Как учитывать расходы на оплату поездок работников в такси

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Сотрудник может оплачивать такси в командировке, если поездка служебная и экономически обоснована.
2. Для подтверждения нужны кассовые чеки или БСО и служебная записка с объяснением выбора такси.
3. НДС принимают к вычету только за проезд туда‑обратно к месту командировки — городские поездки вычитают лишь при наличии счёта‑фактуры от перевозчика.
4. Для работников с разъездным характером работы порядок оплаты и льготы закрепите в трудовом договоре или локальном акте.
5. На УСН «Доходы‑минус» расходы на такси можно учесть при наличии документов и деловой цели.

Оплата такси в командировке

Командированный сотрудник вправе использовать такси для поездок до аэропорта или ж/д вокзала, от места прибытия до отеля, а также для служебных перемещений в городе командировки. ТК РФ обязывает компанию-работодателя компенсировать оплату командировочных расходов, если они согласованы и экономически обоснованы (ст. 168 ТК РФ). Перечень расходов, порядок оплаты и отчетности по командировке закрепляется в локальном акте организации.

Основное для учета затрат — их производственных характер. Проезд на такси от отеля до театра для личных целей не будет признан обоснованным, а вот поездка от отеля до офиса партнера для переговоров — будет.

Узнайте, что можно можно оплачивать бизнес-картой

Чтобы обосновать оплату, получите от сотрудника служебную записку, где он поясняет, почему выбрал именно этот вид транспортного средства. Причины различны:

• срочность;
• отсутствие удобного общественного транспорта;
• необходимость перевезти важную документацию или оборудование;
• позднее время суток.

Этот документ станет важным звеном в цепочке подтверждения оплаты расходов.

Когда командированный сотрудник вернется на работу, он сдаст авансовый отчет, а к нему приложит все чеки об оплате, служебную записку с обоснованием.

Налоговый учет для налога на прибыль

Траты на поездку сотрудника к месту командировки и назад, включая такси, относятся к прочим расходам, которые связаны с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Поездку на такси от отеля до места встречи также разрешено учесть в составе затрат. Список трат в командировке по НК РФ открыт, а ТК РФ обязывает возмещать работнику все расходы, понесенные с ведома компании-работодателя (ст. 168 ТК РФ). Эти затраты учитываются на основании того же пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ или как прочие расходы (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Главное — это обоснованность оплаты и подтверждение трат.

Например, сотрудник ООО «PPT.ru» Пэпэтэшин П.П. находился в командировке в другом городе. Он произвел оплату наличными при поездке на такси от вокзала до гостиницы (500 руб.) и от гостиницы до офиса контрагента (300 руб.). К авансовому отчету он приложил чеки на оплату и служебную записку, где указал, что общественный транспорт в тот район не ездил, а пешком идти далеко. Обе суммы оплаты (800 руб.) компания вправе учесть в расходах при расчете прибыльного налога.

НДС при командировках

Принять к вычету НДС по чеку за такси можно только при оплате проезда к месту командировки и назад (п. 7 ст. 171 НК РФ). Для вычета достаточно, например, чека ККТ или БСО, где налог выделен отдельной строкой. Это прямо следует из п. 18 Правил ведения книги покупок (утверждены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

При оплате поездок на такси в период командировки (например, по городу) вычет НДС по чеку уже не предусмотрен. Для принятия налога к вычету в этом случае потребуется счет-фактура от поставщика услуг (ст. 171, 172 НК РФ). На практике это означает, что, если вы хотите заявлять вычет по оплате таких поездок, целесообразно заключить договор с перевозчиком (службой такси), который выставит счета-фактуры по итогам месяца.

Может пригодиться: как заполнять счет-фактуру

УСН

На УСН «Доходы» учесть расходы на оплату такси в командировке нельзя из-за особенностей объекта налогообложения.

С 2026 года перечень расходов на УСН «Доходы минус расходы» стал открытым из-за введения пп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Упрощенцы вправе обратиться к гл. 25 НК РФ, если не нашли вид расхода в ст. 346.16 НК РФ. По новым правилам плательщик УСН вправе учесть в расходах затраты на такси в командировке по пп. 13 п. 1 ст. 346 НК РФ или обратиться к пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Важно условие обоснованности расходов и их документальное подтверждение как для плательщиков налога на прибыль.

Бухгалтерский учет

В бухучете траты на такси в командировке — это расходы по обычным видам деятельности. Если командировка связана с покупкой, например, основного средства, то затраты на проезд могут включаться в его первоначальную стоимость.

Типовые проводки:

Оплата такси для сотрудников с разъездным характером работы

Если характер работы сотрудника связан с постоянными поездками (например, курьер, торговый представитель) — это прямо указывается в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Согласно ст. 168.1 ТК РФ, размеры и порядок оплаты, возмещения таких расходов устанавливаются коллективным договором, локалкой или непосредственно трудовым договором.

Узнайте, как оформить служебную поездку при разъездном характере работы

Например, издайте в компании специальное положение для сотрудников с разъездным характером работы или отдельный приказ. Закрепите в документах:

• список должностей, для которых характерен разъездной характер труда;
• условия, при которых разрешено использовать такси (срочность, перевозка груза, отсутствие общественного транспорта и т.д.);
• порядок оплаты, оформления и лимиты компенсации.

Подтверждением каждой поездки служит стандартный пакет документов: чек на оплату (ККТ, БСО), отчет сотрудника (служебная записка или иной установленный бланк) с указанием цели поездки и маршрута.

Налоговый учет для прибыльного налога

Траты на такси для сотрудников, у которых труд «разъездной», учитываются как прочие расходы по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Минфин подтверждает правомерность такого учета при условии документального подтверждения и обоснованности расходов (Письмо Минфина от 27.04.2022 № 03-04-06/38439).

Наличие правильно оформленного трудового договора и локального документа является ключевым для обоснования.

НДФЛ и страховые взносы

Разъездной характер труда — это условия труда сотрудника из трудового договора. Они не связаны с командированием сотрудника, но прямо зависят от выполнения сотрудником своих функций. Такие поездки работник выполняет в интересах работодателя. Возмещение оплаты за такси не облагайте НДФЛ и страховыми взносами (ст. 211 НК РФ, 422 НК РФ, Письмо Минфина от 20.03.2017 № 03-04-06/15815). Но необходимость служебной поездки на такси нужно обосновать. Если сотрудник производил оплату такси без необходимости или совершал маршруты по личным делам, то это доход сотрудника, с которого надо удержать НДФЛ и страховые взносы.

Учет на УСН «Доходы минус расходы»

Для упрощенцев с объектом «Доходы минус расходы» расходы на такси могут быть учтены. Статья 346.16 НК РФ позволяет учитывать расходы на оплату труда. Поскольку возмещение связано с выполнением установленной трудовой функции, ее можете обоснованно отразить в расходах при условии оплаты и наличия всех подтверждающих документов (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Важно не забывать про деловые цели поездки.

Бухгалтерский учет

Проводки в бухучете при совершении операции по оплате услуг такси для работника с разъездным характером работы могут различаться.

Вариант 1. Оплата напрямую перевозчику по безналу

Вариант 2. Сотрудник оплатил такси, потом отчитался (через подотчет)

Оплата такси для служебных поездок

Служебная поездка — это разовая поездка сотрудника, который обычно работает в офисе, для выполнения поручения в рабочее время в пределах населенного пункта. Это не командировка, она не требует выплаты суточных. Примеры служебной поездки: бухгалтер направлен в банк, юрист в суд, менеджер к партнеру в том же городе.

Для подтверждения расходов понадобится локальный акт, который регламентирует использование и оплату такси для служебных нужд. В нем закрепите порядок согласования поездки и перечень документов для компенсации.

Пример обоснованной поездки: бухгалтер на такси повез деньги в банк, чтобы положить их на расчетный счет. Личной машины у сотрудника нет, до остановки идти 20 минут, и в общественном транспорте везти 5 млн рублей опасно. Бухгалтер написал служебную записку на компенсацию оплаты поездки на такси, указав цель. Дополнительно к служебке приложен документ о внесении денежных средств на расчетный счет.

Из личной практики отмечу, что мы компенсировали работникам расходы поездки на такси, если они задерживались на работе, а в это время общественный транспорт уже не ходил. Замечаний от налоговой и аудиторов не поступало.

Налоговый учет для налога на прибыль

Расходы на такси для служебных поездок учитываются как прочие расходы по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Если поездка совершена в интересах работодателя и это документально подтверждено, то такие расходы экономически оправданы.

НДФЛ и страховые взносы

При корректном оформлении компенсация за служебную поездку на такси не облагается НДФЛ и страховыми взносами. У сотрудника не возникает экономической выгоды, так как поездка совершена в интересах работодателя. Выплата носит компенсационный, а не стимулирующий характер и не указана в перечне облагаемых выплат.

УСН

На УСН «Доходы» расходы на такси для служебных поездок принять нельзя. На УСН «Доходы минус расходы» такие расходы учитываются по аналогии с налогом на прибыль.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете затраты относятся на счета учета производственных затрат в зависимости от подразделения сотрудника (26, 44, 20 и т.д.). Проводки аналогичны приведенным выше.

Еще читайте: как компенсировать сотрудникам расходы на проезд к месту работы