Служебный автомобиль: лизинг и риски

Навигация

Фабула

Торговая компания приобрела в лизинг и раздала менеджерам автомобили для текущей работы по заключению сделок, развозу мелких партий товара и пр. К налоговому консультанту бухгалтер такой компании обращается с вопросом оценки налоговых рисков расходов, связанных с таким имуществом.

Повседневные схемы

Для торговых и производственных компаний использование автомобильного транспорта стало обыденным явлением, но и для других видов бизнеса распространена ситуация, когда в лизинг приобретают автомобили класса «Премиум» для директоров (собственников) и топовых управленцев. Оформление оплаты ГСМ и расходов на обслуживание автомобилей (ТО и пр.) возможно только при до́лжном обосновании производственной необходимости использования транспорта в деятельности компании.

При отсутствии обоснования возникают риски комплексного характера:

• признание скрытой формы оплаты труда и переквалификация дохода сотрудника (НДФЛ);
• снятие расходов по налогу на прибыль (лизинговые платежи, ГСМ, техобслуживание, страхование);
• отказ в вычете НДС и пр.

Подтверждение обоснованности расходов

Производственная необходимость использования тех или иных видов основных средств закрепляется в учетной политике организации или другом локальном нормативном документе. При этом следует учитывать аргументы, используемые в юридической практике. Судебные прецеденты показывают целесообразность оформления путевых листов как документов, подтверждающих экономическую обоснованность расходов компании в соответствии со статьей 252 НК РФ. Есть примеры судебных решений, свидетельствующих о том, что данные о месте следования в путевом листе подтверждают использование автомобиля сотрудниками организации в служебных целях (см. Определ. Высшего Арбитражного Суда РФ № ВАС-11880/13 от 30.08.2013).

Отраслевые требования

Изначально путевой лист — это документ для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Отраслевые нормы предписывают оформлять путевой лист на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях (см. Устав автомобильного транспорта, ст. 2, 6, утв. законом № 259-ФЗ от 08.11.2007, далее — УАТ).

Кроме этого, закон № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» от 10.12.1995 (ч. 1 ст. 20) предписывает юрлицам и индивидуальным предпринимателям при любой деятельности, связанной с эксплуатацией транспортных средств, организовать работу водителей в соответствии с требованиями, обеспечивающими безопасность дорожного движения. И в контексте соблюдения правил безопасности перевозок судебная практика еще акцентирует внимание на обязательность составления путевых листов.

В путевом листе в части сведений о виде перевозки иногда указывается информация как о коммерческих перевозках, так и о перевозках для собственных нужд (Приказ Минтранса № 390 от 28.09.2022). Причем буквально это не означает, что под перевозкой для собственных нужд здесь понимают только перемещение других лиц (грузов), кроме водителя, без заключения договоров транспортировки, как это предусмотрено положениями УАТ. Другими словами, оформление путевого листа обязательно, даже когда один работник выехал по служебной необходимости.

К ведомственным требованиям транспортной отрасли относится необходимость предрейсовых/послерейсовых медицинских осмотров. Предрейсовые медицинские осмотры обязательны для сотрудника как водителя транспортного средства, за исключением водителей, выезжающих по вызову экстренных оперативных служб. Послерейсовые медицинские осмотры проводятся, если работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 220 ТК РФ, п. 3 ст. 23 закона № 196-ФЗ, п. 5 Порядка проведения медосмотров, утвержденного Приказом Минздрава России от 30.05.2023 № 266н). Складывается впечатление, что указанные формальные требования касаются только работников на должности водителя. Но юридические кейсы демонстрируют наличие рисков штрафных санкций за их отсутствие в отношении сотрудников на других позициях. Например, в судебном деле № 12-1/2023 от 18.01.2023 Ленинского районного суда г. Перми компания не смогла оспорить административный штраф на 120 000 рублей по ст. 5.27.1 ч.3 КоАП за то, что менеджер пользовался корпоративным автомобилем без проведения медицинского осмотра.

Документальное оформление

Организация вправе разработать самостоятельно форму документа, который станет подтверждать ежедневные маршруты следования служебных автомобилей. Главное, чтобы в нем, помимо выполнения данной цели, еще соблюдались реквизиты первичного документа, согласно ст. 9 закона № 402-ФЗ. Также для его составления могут использоваться, например, данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный путь (см. Письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354). Такой документ выступает в том числе как накопительный — за несколько дней или месяц. Самое важное для целей налогового учета, чтобы он составлялся в хронологическом порядке с указанием маршрутов по датам, километражу, сотрудникам.

Нормирование расходов ГСМ

НК РФ напрямую не предусматривает нормирование использования горюче-смазочных материалов, также не установлены правила определения обоснованности таких расходов. Но в случае возможной проверки налогоплательщик обязан продемонстрировать проверяющим, как именно он ведет контроль за использованием топлива своими работниками, в противном случае стоимость потраченного топлива исключат из налоговых расходов. Наиболее распространенным способом является нормирование расхода на ГСМ согласно Методическим рекомендациям «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (Распр. Минтранса РФ № АМ-23-р от 14.03.2008). Также разрешено разработать и документально обосновать собственные нормы расхода на топливо, но это гораздо более трудоемкий процесс.

Если в компании принято решение использовать для контроля за расходом ГСМ-нормирование и возникают сверхнормативные величины, то в целях налогообложения прибыли они могут:

1. Учитываться в расходах в обычном порядке, если обоснованы объективными и документально подтвержденными причинами (ст. 252 НК РФ).
2. Учитываться во внереализационных расходах после того, как в доходах будет признана сумма возмещения ущерба виновным в перерасходе или хищении топлива лицом (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ).
3. Учитываться во внереализационных расходах, если не установлено виновное лицо. Отсутствие виновника должно подтверждаться документально (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).
4. Не признаваться в расходах, если нет разумных причин превышения норм или отсутствие виновного лица не подтверждено.

Служебные автомобили нередко используются работниками в нерабочее время — для доставки на работу и обратно, а еще для личных нужд в вечернее время и выходные дни. Оплата проезда сотрудников к месту работы и обратно в той или иной форме (в т.ч. и в виде оплаты ГСМ) признается в налоговых расходах, если она обусловлена технологическими особенностями производства и работник не может добраться до рабочего места на городском транспорте. Либо если она предусмотрена коллективным (трудовым) договором и является формой оплаты труда (см. Письмо Минфина России от 17.01.2023 № 03-03-06/1/2763).

Топливные карты

Нередко для оплаты расходов на ГСМ работнику выдается топливная карта. Механизм действия топливных карт предполагает получение первичных документов на заправленное топливо на имя организации в полном объеме и последующее оприходование его тоже в организацию. Бензин, залитый в бак автомобиля, изъять даже при очевидном перерасходе проблематично. Тогда перерасход топлива для личных нужд должен либо быть компенсирован работником в денежной форме, либо «восполнен» в натуральном виде для последующих поездок на личные нужды.

Авторская колонка аудиторско-консалтинговой компании «Аудэкс» на ППТ:

• Жильё от работодателя: что с налогами?
• Платформенная экономика-2026
• Все статьи колонки "Аудиторско-консалтинговая компания «Аудэкс» — колонка компании"