Календарь кадровика: какие отчеты сдавать в 2025 году

Размер шрифта:

С каждым годом обязательных отчетов для кадровика становится всё больше. Чтобы вы не забыли о сроках сдачи каждого из них, мы подготовили таблицу, в которой собрали все формы и даты их отправки в госорганы. Сохраните себе нашу шпаргалку, чтобы в 2025 году не заплатить ни одного штрафа!

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

  1. Кадровики должны подавать ежемесячные отчеты о сотрудниках в налоговую и социальные службы.
  2. Сроки сдачи таких отчетов зависят от событий, например, приема на работу или увольнения.
  3. Работодатели обязаны отчитываться о вакансиях для людей с инвалидностью в службу занятости.
  4. Кадровики подают квартальные и ежегодные отчеты в Росстат по зарплатам и численности работников.
  5. За несдачу отчетов вовремя возможны штрафы, которые зависят от вида нарушенного отчета.

Ежемесячная отчетность кадровика

Поскольку отдел кадров — основное подразделение, занимающееся персоналом, все формы отчетности для кадровика в конце каждого месяца касаются застрахованных лиц, за которых работодатель платит страховые взносы. В 2025 году персонифицированные сведения о физлицах передаются в ФНС в составе расчета по страховым взносам (сама форма утверждена Приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). Данные кадровики передают регулярно, не позже 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

Дополнительно в Социальный фонд готовят кадровый отчет по сотрудникам, которых приняли, уволили, перевели на другую должность, по форме ЕФС-1. Информацию кадровики сдают регулярно только в тех случаях, когда имели место какие-то кадровые изменения. Новый бланк и порядок его заполнения утверждены Приказом Фонда пенсионного и социального страхования РФ от 17.11.2023 № 2281, формат сведений представлен в Приказе СФР от 23.11.2023 № 2315.

ВАЖНО!
Работодателям необходимо отчитываться не только о сотрудниках, заключивших трудовые договоры, но и о тех, кто работает по гражданско-правовым договорам определенного вида (см. п. 2 ст. 11 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996).

Обратите внимание на сроки сдачи:

  • не позже рабочего дня, следующего за днем принятия решения о приеме или увольнении работника (заключении или расторжении договора ГПХ);
  • не позже 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место иные кадровые мероприятия либо работник подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.

Еще одна государственная структура, куда отчитываются кадровики ежемесячно, — служба занятости. Работодателям следует отчитываться о вакантных (квотируемых) местах для инвалидов в порядке, предусмотренном региональным законодательством. Помимо этого, есть Приказ Минтруда от 26.01.2022 № 24, где представлены сведения, как и в каком виде предоставлять информацию о местах для лиц с ограниченными возможностями здоровья.

ВАЖНО!
С 01.09.2024 работодатели обязаны применять формы информирования службы занятости, которые утверждены Приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н.

Отчеты от кадровиков ждут и в территориальных отделениях Росстата. От работодателей требуют сведения о просроченной задолженности по заработной плате (форма 3-Ф) — в первый день после отчетного периода. А от организаций, где трудоустроено более 15 человек, ежемесячно до 15-го числа требуют форму П-4 с данными о численности и заработной плате сотрудников.

ВАЖНО!
ИП, микропредприятия, кооперативы и общественные организации не сдают форму П-4. Им ничего передавать не надо.

Отчеты кадровиков по итогам каждого квартала

Абсолютно все квартальные отчеты кадровика связаны со статистическими данными. Росстат от кадровиков компаний с сотрудниками хочет получить информацию о зарплате, численности и движении работников.

Вам пригодится: как проверить по ИНН, какие отчеты сдавать в Росстат

Чтобы ничего не забыть, посмотрите таблицу сроков сдачи отчетов по кадрам в 2025 году и инструкции по их заполнению:

Кто сдает Наименование отчета и полезные материалы по заполнению Сроки сдачи
Компании, где меньше 15 человек

П-4

Подробнее: как подготовить в органы статистики отчеты по формам П-4 и П-4 (НЗ)

Не позже 15-го числа месяца, следующего за отчетным
Компании, где трудоустроены более 15 работников, не имеющие статус МСП

П-4 (НЗ)

Нужно знать: как рассчитать человеко-часы

До 8-го числа следующего месяца

За 4-й квартал — до 10-го числа после отчетного квартала

Государственные и муниципальные образовательные организации ЗП-образование С 1-го рабочего дня по 10-е число после отчетного периода
Государственные и муниципальные организации, занимающиеся научными исследованиями и разработками ЗП-наука
Государственные и муниципальные медицинские организации

ЗП-здрав

Подробнее: как заполнять и сдавать форму ЗП-здрав

Государственные и муниципальные организации, предоставляющие соцуслуги ЗП-соц
Государственные и муниципальные организации, работающие в кинематографе, сферах культуры и искусства ЗП-культура
Государственные и муниципальные организации, осуществляющие деятельность в области физической культуры и спорта ЗП-физическая культура и спорт
ВАЖНО!
В некоторых организациях отчеты по кадрам в 2025 году частично или полностью готовит и сдает бухгалтер, если на это его уполномочил руководитель. Такая практика передачи отчетности кадровика в отдел бухгалтерии встречается часто.

Отчеты и формы, которые кадровик сдает один раз в год

Есть небольшой список отчетности, которую кадровики передают в государственные органы по итогам года. В этом перечне:

  • форма 1-Т (условия труда) для Росстата. Ее подают не позже 21 января все работодатели, кроме тех, кто отнесен к субъектам малого предпринимательства (см. Приказ Росстата от 31.07.2024 № 338);
  • отчет в Росстат № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников». Его готовят те, кто не передавал данные по форме П-4, в срок до 31 января. Подробности заполнения — в том же Приказе Росстата от 31.07.2024 № 338;
  • сведения о работниках, замещавших государственные должности и должности государственной гражданской службы (1-ГС), и данные о гражданах, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы (1-МС), подают в период с 20 января по 1 марта;
  • при получении запроса от военкомата кадровикам следует направить сведения о мужчинах, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, и анкеты на них. Для этого используют формы из приложений № 6 и 7 постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719;
  • отчет о работающих и забронированных гражданах, пребывающих в запасе, для военкомата. Его подают не позже 1 декабря.
ВАЖНО!
В 2025 году сдавать отчет по форме 7-травматизм не надо, поскольку сведения Росстат собирает только один раз в 3 года, а в прошлый раз его подавали в 2023 г.
На заметку: как заполнить форму 7-травматизм

Нерегулярная (периодическая) отчетность кадровика

Предоставленный перечень форм и таблица сроков сдачи отчетов кадровика в 2025 году — это не окончательный список, какие кадровые отчеты существуют, их намного больше, поскольку еще есть периодическая отчетность. Работодатели, которые трудоустраивают иностранных граждан, обязаны уведомлять о заключении и расторжении договоров МВД. Делать это надо в трехдневный срок с даты оформления или разрыва отношений.

Если организация намерена ввести режим неполного времени или приостановить деятельность на время, то кадровик уведомляет об этом службу занятости в трехдневный срок со дня принятия решения. Если планируется массово уволить сотрудников в связи с сокращением штата или ликвидацией, то об этом необходимо уведомить ЦЗН в следующие сроки:

  • для юрлиц — не позже чем за 3 месяца до планируемых увольнений (2 месяца, если сокращение штата не приведет к массовым увольнениям);
  • для ИП — не позже чем за 2 недели.
ВАЖНО!
В 2025 г. отчеты в центр занятости подают по формам, которые утверждены Приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н.
Подробнее: как подать отчет в центр занятости по вакансиям

Еще один периодический отчет, который включается в календарь кадровика по кадровой отчетности в 2025 году, — подача сведений о новом военнообязанном работнике, пребывающем в запасе. Кадровики готовят документ в военкомат и подают его в течение 5 рабочих дней со дня приема сотрудника. В тот же срок уведомляют комиссариат об увольнении военнообязанного сотрудника.

Отдельно остановимся на нерегулярных отчетах кадровых работников для Росстата. В ведомстве собирают данные от респондентов либо при наличии исследуемого события, либо с периодичностью 1 раз в 2–3 года. Поскольку статистических форм много и в них легко запутаться, мы подготовили таблицу — календарь кадровых отчетов в 2025 году, которая позволит ничего не упустить.

Сведения, которые подают Когда сдавать (даты) Основания и периодичность сдачи

Информация о забастовках и возобновлении работы трудовых коллективов (1-ПР)

Подробнее: как заполнить форму 1-ПР о забастовке

На 2-й рабочий день после отчетного периода При наличии исследуемого события
Данные о коллективных трудовых спорах (1-КТС (срочная)) На 3-й день после отчетного месяца

Приложение к форме № 7-травматизм

Подробнее: как заполнить приложение к форме 7-травматизм

Не позже 1 марта 1 раз в 3 года (в 2025 г. не сдают)

Информация о зарплате работников по профессиям и должностям (№ 57-Т)

Подробнее: как заполнить отчет по форме 57-Т

В период с 1 по 30 ноября 1 раз в 2 года (в 2025 г. сдают)

Данные о численности и потребности организации в работниках по профессиональным группам (форма № 1-Т(проф))

Подробнее: как заполнить форму 1-Т (проф)

1 раз в 2 года (в 2025 г. не сдают)
Может понадобиться: как узнать и где пригодится код территориального органа Росстата

Ответственность кадровика за несдачу отчетных форм

В зависимости от вида информации, которая не попала в госструктуры, установлены и санкции. Если забыть, какие отчеты и когда сдавать кадровику в Социальный фонд или нарушить сроки предоставления сведений по формам с персонифицированными данными физлиц, то оштрафуют на 500 рублей за отсутствие сведений по каждому сотруднику. Штраф за несоблюдение порядка предоставления сведений персонифицированного учета в форме электронных документов — 1000 руб.

Что касается статистических отчетов, то за отказ передавать требуемые сведения или подачу некорректных данных должностных лиц (кадровиков) оштрафуют на 10 000–20 000 рублей, а компании — на сумму от 20 000 до 70 000 рублей (ст. 13.19 КоАП РФ).

Не забудьте о том, какие отчеты сдает кадровик в конце года в военкомат. Наказание за отказ передавать данные в этом случае тоже суровое — в пределах 40 000–50 000 рублей (ст. 21.1, 21.2 и 21.4 КоАП РФ). Для юридических лиц штрафы предусмотрены только по первым двум статьям, но они почти в десять раз выше и достигают 400 000 рублей.

Мотрой Алена Журналист

В 2004 г. окончила факультет журналистики МолдГУ по специальности "Журналистика и наука общения".