Как писать суммы прописью в бухгалтерских документах?

В деловых документах принято указывать итоговую стоимость цифрами и прописью во избежание разночтений. Правила написания в свое время были установлены Указаниями ЦБ № 51-У. Сейчас документ утратил силу, но в нем содержится ответ на ваш вопрос:

В финансовых и бухгалтерских документах, договорах, актах и т.п. этот порядок поддерживается и в настоящее время.

Таким образом, ваши 12 843 132,60 прописью выглядят так:

Ответить на вопрос — «нужно ли сначала написать сумму цифрами с большой буквы» — не представляется возможным.

Требуется ли писать сумму прописью в договорах или актах?

В некоторых договорах и актах у нас указаны суммы, и мы не уверены, нужно ли записывать их прописью. Является ли это обязательным требованием, или это можно опустить? Если записывать прописью необязательно, то в каких случаях это всё-таки необходимо делать?

Отвечает Дорофеева Ирина

Законодательно требование прописывать в договоре или акте сумму прописью не установлено. Правила оформления документов при необходимости устанавливаются в ЛНА. Обычно суммы, указанные в документах цифрами, дублируются прописью. Такой вариант позволяет избегать разночтений, особенно если документы не новые или пострадали от небрежного хранения.

Кроме того, если сумма, указанная цифрами, не совпадает с ее буквенной расшифровкой, то при судебных разбирательствах суд примет во внимание прописной вариант. Деловая практика сложилась не на пустом месте, и ее следует учитывать.

В обязательном порядке прописная расшифровка наличествует в финансовых документах: платежных поручениях и требованиях, инкассовых поручениях, квитанциях на взнос наличными денежными средствами, приходных и расходных кассовых ордерах, зарплатных ведомостях и т. п.

Нужно ли писать сумму прописью в кассовых документах?

Как я понимаю, кассовые документы часто заполняются от руки. Какие правила нужно соблюдать при написании суммы прописью в кассовых документах? Надо ли писать первую букву суммы с большой и как правильно указывать копейки?

Отвечает Дорофеева Ирина

Вы правильно понимаете. Заполнен документ от руки или на компьютере — правила указания суммы прописью не меняются. Во всех кассовых документах — приходных и расходных ордерах, ведомостях на выплату заработной платы — предусмотрены для этого специальные строки.

Сумму прописью следует указывать в именительном падеже с начала соответствующей строки с заглавной буквы. Это правило возникло давно, чтобы исключить возможность вставить что-либо перед первым числительным или «дополнить» его. Например, вместо «семь» получить «восемь».

Валюту расчетов указывают полностью: рубль, рублей и т.д., с той же целью — исключить приписки. Копейки довольствуются цифровым обозначением.

Как писать суммы с НДС прописью в документах?

Иногда в документах нужно отдельно указать сумму НДС. Как правильно записать сумму с НДС? Нужно ли отдельно прописывать циферные значения для НДС или достаточно указать их прописью?

Отвечает Дорофеева Ирина

Да, действительно, в документах часто указывают сначала полную сумму цифрами и прописью, а затем уточняют НДС с пометкой «в том числе».

Главное — правильно указать полную сумму, так как по умолчанию если в договоре не указано иное, то налог в нее включается.

В деловой практике встречаются два варианта:

• указание налога только цифрами, как в нашем примере;
• указание налога цифрами и прописью.

Если вы обозначите сумму налога только прописью, то ошибкой это не будет. Главное, чтобы она была верной.

Напомним, что правила оформления документов устанавливаются при необходимости в ЛНА.

Как склонять суммы прописью в документах?

У нас порой возникают споры по поводу правильного склонения сумм, когда их нужно писать прописью. Например, если сумма указана в родительном падеже, как её правильно склонять? Можно ли вас попросить дать несколько примеров склонения больших сумм?

Отвечает Дорофеева Ирина

Склонять суммы, указываемые в документах, следует по правилам русского языка.

У каждой группы числительных собственные правила, при необходимости в интернете нетрудно найти таблицы или сервисы, которые помогают не ошибиться в написании. Напомним только, что у количественных числительных при склонении изменяются все части.

Просклоняем несколько числительных, задав, как в школе, вспомогательные вопросы. Именительный падеж не рассматриваем, как самый простой. Винительный во многих случаях совпадает по форме с именительным.