Каждый год в каждой организации наступает срок сдачи документов в архив. Чтобы это сделать, необходимо сначала подготовить документы для сдачи, в том числе оформить лист-заверитель. Расскажем, как его сделать, куда прикрепить, о других нюансах его заполнения и предложим разработанные нами бланк и образец его заполнения.
Что такое лист-заверитель
Лист-заверитель — это важная часть подготовительного оформления документации для последующей сдачи в архив, которая отражает особенности и состояние ее составляющих. Перед тем как приступить к заверителю, материалы (дела, журналы) постранично нумеруют и сшивают вместе с заверителем. Он всегда оформляется отдельным, последним листом, в конце материала, где указывают:
- сколько листов в деле;
- номера с литерами;
- если были допущены ошибки в нумерации, необходимо указать пропущенные номера.
Например, если при нумерации были пропущены страницы, то они пойдут под литерой 10, 11, 12, 12а, 13 и т. д.
Обращаю ваше внимание, что внутренняя опись дела выполняется отдельно, а не в заверителе, это другой документ, в котором указано итоговое число листов, но наличие описи необходимо указать в заверителе. Говоря об особенностях и состоянии, подразумеваются случаи сдачи документации с неразборчивым шрифтом, склеенными, порванными или деформированными страницами. Если дело подшили, забыв прикрепить непосредственно заверитель, не беда, просто прикрепите его последним и прошейте материал еще раз.
Запрещено прикреплять заверитель:
- на переднюю (лицевую) часть обложки материала;
- на оборотную (чистую) сторону последней страницы дела.
Советуем прочитать: как организовать архивное хранение документов
Кто и в каких случаях заполняет лист-заверитель
Документацию к сдаче в архив готовят те лица, в чьем ведении она находилась на момент передачи. Исключение составляют случаи, когда на предприятии создан специальный отдел или определено должностное лица, в чью компетенцию входит заниматься такими вопросами, например, канцелярия, куда со всей организации передают дела, а они непосредственно оформляют материалы и взаимодействуют с архивным отделом.
Подробнее:
Документы, передаваемые на архивное хранение, подразделяются на следующие категории:
- длительного или постоянного хранения;
- временного хранения, сюда входит вся документация, подлежащая хранению сроком до 10 лет.
При этом листом-заверителем снабжаются только те, что собираются хранить длительно или постоянно, которые оформляются по всем правилам, чтобы максимально их сохранить для дальнейшего использования, в случае необходимости. Что касается хранимых временно, по нормам делопроизводства и требованиям к архивному хранению, допустимо их не сшивать и не пронумеровывать, следовательно, и заверитель не требуется, достаточно положить в папку и убрать на полку. Впрочем, особо дотошные работодатели оформляют всю документацию тщательно, особенно если речь идет о строгой отчетности, бухгалтерских или финансовых документах, и это их право. Поэтому если вы захотите оформить заверителем дела временного хранения, это не является нарушением.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать ведение архива в коммерческой организации и у ИП. Используйте эти инструкции бесплатно.
Какой бланк листа-заверителя использовать
Несмотря на то, что в некоторых источниках предлагается использовать готовый бланк, якобы утвержденный Росархивом в основных правилах работы архивов организаций, однако, по информации непосредственно Росархива, применение этого бланка не рекомендуется, поскольку эти правила не подлежат применению. А поскольку иными НПА не установлено обязательной формы бланка, по которой оформляется заверитель, следовательно, вопрос изобретения бланка отдан на откуп предприятиям. Таким образом, каждая организация вправе разработать бланк листа-заверителя в произвольной форме, сохраняя его содержание и суть, а именно: отражать особенности материала, к которому присоединен заверитель.
Например, такой бланк мы разработали специально для вас:
Как заполнить лист — заверитель дела для архива
В заполнении заверителя нет ничего сложного, проверьте только, чтобы в бланке, разработанном вашей организацией, были указаны следующие реквизиты, обязательные для отражения:
- Название документа — «лист-заверитель» и номер материала или дела, куда его прикрепляют.
- Общее количество листов в материале.
- Перечислите номера с литерами (если таковые присутствуют в деле).
- Укажите пропущенные номера (к примеру, после стр. № 6 идет № 8).
- Сколько листов описи приложено к делу.
- В табличной форме перечислите особенности документа, указав страницу, на которой он подшит.
- Заверитель всегда заверяется подписью лица, его составившего. Для этого укажите должность, подпись и Ф.И.О. для расшифровки.
- Дата его составления.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие документы сдаются организацией на хранение в государственный или муниципальный архив. Используйте эти инструкции бесплатно.
В результате заполнения бланка получилось так.
|
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 1/2024 В деле подшито и пронумеровано 50 (пятьдесят) листов, в том числе:
пропущенные номера листов — + листов внутренней описи 1 (один)
Делопроизводитель Пэпэтэшина / П.П. Пэпэтэшина 30.01.2024 |
Еще полезное:
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
-
Яценко Виктория
2024-02-01 08:06:55Лист-заверитель, оформленный надлежащим образом, как и другие документы учета, гарантирует поддержание в документации предприятия порядка, что, в случае проверки, поможет избежать лишних вопросов контролирующих органов и штрафных санкций. Кроме того, когда в компании в порядке даже архивная документация, предприятие не только готово к любым неожиданностям, но и руководитель избавлен от проблем с документооборотом.
-
Борис Кудрин
2024-02-05 07:14:26"по информации непосредственно Росархива, применение этого бланка не рекомендуется, поскольку эти правила не подлежат применению." - откуда такие сведения уважаемый автор? Смотрим Приложение № 4 к "Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов ...и организациях", утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 и Зарегистрирован в Минюсте рег.№ 75119 от 16.09.2003 Рекомендуемый образец.
