1316

Как правильно использовать печать

Содержание
Размер шрифта:

Как правильно использовать печать

У нас в компании есть основная печать, которую директор не выдаёт. Сделали дополнительную печать "для документов". Не знаем, на какие документы её можно ставить. Хочу написать приказ, который бы указывал, где можно и нельзя использовать эту печать.

Можно ли ставить печать «Для документов» на банковские документы?

Возник вопрос о том, можно ли использовать эту печать на банковских документах, где уже есть образец оттиска основной печати.

Отвечает Алешина Ольга

Нет, нельзя. В соответствии с п. 5.1 инструкции Банка России № 204-И от 30.06.2021, если организацией, являющейся клиентом банка, используется при оформлении документов печать, образец ее оттиска проставляется в банковской карточке. Делается это в целях проверки банком соответствия штампа, которым скрепляется документация, предоставляемая в банк, той, образец которой имеется в распоряжении кредитной организации. Это необходимо для предотвращения случаев несанкционированного списания денежных средств неуполномоченными лицами.

Именно штамп, оттиск которого предоставлен банку при оформлении карточки, требуется проставлять на распоряжениях о переводе денежных средств на бумажном носителе. При скреплении банковской документации не основным штампом, представленным в карточке, а с отметкой «Для документов», банк правомерно откажет в осуществлении операций по ним. В противном случае утрачивается смысл передачи кредитной организации печатных образцов для сличения.

Нужна ли печать на письмах и извещениях?

Интересует, стоит ли ставить печать на принятые письма и извещения от транспортных компаний.

Отвечает Алешина Ольга

Организациями, занимающимися грузоперевозками, оформляются транспортные накладные (ТН). Оформлять их требуется в строгом соответствии с законом. Ранее на них требовалось обязательное проставление печати. В настоящее время, в соответствии с требованиями действующего Постановления Правительства РФ № 2200 от 21.12.2020, заверять ТН каким-либо штампом не требуется, ее форма такого реквизита не предусматривает. Обязанность ставить печать на иных письмах и извещениях компании-грузоперевозчика законодательством не предусмотрена.

Необходимо отметить, что при обоюдном желании сторон сделки проставление оттиска штампа на указанной документации не является нарушением требований действующего законодательства и не влечет никаких негативных последствий для контрагентов.

Какова юридическая сила печати «Для документов»?

Хочу понять, имеет ли эта печать юридическую силу или все зависит только от подписи.

Отвечает Вирт Юлия

Если обратиться к ГОСТ Р 7.0.97-2016, устанавливающему порядок оформления деловых бумаг (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), то в п. 5.24 сказано, что оттиск подтверждает подлинность подписи должностного лица. Такой же вывод можно сделать из содержания п. 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). Этот пункт определяет печать как устройство, которое используется, чтобы заверить подпись уполномоченного лица путем проставления оттиска на бумагу. При этом действующее законодательство не содержит классификацию таких устройств. Для придания юридической силы печати обязательно указывается наименование юрлица. Причем оно должно полностью совпадать с тем, что указано в учредительных документах. Оттиск «Для документов» допускается ставить:

  • на первичных учетных бухгалтерских бумагах;
  • бухгалтерских и кадровых справках;
  • расчетах по страховым взносам;
  • и пр.

Чтобы не было сомнений в правовой значимости, использование штампов закрепляется в локальных НПА или распоряжениях.

Можно ли ставить печать «для документов» на договорах?

У нас часто заключаются договоры с партнерами. Можно ли на них ставить эту печать?

Отвечает Алешина Ольга

Дополнительную печать допускается проставлять на любых документах, за исключением тех, где требуется оттиск основной (например, банковская документация на распоряжение денежными средствами). Следовательно, допускается скрепление таким штампом договорных соглашений с контрагентами, при условии согласия или отсутствия возражений последних. Например, когда в договорных условиях отсутствуют положения, что он скрепляется основным штампом.

Во избежание возможных недопониманий рекомендуется направить партнерам по сделке перед подписанием соглашения письмо, в котором указать, что, согласно внутренней документации вашей организации, договоры скрепляются оттиском «Для документов».

На какие документы нельзя ставить печать «Для документов»?

Хочу составить список документов, на которых нельзя ставить эту печать.

Отвечает Алешина Ольга

Законодательством не регулируется вопрос, какая документация скрепляется основной печатью, а какая — дополнительной. Область использования такого дополнительного штампа регулируется на локальном уровне, путем принятия локального акта (положение, инструкция, приказ и т. д.).

Печать «Для документов» допускается проставлять на любой документации, за исключением той, где требуется оттиск основной (например, банковская на распоряжение денежными средствами, госконтракты — по условиям конкурсной документации). С учетом указанных ограничений, организация (индивидуальный предприниматель) своим локальным нормативным актом определяет перечень документов, на которые проставляется дополнительный штамп, а на какие требуется проставлять основной. Указанным ЛНА целесообразно назначить должностных лиц, уполномоченных проставлять оттиск штампа, порядок его хранения и использования.

Кто в компании имеет право ставить эту печать?

Кто в компании может использовать эту печать? Нужно ли делать дополнительный приказ?

Отвечает Алешина Ольга

Сфера использования дополнительного штампа в организации регулируется на локальном уровне. Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) самостоятельно определяет перечень документации, где используется печать, и должностных лиц, уполномоченных проставлять ее оттиск.

Целесообразно урегулировать эти вопросы путем закрепления в локальных нормативных актах (положении, инструкции, приказе и т. д.). Но с учетом специфики хозяйственной деятельности указанный вопрос допускается разрешить и путем дачи устных распоряжений.

Читайте также:

Ответы подготовили:
Биржевой Николай

Алешина Ольга
Алешина Ольга Адвокат

В 2005 году закончила Владимирский государственный университет по специальности "Юриспруденция" С 2004 по 2011 год работала юристом, специалистом по кадрам. В 2011 году получила статус адвоката. Занимаюсь ведением гражданских и уголовных дел.

Вирт Юлия