Рейтинг@Mail.ru

Как правильно заполнить лист-заверитель для архива

Размер шрифта:

Каждый год в каждой организации наступает срок сдачи документов в архив. Чтобы это сделать, необходимо сначала подготовить документы для сдачи, в том числе оформить лист-заверитель. Расскажем, как его сделать, куда прикрепить, о других нюансах его заполнения и предложим разработанные нами бланк и образец его заполнения.

Что такое лист-заверитель

Лист-заверитель — это важная часть подготовительного оформления документации для последующей сдачи в архив, которая отражает особенности и состояние ее составляющих. Перед тем как приступить к заверителю, материалы (дела, журналы) постранично нумеруют и сшивают вместе с заверителем. Он всегда оформляется отдельным, последним листом, в конце материала, где указывают:

  • сколько листов в деле;
  • номера с литерами;
  • если были допущены ошибки в нумерации, необходимо указать пропущенные номера.
Например, если при нумерации были пропущены страницы, то они пойдут под литерой 10, 11, 12, 12а, 13 и т. д.

Обращаю ваше внимание, что внутренняя опись дела выполняется отдельно, а не в заверителе, это другой документ, в котором указано итоговое число листов, но наличие описи необходимо указать в заверителе. Говоря об особенностях и состоянии, подразумеваются случаи сдачи документации с неразборчивым шрифтом, склеенными, порванными или деформированными страницами. Если дело подшили, забыв прикрепить непосредственно заверитель, не беда, просто прикрепите его последним и прошейте материал еще раз.

Запрещено прикреплять заверитель:

  • на переднюю (лицевую) часть обложки материала;
  • на оборотную (чистую) сторону последней страницы дела.
ВАЖНО!
В случаях, когда лист невозможно по каким-то причинам прикрепить к последнему листу, допускается его вклейка кромкой к оборотной стороне обложки.
Советуем прочитать: как организовать архивное хранение документов

Кто и в каких случаях заполняет лист-заверитель

Документацию к сдаче в архив готовят те лица, в чьем ведении она находилась на момент передачи. Исключение составляют случаи, когда на предприятии создан специальный отдел или определено должностное лица, в чью компетенцию входит заниматься такими вопросами, например, канцелярия, куда со всей организации передают дела, а они непосредственно оформляют материалы и взаимодействуют с архивным отделом.

Подробнее:

Документы, передаваемые на архивное хранение, подразделяются на следующие категории:

  • длительного или постоянного хранения;
  • временного хранения, сюда входит вся документация, подлежащая хранению сроком до 10 лет.

При этом листом-заверителем снабжаются только те, что собираются хранить длительно или постоянно, которые оформляются по всем правилам, чтобы максимально их сохранить для дальнейшего использования, в случае необходимости. Что касается хранимых временно, по нормам делопроизводства и требованиям к архивному хранению, допустимо их не сшивать и не пронумеровывать, следовательно, и заверитель не требуется, достаточно положить в папку и убрать на полку. Впрочем, особо дотошные работодатели оформляют всю документацию тщательно, особенно если речь идет о строгой отчетности, бухгалтерских или финансовых документах, и это их право. Поэтому если вы захотите оформить заверителем дела временного хранения, это не является нарушением.

Какой бланк листа-заверителя использовать

Несмотря на то, что в некоторых источниках предлагается использовать готовый бланк, якобы утвержденный Росархивом в основных правилах работы архивов организаций, однако, по информации непосредственно Росархива, применение этого бланка не рекомендуется, поскольку эти правила не подлежат применению. А поскольку иными НПА не установлено обязательной формы бланка, по которой оформляется заверитель, следовательно, вопрос изобретения бланка отдан на откуп предприятиям. Таким образом, каждая организация вправе разработать бланк листа-заверителя в произвольной форме, сохраняя его содержание и суть, а именно: отражать особенности материала, к которому присоединен заверитель.

Например, такой бланк мы разработали специально для вас:

ВАЖНО!
Впрочем, в предложенном правилами бланке нет ничего плохого, работодатель вправе использовать и его, убрав ссылку на то, что этот бланк является приложением к не подлежащим применению правилам.

Как заполнить лист — заверитель дела для архива

В заполнении заверителя нет ничего сложного, проверьте только, чтобы в бланке, разработанном вашей организацией, были указаны следующие реквизиты, обязательные для отражения:

  1. Название документа — «лист-заверитель» и номер материала или дела, куда его прикрепляют.
  2. Общее количество листов в материале.
  3. Перечислите номера с литерами (если таковые присутствуют в деле).
  4. Укажите пропущенные номера (к примеру, после стр. № 6 идет № 8).
  5. Сколько листов описи приложено к делу.
  6. В табличной форме перечислите особенности документа, указав страницу, на которой он подшит.
  7. Заверитель всегда заверяется подписью лица, его составившего. Для этого укажите должность, подпись и Ф.И.О. для расшифровки.
  8. Дата его составления.

В результате заполнения бланка получилось так.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 1/2024

В деле подшито и пронумеровано 50 (пятьдесят) листов, в том числе:

  • литерные номера листов 13а и 39а;

пропущенные номера листов —

+ листов внутренней описи 1 (один)

Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
1 2
Справка от 28.04.2023, текст написан неразборчиво, справка нечитаема 46

Делопроизводитель Пэпэтэшина / П.П. Пэпэтэшина

30.01.2024

Еще полезное:

  • 2024-02-01 08:06:55
    Лист-заверитель, оформленный надлежащим образом, как и другие документы учета, гарантирует поддержание в документации предприятия порядка, что, в случае проверки, поможет избежать лишних вопросов контролирующих органов и штрафных санкций. Кроме того, когда в компании в порядке даже архивная документация, предприятие не только готово к любым неожиданностям, но и руководитель избавлен от проблем с документооборотом.
  • 2024-02-05 07:14:26
    "по информации непосредственно Росархива, применение этого бланка не рекомендуется, поскольку эти правила не подлежат применению." - откуда такие сведения уважаемый автор? Смотрим Приложение № 4 к "Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов ...и организациях", утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 и Зарегистрирован в Минюсте рег.№ 75119 от 16.09.2003 Рекомендуемый образец.
Оставить комментарий Распечатать
Яценко Виктория
Яценко Виктория Юрист по трудовому праву

Юрист с 20-летним стажем работы в госорганах, в системе судебной и исполнительной власти. С 2017 года автор статей по кадровым и юридическим вопросам. Бывший инспектор труда, эксперт по трудовому праву. Сейчас - руководитель отдела кадров в образовании.

Комментарии
Автор что-то упустил? Информация неверна или устарела? Остались вопросы? Есть сомнения? Высказывайтесь в комментариях!
Документы: ответы по темам
3 вопроса
Оставить комментарий 2 февраля 2024
Как проставлять в счетах-фактурах данные по норма/часу?

Мы оказываем услуги по ремонту автотранспортных средств, где стоимость работ измеряется по цене норма/часа. В ОКЕИ норма/час не имеет кода, поэтому в графах 2 и 2а выставляемых счетов-фактур мы ставим прочерк. Один из наших контрагентов требует изменить данные в графах 3 и 4 счетов-фактур, сославшись на Постановление №1137. Как правильно заполнять эти графы, и прав ли наш контрагент в своих требованиях?

3 вопроса
1179
6 вопросов
Оставить комментарий 13 ноября 2023
Как правильно использовать печать

У нас в компании есть основная печать, которую директор не выдаёт. Сделали дополнительную печать "для документов". Не знаем, на какие документы её можно ставить. Хочу написать приказ, который бы указывал, где можно и нельзя использовать эту печать.

6 вопросов
3077
6 вопросов
Оставить комментарий 18 октября 2023
Несоответствия в документах работника: как оформлять, отчитываться и т.д.

Изучаем вопросы, связанные с несоответствием ИНН и паспортных данных сотрудников в базе налоговой. Обсуждаем возможные проблемы для работодателя при сдаче отчетности и варианты их решения.

6 вопросов
500
6 вопросов
Оставить комментарий 2 октября 2023
Как правильно заполнить графы «Груз принял» и «Груз получил» в ТОРГ-12 при самовывозе товара?

У нас есть ситуация, когда товары забирают по доверенности. Организации, которые получают товары, не хотят расписываться в графе «Груз получил грузополучатель». Они говорят, что это должен сделать их кладовщик на складе. Мы считаем, что если у них есть доверенность на получение товаров, они и являются грузополучателями. Кто прав?

6 вопросов
225
5 вопросов
Оставить комментарий 29 августа 2023
Когда и в каких случаях необходимо ставить печать на документы, и какова юридическая сила документа без печати?

Когда и в каких случаях необходимо ставить печать на документы, и какова юридическая сила документа без печати?

5 вопросов
122
Вам может быть интересно:
Рубрикатор
  • Бухгалтеру
  • Юристу
  • Кадровику
  • Физическому лицу
    • Формы и отчеты
    • Налоги и взносы
    • Учет и платежи
    • Расчеты с работниками
    • Документы
    • Суд
    • Корпоративное право
    • Кадровые документы
    • Трудовые отношения
    • Отчеты и контроль
    • Общие вопросы
    • Охрана труда
    • ИП и самозанятость
    • Работа. Служба
    • Здоровье
    • Семья
    • Имущество. Жилье
    • Документы
    • Льготы. Пенсии
Ошибка на сайте