Рейтинг@Mail.ru

Архивариус: требования и должностные обязанности

Размер шрифта:

Должностные обязанности архивариуса состоят из работы с исполненными документами, пришедшими на хранение. Выполняемые функции:

  • комплектование;
  • систематизация;
  • учет;
  • использование — постановка задачи поиска и его осуществление.

Кто такой специалист архива

Архивариус (специалист архива) — это профессия. Название должности и требования работодатель определяет сам, кроме случаев, когда он обязан применять профессиональные стандарты. Содержание, основная роль архивариуса в деятельности организации — управление сохраняемыми документами в учреждениях всех форм собственности. По ЕКС, занятость не требует высокой квалификации, должностные обязанности предполагают работу с бумажными документами, все работы выполняются вручную, с тех пор должностные обязанности и требования к архивариусу значительно изменились. Специалиста не следует путать с архивистом, использующим архивные данные в основной работе, — журналисты, писатели, историки и пр.

Рабочие места архивных специалистов находятся в учреждениях, аккумулирующих большие массивы информации и данных:

  • муниципальные и государственные хранилища;
  • фонды хранения видео- и аудиодокументов;
  • крупные организации и предприятия с большим документооборотом.

Объектами хранения, в зависимости от специфики деятельности, являются собранные письменные и цифровые «памятники», свидетельства работы или жизни (рукописи, письма, аудио- и видеодокументы и т. п.), относящиеся к деятельности какого-нибудь учреждения или лица. В качестве примера приведем работу архивариусом в суде, она состоит в подготовке к хранению судебных дел, решений, выдачи справок по обращениям граждан и юрлиц. Большой объем информации проходит в рамках межведомственного взаимодействия в онлайн-формате.

Может пригодиться:

Регламентирующие законы и НПА

Для определения профессионально-квалификационных требований, описания того, кто такой архивариус, и его обязанностей в государственных и бюджетных архивах следует использовать профстандарты. В архивном деле их два.

По мнению специалистов, документ с кодом 07.009 в ближайшее время отменят в связи с вступлением в силу с 01.09.2021 профстандарта «Специалист архива». Новый действует до 01.09.2027. Это комплексный подзаконный нормативный акт, на период своего срока определяет:

  • названия должностей;
  • какие требования предъявляются к сотрудникам государственных архивов;
  • юридическую базу подготовки и занятости;
  • основные практические аспекты развития архивного дела в РФ.

Особая важность в логической преемственности в связи с утвержденным 31.03.2021 Приказом Минтруда России профессиональным стандартом «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации». Кроме профессиональных стандартов, работа и качественное наполнение функций архивариуса в организации регулируется следующими законами и НПА:

Актуальные версии этих документов есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Требования к квалификации

Архивный работник занимается хранением и упорядочиванием сохраняемой документации. Основная цель вида профессиональной деятельности, в соответствии с новым профстандартом, — в разделе I.

Полная версия этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Профстандарт определяет несколько уровней квалификации — 5, 6, 7. У каждого уровня для выполнения должностных обязанностей архивариуса на предприятии и в организации имеются требования к образованию и обучению. Должность с названием «Специалист архива» соответствует начальному уровню квалификации — 5 (она является аналогом должности архивариуса по ЕКС). Профстандарт повысил требования. Специалисты, имеющие непрофильное образование (высшее или среднее профессиональное), для допуска к работе проходят обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «архивное дело».

Должностные обязанности и инструкция

При составлении текста ДИ, описывающего обязанности архивариуса, следует использовать:

  • положения гл. 43 ТК РФ;
  • устав;
  • требования профстандарта;
  • локальные акты компании.
ВАЖНО!
Оформляется ЛНА согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Эксперты КонсультантПлюс разработали инструкцию по охране труда для архивариуса. Используйте эти инструкции бесплатно.

Обязанности сотрудника описываются одной обобщенной и пятью трудовыми функциями — раздел II код А.

Структура должностной инструкции работника архива (архивариуса), подготовленной по методике сборника профстандартов, имеет небольшие особенности: трудовые функции перечисляются в отдельной части (2) и детализируются через действия в части 3. Необходимые знания и умения, требования в стандарте прописаны по каждой функции отдельно, а в тексте инструкции могут находиться и в общей части списком.

На основе подпунктов 3.1.1-3.1.5 раздела III формируется 3 часть ДИ — пофункционально перечисляются трудовые действия каждого подраздела.

Если информационный массив большой, отдельному сотруднику делегируется только часть перечисленных для должности функций.

У нас есть и другие должностные инструкции, вот несколько примеров:

Права и ответственность

Права и ответственность необходимы архивариусу для эффективного выполнения обязанностей на любой должности. Их перечень — в самостоятельных разделах должностной инструкции. Заключительные положения фиксируют порядок ознакомления работника с ЛНА, использованные при его подготовке НПА, профстандарт и их реквизиты.

4. Права

Архивариус в рамках исполнения должностных обязанностей имеет право:

4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности.

4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).

4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию архивариуса.

4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.

4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.

5. Ответственность

Архивариус несет ответственность за:

5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

5.2. Невыполнение требований, распоряжений и поручений директора Учреждения.

5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков и требований к их исполнению.

5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.

5.5. Причинение материального ущерба в связи с исполнением должностных обязанностей в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

За вышеперечисленные нарушения архивариус привлекается, в соответствии с действующим законодательством, в зависимости от тяжести проступка, к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.

Настоящая ДИ архивариуса разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации, профессионального стандарта 07.012, утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18.03.2021 № 140н, и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые отношения.


  • 2022-01-13 14:36:39
    В 2018 году был утвержден профессиональный стандарт «Специалист по формированию электронного архива». Профильные специалисты считают его не удовлетворяющим требованиям практики. Главное — некорректно использованное понятие «электронный архив». Правильнее методически использовать «архив цифровой» и «архив электронных документов». Профстандарты применяются при подготовке специалистов, поэтому для совершенствования учебно-методической деятельности, а также для конкретизации профессиональных обязанностей и компетенций работников архивных учреждений и архивов организаций ускорили появление профессионального стандарта 07.012 «Специалист архива».
    Поэтому, если у вашей организации нет специальных обязательств на применение предыдущего (не отмененного) профессионального стандарта, следует воспользоваться новым, принятым в 2021 году.
  • 2023-09-19 12:30:15
    Хотелось бы больше конкретики по требованиям к квалификации. Вы все очень поверхностно описали.
  • 2023-09-20 07:50:16
    У вас не написано про обязанности архивариуса по работе с электронными документами? Сейчас же все больше переходят на цифровые технологии, и это как поступать в такой ситуации.
  • 2023-09-20 08:10:21
    Вот вы пишите что архивариус не должен иметь высокой квалификации. А сейчас требования к специалистам значительно возросли, особенно в свете цифровизации. Не согласен с автором.
  • 2023-09-20 10:30:16
    А где найти примеры должностных инструкций для архивариуса? В статье не увидел об этом
  • 2023-09-20 12:10:16
    Тут неплохо рассказано про обязанности архивариуса, но мне кажется, что стоило бы добавить какие курсы или обучения можно пройти для повышения квалификации в этой сфере.
  • 2023-09-21 06:20:16
    Хотелось бы больше конкретики по требованиям к квалификации. Вы все очень поверхностно описали.
  • 2023-09-21 13:00:16
    Это фейл! Статья не отражает всей сложности профессии. Это не просто сортировка документов, но и их реставрация, а также работа с большим объемом информации в электронном виде. Автор статьи явно не в курсе всех нюансов профессии.
  • 2023-09-21 15:50:16
    Какие учебные заведения готовят специалистов в области архивного дела?
  • 2023-09-23 06:20:18
    Вы написали про возможность повышения квалификации. А где и как это лучше делать? Может есть какие-то профессиональные сообщества, которые могут подсказать где учат лучше. Хочется информации о возможных платформах или учебных заведениях для обучения.
  • 2023-09-23 16:30:16
    Какие программы для работы с архивами сейчас актуальны, на какие стоит обратить внимание, а какие бесполезны? Есть ли бесплатные программы. В статье об этом не сказано.
  • 2023-09-24 09:50:17
    Вы не рассказали о возможных трудностях и проблемах должности. Было бы полезно написать о юридических аспектах и последствиях для компании при ошибках и недоработках работы архива и архивариуса.
  • 2023-09-25 13:10:17
    Хотелось бы узнать, какие дополнительные инструменты может использовать архивариус для упрощения своей работы? Есть ли какая-то особенная оргтехника, нужная для работы архивариуса, какие программы стоит закупить, есть ли специализированное оборудование? Какие есть ограничения для работы в архиве, как решать вопросы охраны труда в архиве.
  • 2023-09-25 15:05:57
    Студент, Самые разные. Есть и специальность такая - архивное дело
Оставить комментарий Распечатать
Дмитриева Наталья Предприниматель, проектный менеджер, консультант профессионального и личностного роста

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Комментарии
Автор что-то упустил? Информация неверна или устарела? Остались вопросы? Есть сомнения? Высказывайтесь в комментариях!
Работа: ответы по темам
9 вопросов
Оставить комментарий 3 июня 2024
Особенности работы с 0,25 рабочей ставки

Изучаем вопросы, связанные с работой на 0,25 рабочей ставки. Обсуждаем максимальное количество рабочих часов в день, месячные ограничения и правила оплаты труда.

9 вопросов
7150
4 вопроса
Оставить комментарий 3 июня 2024
Должность уборщицы в трудовой книжке

Каким образом можно назвать должность уборщицы в трудовой книжке, чтобы это звучало более престижно и не вызывало недовольства работника?

4 вопроса
4214
4 вопроса
Оставить комментарий 7 декабря 2023
Как правильно учитывать рабочее время при сокращении обеда и рабочего дня в пятницу?

Наше руководство решило сократить обед до 48 минут и уменьшить рабочий день в пятницу на один час. Это вызвало вопросы по учету рабочего времени. Как теперь правильно заполнять табель учета рабочего времени? Ставить ли в нем 8 часов работы или учитывать фактические изменения?

4 вопроса
671
4 вопроса
Оставить комментарий 13 ноября 2023
Как правильно оформить трудовой договор с 10-часовым рабочим днем и 40-часовой рабочей неделей?

Я хочу узнать, можно ли в трудовом договоре указать 40-часовую рабочую неделю с тремя выходными днями, предоставляемыми по скользящему графику, и рабочий день с 10 до 20 часов с часовым перерывом на обед. Меня интересует, соответствует ли такое оформление законодательству, и какие могут быть подводные камни при таком графике работы.

4 вопроса
1352
8 вопросов
Оставить комментарий 20 октября 2023
Как организовать работу при сменном графике

Изучаем вопросы организации работы в три смены. Обсуждаем длительность смен, оклады, суммированный учет рабочего времени и другие аспекты.

8 вопросов
1534
Вам может быть интересно:
Рубрикатор
  • Бухгалтеру
  • Юристу
  • Кадровику
  • Физическому лицу
    • Формы и отчеты
    • Налоги и взносы
    • Учет и платежи
    • Расчеты с работниками
    • Документы
    • Суд
    • Корпоративное право
    • Кадровые документы
    • Трудовые отношения
    • Отчеты и контроль
    • Общие вопросы
    • Охрана труда
    • ИП и самозанятость
    • Работа. Служба
    • Здоровье
    • Семья
    • Имущество. Жилье
    • Документы
    • Льготы. Пенсии
Ошибка на сайте