Календарь кадровика: какие отчеты сдавать в 2025 году

Содержание

Коротко о главном: 5 пунктов

Ежемесячная отчетность кадровика

Поскольку отдел кадров — основное подразделение, занимающееся персоналом, все формы отчетности для кадровика в конце каждого месяца касаются застрахованных лиц, за которых работодатель платит страховые взносы. В 2025 году персонифицированные сведения о физлицах передаются в ФНС в составе расчета по страховым взносам (сама форма утверждена Приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). Данные кадровики передают регулярно, не позже 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

Дополнительно в Социальный фонд готовят кадровый отчет по сотрудникам, которых приняли, уволили, перевели на другую должность, по форме ЕФС-1. Информацию кадровики сдают регулярно только в тех случаях, когда имели место какие-то кадровые изменения. Новый бланк и порядок его заполнения утверждены Приказом Фонда пенсионного и социального страхования РФ от 17.11.2023 № 2281, формат сведений представлен в Приказе СФР от 23.11.2023 № 2315.

Обратите внимание на сроки сдачи:

• не позже рабочего дня, следующего за днем принятия решения о приеме или увольнении работника (заключении или расторжении договора ГПХ);
• не позже 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место иные кадровые мероприятия либо работник подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.

Еще одна государственная структура, куда отчитываются кадровики ежемесячно, — служба занятости. Работодателям следует отчитываться о вакантных (квотируемых) местах для инвалидов в порядке, предусмотренном региональным законодательством. Помимо этого, есть Приказ Минтруда от 26.01.2022 № 24, где представлены сведения, как и в каком виде предоставлять информацию о местах для лиц с ограниченными возможностями здоровья.

Отчеты от кадровиков ждут и в территориальных отделениях Росстата. От работодателей требуют сведения о просроченной задолженности по заработной плате (форма 3-Ф) — в первый день после отчетного периода. А от организаций, где трудоустроено более 15 человек, ежемесячно до 15-го числа требуют форму П-4 с данными о численности и заработной плате сотрудников.

Убедитесь, что вы сдаете все формы отчетности, чтобы не нарваться на штрафы

Отчеты кадровиков по итогам каждого квартала

Абсолютно все квартальные отчеты кадровика связаны со статистическими данными. Росстат от кадровиков компаний с сотрудниками хочет получить информацию о зарплате, численности и движении работников.

Вам пригодится: как проверить по ИНН, какие отчеты сдавать в Росстат

Чтобы ничего не забыть, посмотрите таблицу сроков сдачи отчетов по кадрам в 2025 году и инструкции по их заполнению:

Отчеты и формы, которые кадровик сдает один раз в год

Есть небольшой список отчетности, которую кадровики передают в государственные органы по итогам года. В этом перечне:

• форма 1-Т (условия труда) для Росстата. Ее подают не позже 21 января все работодатели, кроме тех, кто отнесен к субъектам малого предпринимательства (см. Приказ Росстата от 31.07.2024 № 338);
• отчет в Росстат № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников». Его готовят те, кто не передавал данные по форме П-4, в срок до 31 января. Подробности заполнения — в том же Приказе Росстата от 31.07.2024 № 338;
• сведения о работниках, замещавших государственные должности и должности государственной гражданской службы (1-ГС), и данные о гражданах, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы (1-МС), подают в период с 20 января по 1 марта;
• при получении запроса от военкомата кадровикам следует направить сведения о мужчинах, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, и анкеты на них. Для этого используют формы из приложений № 6 и 7 постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719;
• отчет о работающих и забронированных гражданах, пребывающих в запасе, для военкомата. Его подают не позже 1 декабря.

На заметку: как заполнить форму 7-травматизм

Нерегулярная (периодическая) отчетность кадровика

Предоставленный перечень форм и таблица сроков сдачи отчетов кадровика в 2025 году — это не окончательный список, какие кадровые отчеты существуют, их намного больше, поскольку еще есть периодическая отчетность. Работодатели, которые трудоустраивают иностранных граждан, обязаны уведомлять о заключении и расторжении договоров МВД. Делать это надо в трехдневный срок с даты оформления или разрыва отношений.

Если организация намерена ввести режим неполного времени или приостановить деятельность на время, то кадровик уведомляет об этом службу занятости в трехдневный срок со дня принятия решения. Если планируется массово уволить сотрудников в связи с сокращением штата или ликвидацией, то об этом необходимо уведомить ЦЗН в следующие сроки:

• для юрлиц — не позже чем за 3 месяца до планируемых увольнений (2 месяца, если сокращение штата не приведет к массовым увольнениям);
• для ИП — не позже чем за 2 недели.

Подробнее: как подать отчет в центр занятости по вакансиям

Еще один периодический отчет, который включается в календарь кадровика по кадровой отчетности в 2025 году, — подача сведений о новом военнообязанном работнике, пребывающем в запасе. Кадровики готовят документ в военкомат и подают его в течение 5 рабочих дней со дня приема сотрудника. В тот же срок уведомляют комиссариат об увольнении военнообязанного сотрудника.

Отдельно остановимся на нерегулярных отчетах кадровых работников для Росстата. В ведомстве собирают данные от респондентов либо при наличии исследуемого события, либо с периодичностью 1 раз в 2–3 года. Поскольку статистических форм много и в них легко запутаться, мы подготовили таблицу — календарь кадровых отчетов в 2025 году, которая позволит ничего не упустить.

Может понадобиться: как узнать и где пригодится код территориального органа Росстата

Ответственность кадровика за несдачу отчетных форм

В зависимости от вида информации, которая не попала в госструктуры, установлены и санкции. Если забыть, какие отчеты и когда сдавать кадровику в Социальный фонд или нарушить сроки предоставления сведений по формам с персонифицированными данными физлиц, то оштрафуют на 500 рублей за отсутствие сведений по каждому сотруднику. Штраф за несоблюдение порядка предоставления сведений персонифицированного учета в форме электронных документов — 1000 руб.

Что касается статистических отчетов, то за отказ передавать требуемые сведения или подачу некорректных данных должностных лиц (кадровиков) оштрафуют на 10 000–20 000 рублей, а компании — на сумму от 20 000 до 70 000 рублей (ст. 13.19 КоАП РФ).

Не забудьте о том, какие отчеты сдает кадровик в конце года в военкомат. Наказание за отказ передавать данные в этом случае тоже суровое — в пределах 40 000–50 000 рублей (ст. 21.1, 21.2 и 21.4 КоАП РФ). Для юридических лиц штрафы предусмотрены только по первым двум статьям, но они почти в десять раз выше и достигают 400 000 рублей.