2 899
Оставить комментарий Распечатать

Порядок компенсации расходов сотрудников за проезд к месту работы

Размер шрифта:

В крупных городах дорога на работу занимает, порой, не один час. А вахтовый метод и вовсе предполагает дорогостоящие поездки на дальние расстояния. Неудивительно, что короткая фраза «компенсация проезда к месту работы входит в соцпакет» сразу делает вакансию более привлекательной. Расскажем, как правильно оформить компенсацию проезда на общественном и личном транспорте.

НПА, регулирующие компенсацию транспортных расходов

До 2023 года Трудовой кодекс никак не регулировал возмещение транспортных расходов, связанных с проездом на работу. Статья 325 ТК РФ упоминает лишь право вахтовиков Крайнего Севера и приравненных территорий на оплачиваемый работодателем проезд один раз в год в отпуск и обратно.

За счет работодателя, то есть бюджета, также раз в году производится оплата дороги для социальных работников, сотрудников налоговой и таможенной службы, и прочих бесчисленных утомленных госслужащих, направляющихся в отпуск. Из мест отдыха их тоже возвращают за счет бюджетных средств.

Чтобы закончить речь о госслужащих, добавим, что оплата проезда к месту работы в ЗКГУ 2.0 (это продукт 1С — «Зарплата и кадровый учет в госучреждении») оформляется разовой выплатой.

ВАЖНО!
С 01 марта 2023 года вступили в силу поправки к ТК РФ (закон от 19.11.2022 № 545-ФЗ). Теперь работодатели обязаны оплатить проезд вахтовиков от места сбора (места нахождения работодателя) до работы без территориальных условий.

Таким образом, при вахтовом характере деятельности оплата проезда работника до места работы от пункта сбора стала обязанностью работодателя. Компенсация дорожных расходов до места сбора по-прежнему является его правом и прописывается в локальных нормативных актах предприятия.

Здесь же, в ЛНА, закрепляются и прочие компенсации оплаты дороги до места работы, места отпуска и т. п., равно как и все прочие социальные «плюшки» для сотрудников.

Случаи, когда работодатель оплачивает дорогу

Помимо необходимости каким-то образом добраться до работы (если речь не идет об удаленке), у сотрудников есть и прочие служебные обязанности. В том числе связанные с разъездами. Это, например, командировки, разъездной характер работы или перевод сотрудника в другой город (другую местность). Эти расходы работодатель оплачивает в силу ст. 168 и 169 ТК РФ.

Порой приходится соглашаться на вакансию в соседнем (или не очень соседнем) городе, и расходы на транспорт становятся весьма ощутимыми. В таком случае закономерно возникает вопрос: а может ли работодатель доплачивать за транспорт иногородним сотрудникам?

Да, может. Законодательство разрешает это сделать и даже включить компенсацию расходов на проезд в расходы для целей налогообложения. Для этого порядок назначения и выплаты компенсации за проезд надо подробно описать в коллективном или трудовом договоре.

Возмещение расходов за использование личного автомобиля

Обязанности по компенсации работнику расходов за дорогу на личном транспорте к месту использования отпуска и даже к месту работы у работодателя нет. Это только его добрая воля, закрепленная в ЛНА и основанная на нормах ст.188 ТК РФ.

Полный актуальный текст этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

О размере возмещения проезда чуть позже.

Подробнее: о компенсации за использование личного автомобиля

Порядок выплаты возмещения расходов на проезд

Прежде чем говорить о выплате компенсации, необходимо определить, в каком документе указывается оплата проезда до работы и обратно, поскольку на различных предприятиях и порядки разные.

Это и коллективный договор, и положение о порядке возмещения расходов на проезд, и трудовой договор, и дополнительное соглашение к нему. В документе указывается сумма и порядок возмещения расходов на личный транспорт, используемый в служебных целях.

Выплата компенсации, как правило, осуществляется вместе с заработной платой за вторую половину месяца.

Для сведения: как работнику компенсировать расходы на бензин

Сумма компенсации затрат на дорогу

Соглашаясь занять вакансию, поинтересуйтесь, как оплачивается на предприятии дорога на работу и обратно, если преодолевается она на собственном авто. Дело в том, что размер компенсации для целей налогообложения нормирован и составляет от 1200 до 1500 рублей в месяц в зависимости от объема двигателя автомобиля. Для мотоцикла и вовсе 600 рублей. Нормы не пересматривались с 2002 года, что не мешает некоторым работодателям ориентироваться на эти цифры.

Документы для оформления компенсации за дорогу

Как и прочие, расходы на возмещение затрат сотрудников на проезд к месту работы (месту сбора) требуют документального подтверждения. На крупных предприятиях, как правило, существует положение о порядке компенсации расходов на проезд. Если такой необходимости нет, такой порядок прописывают в коллективном или трудовом договоре. Вот какие документы понадобятся, чтобы при налоговой проверке не возникало каверзных вопросов:

  • заявление на компенсацию расходов на проезд к месту работы (отпуска) и обратно;
  • проездные документы, чеки, квитанции и т. п.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Заявление не обязательно подавать каждый месяц. По согласованию с руководством допустимо оформить его на продолжительный срок — квартал, полгода, год. Проездные документы сдаются в бухгалтерию ежемесячно в безусловном порядке.

  • 2023-07-20 15:20:16
    На некоторых предприятиях «оптимизируют» работу бухгалтера, устанавливая компенсацию за проезд в фиксированной сумме. Это в корне неверно. Налоговая при проверке обязательно признает это надбавкой к зарплате и доначислит все положенные налоги и взносы, даже не сомневайтесь.
Оставить комментарий Распечатать
Дорофеева Ирина
Дорофеева Ирина Бухгалтер

Стаж в должности главного бухгалтера коммерческих предприятий более 30 лет. Есть опыт работы финансовым директором и даже налоговым инспектором.