего места.
-
Облагаются ли суточные НДФЛ?
Не облагаются в пределах законодательно установленных норм.
-
Облагается ли компенсация за разъездной характер работы страховыми взносами?
В пределах норм не облагается.