Важно
Минфин утвердил КБК для НДФЛ на 2025 год 
По роду деятельности сотрудник может исполнять свои обязанности, не только находясь на стационарном рабочем месте, но и за пределами стен предприятия и даже в другом городе. При этом он несет материальные расходы, которые работодатель ему компенсирует. Возникает вопрос: нужно ли компенсацию разъездного характера работы облагать налогами и взносами? Давайте разбираться.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Компенсация за разъездной характер работы — это деньги, которые организация возвращает сотруднику за траты.
- Они включают расходы на проезд и проживание, а также суточные.
- Такие выплаты не считают доходом, поэтому они не облагаются налогом или взносами.
- Чтобы не платить налог, нужно четко указать в договоре, что работа разъездная.
- Если это не написать, придется оформлять командировку каждый раз.
Какая компенсация может быть за разъездной характер работы
Когда сотрудник находится за пределами населенного пункта, где работает и проживает, ему нужно:
- заплатить за проживание;
- оплатить проезд туда и обратно;
- производить иные расходы, связанные с исполнением трудовых обязанностей.
Работодатель компенсирует работнику затраты, а понятие компенсации дается в статье 264 НК РФ. Здесь сказано, что компенсация — это покрытие расходов персонала, произведенных в ходе исполнения служебных обязанностей. Исходя из определения, делаем вывод: компенсационные выплаты — это не доход физического лица, а лишь возмещение расходов.
К компенсационным выплатам относятся:
- расходы на проезд (сотрудник прилагает билеты, чеки на бензин, если использует собственную или служебную машину);
- оплата проживания (документы из гостиницы, договор найма жилья, другие подтверждения затрат);
- суточные;
- иные понесенные расходы, связанные с исполнением должностных обязанностей.
Все затраты подтверждаются документально, кроме суточных.
Надо знать:
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы установить разъездной характер работы персоналу.
Облагается ли налогами компенсация за разъездной характер работы
С доходов физических лиц работодатель, как налоговый агент, обязан удержать НДФЛ. Но компенсационные выплаты освобождаются от налога. Об этом сказано в статье 217 НК РФ.
Суточные не облагаются налогом на доходы физических лиц только в сумме, установленной законодательством:
- по России — в размере 700 рублей в сутки;
- за ее пределам — в размере 2500 рублей в сутки.
Может пригодиться: как прописать в трудовом договоре условие о разъездном характере работы
Что касается налога на прибыль, налогоплательщик вправе уменьшить налогооблагаемую базу на компенсационные выплаты, руководствуясь положениями пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Для подтверждения расходов работник составляет авансовый отчет с приложением первичных документов, что служит основанием для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и подтверждения того, что оплата носит компенсационный характер.
Облагается ли взносами компенсация за разъездной характер работы
Компенсационные выплаты не подлежат обложению взносами, об этом сказано в пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.
Из личного опыта: сложность в отношении удержания НДФЛ возникает, если автомобиль сотрудника с разъездным характером работы находится в аренде у компании. Нужно четко определить, какие расходы — компенсация в рамках специфики работы, а что связано с договором аренды автотранспорта.
Читайте также: как вести учет компенсаций за разъездной характер труда
Часто задаваемые вопросы по теме
-
Что входит в понятие «компенсация за разъездной характер работы»?
Это — денежные средства, выдаваемые сотруднику на возмещение понесенных им расходов в момент нахождения вне стационарного рабочего места.
-
Облагаются ли суточные НДФЛ?
Не облагаются в пределах законодательно установленных норм.
-
Облагается ли компенсация за разъездной характер работы страховыми взносами?
В пределах норм не облагается.
