Компенсация за разъездной характер работы водителям-дальнобойщикам

Компенсационная выплата устанавливается в ЛНА фиксированной суммой, процентом от должностного оклада или за каждый день нахождения в рейсе. Предприятие учитывает компенсацию при начислении заработной платы за первую и вторую или только за вторую половину месяца, выплачивает в установленный на предприятии срок.

Компенсация рассчитывается за каждый день нахождения в поездке, включая выходные и праздники.

Для исчисления НДФЛ датой получения дохода является дата выплаты. Никакой путаницы это правило не вызывает, т.к. является стандартным.

Учтите, что с 1 января 2024 года компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах норматива:

• 700 руб./день — при поездках по России;
• 2500 руб./день — в зарубежных рейсах.

Что касается авансового отчета, то он оформляется после возвращения из рейса и никаким образом не связан с оплатой компенсации за разъездной характер работы.

Как правильно оформлять авансовые отчеты, если водители получают суточные авансом и отчитываются по ним в конце месяца?

Водителям выплачиваются суточные авансом, и они подают авансовый отчет с чеками и прочими расходами в конце месяца. Однако компенсация за разъездной характер работы выплачивается в следующем месяце. Как правильно оформлять такие авансовые отчеты, чтобы не возникало путаницы с начислениями и выплатами?

Отвечает Дорофеева Ирина

Суточные — это средства, оплачиваемые сотруднику для компенсации расходов в служебной командировке. Их размер устанавливается в ЛНА.

При этом, если работа водителя носит разъездной характер и это закреплено в трудовом договоре, направление водителя в длительный рейс — это не командировка.

В Письме Минфина от 07.02.2024 № 03-04-06/10296 указано, что, согласно НК РФ, датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировке.

Каким документом показывать начисление суточных за месяц, если не использовать авансовый отчет?

На каком основании фиксировать начисление суточных за месяц? Если авансовый отчет не подходит для этого, то какой документ следует использовать для отображения данных расходов? Как избежать путаницы с задолженностью организации перед подотчетным лицом?

Отвечает Дорофеева Ирина

В Письме Минфина от 07.02.2024 № 03-04-06/10296 указано, что согласно НК РФ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировке. Однако, учитывая, что выплата суточных сотрудникам, имеющим разъездной характер работы, не связана с командировкой, датой получения дохода является фактическая дата выплаты.

Как и в каком размере выплачивать суточные при разъездном характере работы — решает работодатель и закрепляет эти правила в ЛНА.

Если они начисляются по итогам месяца, то удобно опираться на данные, содержащиеся в табелях учета рабочего времени, путевых листах и т.п.

Авансовые отчеты оформляются в соответствии с Указаниями по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет (форма АО-1)», если предприятие применяет эту форму. Указания утверждены постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55.

Если разработан собственный бланк, то правила его заполнения указывают в ЛНА.

Как учесть расходы, понесенные за предыдущий месяц, если они были выплачены в текущем месяце?

Как правильно учитывать расходы, которые были понесены в предыдущем месяце, но выплачены в текущем? Можно ли показывать в авансовом отчете за один месяц сумму, выплаченную в следующем? Как расходовать деньги, если рейс начинался в одном месяце, а закончился в другом?

Отвечает Дорофеева Ирина

При направлении водителя в рейс ему, как правило, под отчет выдается некоторое количество денег для покрытия возможных путевых расходов.

Водитель, тратя подотчетные средства, собирает оправдательные документы: чеки, квитанции и т.п., которые по окончании поездки сдает в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом (АО).

Если водитель потратил несколько больше, чем ему было выдано, то возникает перерасход, который необходимо возместить водителю после проверки и утверждения авансового отчета.

Согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой признания расходов по АО является дата его утверждения. Так что, если подотчетные средства выданы и рейс стартовал, например, в июне, а окончание рейса и авансовый отчет пришлись на июль, расходы принимаются в июле.

Сумма, выплаченная позже даты утверждения АО, фигурирует только в разделе «Перерасход выдан», где указывают выплаченную сумму перерасхода и подтверждающий документ.

Должны ли начисления компенсаций проводиться датой конца месяца или датой авансовых отчетов?

Следует ли производить начисление компенсаций за разъездной характер работы датой конца месяца или только датой авансовых отчетов? Как поступать, если рейсы пересекают конец месяца и компенсационные выплаты производятся в следующем месяце?

Отвечает Дорофеева Ирина

Компенсация за разъездной характер работы включается в начисление заработной платы за вторую половину месяца (вариант: за первую и вторую половины) в размере, предусмотренном ЛНА.

Эта выплата никак не привязана к авансовым отчетам, сдаваемым водителями в бухгалтерию по окончании рейса (см. Письмо Минфина от 07.02.2024 № 03-04-06/10296).

Если рейс начался в одном периоде, а завершился в другом, то компенсационную выплату следует начислять по итогам каждого периода.

Пример. В ЛНА установлена компенсация за разъездной характер работы в размере 700 руб./день при поездках по России. Водитель находился в рейсе с 20 июня по 7 июля. Компенсационная выплата за июнь составит 700 руб. х 11 дней = 7700 руб., за июль 700 х 7 дней = 4900 руб.

Как правильно учитывать дополнительные затраты в рейсе при разъездном характере работы?

В рейсе возникают дополнительные затраты, такие, как платные дороги, мелкий ремонт, мойка и шиномонтаж. Как их правильно отражать в бухгалтерском учете при разъездном характере работы водителей-дальнобойщиков? На основании каких документов и в каком порядке их учитывать?

Отвечает Дорофеева Ирина

Для решения вопросов, возникающих в пути, водителям, как правило, выдаются подотчетные средства.

Оплачивая необходимые товары, работы, услуги, водители обязаны получить и сохранить документы, подтверждающие оплату.

По окончании рейса чеки, квитанции и прочие подтверждающие документы передаются в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом (АО). Утвержденный авансовый отчет служит основанием для отражения расходов в бухгалтерском учете.

По общему правилу затраты, указанные в АО, отражаются датой авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Таким образом, если водитель отчитывается о потраченных деньгах в текущем месяце, то и затраты отражаются в текущем, даже если по факту они произведены в прошлом периоде.

Как правильно оформлять заключительные отчеты по рейсам, если рейсы пересекают месяцы?

Если рейсы дальнобойщиков начинаются в одном месяце и заканчиваются в другом, то как правильно оформлять заключительные отчеты? Как избегать путаницы с начислением и выплатой суточных и компенсаций за разъездной характер работы, если рейсы пересекают календарные месяцы?

Отвечает Дорофеева Ирина

Работа водителя-дальнобойщика — это не служебные командировки, а постоянный разъездной характер работы. Обратить внимание на это призывает Минфин в Письме от 07.02.2024 № 03-04-06/10296. В письме разъяснено, что моментом признания дохода в виде суточных при разъездном характере деятельности является дата их фактической выплаты.

Компенсация за разъездной характер работы начисляется по итогам месяца либо по итогам первой и второй его половины — порядок и размеры выплаты закрепляются в ЛНА.

Расходы, обозначенные в авансовом отчете (суточные водителей-дальнобойщиков в нем не фигурируют), признаются в месяце составления отчета.