Календарь кадровика: какие отчеты сдать в 2023 году

Изменения в связи с объединением ПФР и ФСС

Большинство изменений, которые повлияют на работу кадровиков в текущем году, связаны с объединением двух внебюджетных фондов (ПФР и ФСС) в единую структуру — Социальный фонд России (Фонд пенсионного и социального страхования). Из-за слияния пересмотрели формы отчетности: от многих отказались, некоторые объединили в единый бланк. Чтобы не путать читателей, ниже представлена таблица сроков сдачи отчетов кадровика в 2023 году, где содержатся и действующие бланки, и актуальные инструкции по их заполнению.

Подробнее: об изменениях в налогах и отчетах с нового года

Ежемесячная отчетность

Поскольку отдел кадров — основное подразделение, занимающееся персоналом, все формы отчетности для кадровика в конце каждого месяца касаются застрахованных лиц, за которых работодатель платит страховые взносы. Раньше для этих целей использовали форму СЗВ-М, но сейчас от нее отказались. В 2023 году персонифицированные сведения о физлицах придется передавать в ФНС в составе расчета по страховым взносам (сама форма утверждена Приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). Данные передают регулярно, не позже 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

Дополнительно в Социальный фонд готовят кадровый отчет по сотрудникам, которых приняли, уволили, перевели на другую должность. Ранее это была форма СЗВ-ТД, а сейчас данные из нее перенесли в так называемый единый отчет ЕФС-1. Как и раньше, информацию сдают регулярно только в тех случаях, когда имели место какие-то кадровые изменения. Новый бланк и порядок его заполнения утвержден постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п.

Обратите внимание на сроки сдачи:

• не позже рабочего дня, следующего за днем принятия решения о приеме или увольнении работника (заключении/расторжении договора ГПХ);
• не позже 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место иные кадровые мероприятия либо работник подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.

Еще одна государственная структура, куда отчитываются кадровики ежемесячно, — служба занятости. Работодателям следует отчитываться о вакантных (квотируемых) местах для инвалидов в порядке, предусмотренном региональным законодательством.

Отчеты из отделов кадров ждут и в территориальных отделениях Росстата. От работодателей требуют сведения о просроченной задолженности по заработной плате (форма 3-Ф) — в первый день после отчетного периода. А от организаций, где трудоустроены более 15 человек, ежемесячно до 15-го числа требуют форму П-4 с данными о численности и заработной плате сотрудников.

Отчеты по итогам каждого квартала

Абсолютно все квартальные отчеты кадровика связаны со статистическими данными. Росстат от компаний с работниками хочет получить информацию о зарплате, численности и движении работников.

Чтобы ничего не забыть, посмотрите таблицу сроков сдачи отчетов по кадрам в 2023 году и инструкции по их заполнению:

Отчетные формы, которые сдают раз в год

Есть небольшой список отчетности, которую передают в государственные органы по итогам года. В этом перечне:

• форма 1-Т (условия труда) для Росстата. Ее подают не позже 31 января все работодатели, кроме тех, кто отнесен к субъектам малого предпринимательства;
• отчет по форме 7-травматизм. Отправить сведения следует в период с 20 февраля по 1 марта 2023 г., но не всем — исключения перечислены в Приказе Росстата от 01.07.2022 № 485. Этим же приказом введен бланк приложения к форме № 7-травматизм, который сдают раз в 3 года. Его тоже необходимо передать не позже 1 марта;
• отчет в Росстат № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников». Его готовят те, кто не передавал данные по форме П-4, в срок до 31 января. Подробности заполнения — в Приказе Росстата от 29.07.2022 № 532;
• сведения о работниках, замещавших государственные должности и должности государственной гражданской службы (1-ГС), и данные о гражданах, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы (1-МС), подают в период с 20 января по 1 марта;
• отчет из приложения 11 к Методическим рекомендациям, утв. Минобороны 11.07.2017, содержащий отчет о молодых парнях в возрасте 15–16 лет, который сдают в сентябре в военкомат. По той же форме до 1 ноября следует отчитаться о мужчинах, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в будущем году;
• отчет о работающих и забронированных гражданах, пребывающих в запасе, для военкомата. Его подают не позже 1 декабря.

Нерегулярная (периодическая) отчетность

Предоставленный перечень форм — это не окончательный список, какие кадровые отчеты существуют, их намного больше, поскольку еще есть периодическая отчетность. Так, работодатели, которые трудоустраивают иностранных граждан, обязаны уведомлять о заключении и расторжении договоров МВД. Делать это надо в трехдневный срок с даты оформления или разрыва отношений.

Если организация намерена ввести режим неполного времени или приостановить деятельность на время, то она уведомляет об этом службу занятости в трехдневный срок со дня принятия решения. Если планируется массово уволить сотрудников в связи с сокращением штата или ликвидацией, то об этом необходимо уведомить ЦЗН в следующие сроки:

• для юрлиц — не позже чем за 3 месяца до планируемых увольнений (2 месяца, если сокращение штата не приведет к массовым увольнениям);
• для ИП — не позже чем за 2 недели.

Подробнее: как подать отчет в центр занятости по вакансиям

Еще один периодический отчет, который включается в календарь кадровика по кадровой отчетности в 2023 году, — подача сведений о новом военнообязанном работнике, пребывающем в запасе. Кадровики готовят документ в военкомат и подают его в течение двух недель со дня приема сотрудника.

Отдельно остановимся на нерегулярных отчетах кадровых работников для Росстата. В ведомстве собирают данные от респондентов либо при наличии исследуемого события, либо с периодичностью 1 раз в 2–3 года. Поскольку статистических форм много и в них легко запутаться, мы подготовили таблицу-календарь кадровых отчетов в 2023 году, которая позволит ничего не упустить.

Ответственность за несдачу отчетных форм

В зависимости от вида информации, которая не попала в госструктуры, установлены и санкции. Так, если забыть, какие отчеты и когда сдавать кадровику в Социальный фонд, или нарушить сроки предоставления сведений по формам с персонифицированными данными физлиц, то оштрафуют на 500 рублей за отсутствие сведений по одному сотруднику.

Что касается статистических отчетов, то за отказ передавать требуемые сведения или подачу некорректных данных должностных лиц (кадровиков) оштрафуют на 10 000–20 000 рублей, а компании — на сумму от 20 000 до 70 000 рублей (ст. 13.19 КоАП РФ).

Не забудьте о том, какие отчеты сдает кадровик в конце года в военкомат. Наказание за отказ передавать данные в этом случае, правда, менее суровое — в пределах 300–1000 рублей (ст. 21.1, 21.2 и 21.4 КоАП РФ). Но штраф налагают только на должностное лицо (кадровика).

• Мотрой Алена
  2021-12-21 11:16:49
  Пока неизвестно, появится ли в следующем году новый кадровый отчет по сотрудникам, но понятно, что большую часть отчетности власти намерены перевести в электронный формат. Так, с 1 января формы СВЗ-М и СЗВ-ТД будут сдавать онлайн те работодатели, у которых 10 и более работников. Сейчас такая обязанность установлена для страхователей с 25 и более сотрудниками.
• Дарья Александровна
  2022-10-07 07:53:22
  Добрый день! Хотела бы уточнить относительно сведений вакансий для инвалидов: количество вакансий для них рассчитывается по каком показателю - среднесписочной численности на начало периода или списочной на конец? Спасибо!
• Никита Костров
  2022-10-07 08:11:28
  Дарья Александровна, если спрашиваете про квоты то квоту на 2023 год рассчитывайте исходя из среднесписочной численности за 4 квартал 2022 года, по итогам значит