Архивариус: требования и должностные обязанности

Кто такой специалист архива

Архивариус (специалист архива) — это профессия. Название должности и требования работодатель определяет сам, кроме случаев, когда он обязан применять профессиональные стандарты. Содержание, основная роль архивариуса в деятельности организации — управление сохраняемыми документами в учреждениях всех форм собственности. По ЕКС, занятость не требует высокой квалификации, должностные обязанности предполагают работу с бумажными документами, все работы выполняются вручную, с тех пор должностные обязанности и требования к архивариусу значительно изменились. Специалиста не следует путать с архивистом, использующим архивные данные в основной работе, — журналисты, писатели, историки и пр.

Рабочие места архивных специалистов находятся в учреждениях, аккумулирующих большие массивы информации и данных:

• муниципальные и государственные хранилища;
• фонды хранения видео- и аудиодокументов;
• крупные организации и предприятия с большим документооборотом.

Объектами хранения, в зависимости от специфики деятельности, являются собранные письменные и цифровые «памятники», свидетельства работы или жизни (рукописи, письма, аудио- и видеодокументы и т. п.), относящиеся к деятельности какого-нибудь учреждения или лица. В качестве примера приведем работу архивариусом в суде, она состоит в подготовке к хранению судебных дел, решений, выдачи справок по обращениям граждан и юрлиц. Большой объем информации проходит в рамках межведомственного взаимодействия в онлайн-формате.

Может пригодиться:

• как составить должностную инструкцию на основе профстандарта;
• что делать, если работник не выполняет обязанности по ДИ.

Регламентирующие законы и НПА

Для определения профессионально-квалификационных требований, описания того, кто такой архивариус, и его обязанностей в государственных и бюджетных архивах следует использовать профстандарты. В архивном деле их два.

По мнению специалистов, документ с кодом 07.009 в ближайшее время отменят в связи с вступлением в силу с 01.09.2021 профстандарта «Специалист архива». Новый действует до 01.09.2027. Это комплексный подзаконный нормативный акт, на период своего срока определяет:

• названия должностей;
• какие требования предъявляются к сотрудникам государственных архивов;
• юридическую базу подготовки и занятости;
• основные практические аспекты развития архивного дела в РФ.

Особая важность в логической преемственности в связи с утвержденным 31.03.2021 Приказом Минтруда России профессиональным стандартом «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации». Кроме профессиональных стандартов, работа и качественное наполнение функций архивариуса в организации регулируется следующими законами и НПА:

Актуальные версии этих документов есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Требования к квалификации

Архивный работник занимается хранением и упорядочиванием сохраняемой документации. Основная цель вида профессиональной деятельности, в соответствии с новым профстандартом, — в разделе I.

Полная версия этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Профстандарт определяет несколько уровней квалификации — 5, 6, 7. У каждого уровня для выполнения должностных обязанностей архивариуса на предприятии и в организации имеются требования к образованию и обучению. Должность с названием «Специалист архива» соответствует начальному уровню квалификации — 5 (она является аналогом должности архивариуса по ЕКС). Профстандарт повысил требования. Специалисты, имеющие непрофильное образование (высшее или среднее профессиональное), для допуска к работе проходят обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «архивное дело».

Должностные обязанности и инструкция

При составлении текста ДИ, описывающего обязанности архивариуса, следует использовать:

• положения гл. 43 ТК РФ;
• устав;
• требования профстандарта;
• локальные акты компании.

Обязанности сотрудника описываются одной обобщенной и пятью трудовыми функциями — раздел II код А.

Структура должностной инструкции работника архива (архивариуса), подготовленной по методике сборника профстандартов, имеет небольшие особенности: трудовые функции перечисляются в отдельной части (2) и детализируются через действия в части 3. Необходимые знания и умения, требования в стандарте прописаны по каждой функции отдельно, а в тексте инструкции могут находиться и в общей части списком.

На основе подпунктов 3.1.1-3.1.5 раздела III формируется 3 часть ДИ — пофункционально перечисляются трудовые действия каждого подраздела.

Если информационный массив большой, отдельному сотруднику делегируется только часть перечисленных для должности функций.

У нас есть и другие должностные инструкции, вот несколько примеров:

• бухгалтера;
• делопроизводителя;
• секретаря.

Права и ответственность

Права и ответственность необходимы архивариусу для эффективного выполнения обязанностей на любой должности. Их перечень — в самостоятельных разделах должностной инструкции. Заключительные положения фиксируют порядок ознакомления работника с ЛНА, использованные при его подготовке НПА, профстандарт и их реквизиты.

• Дмитриева Наталья
  2022-01-13 14:36:39
  В 2018 году был утвержден профессиональный стандарт «Специалист по формированию электронного архива». Профильные специалисты считают его не удовлетворяющим требованиям практики. Главное — некорректно использованное понятие «электронный архив». Правильнее методически использовать «архив цифровой» и «архив электронных документов». Профстандарты применяются при подготовке специалистов, поэтому для совершенствования учебно-методической деятельности, а также для конкретизации профессиональных обязанностей и компетенций работников архивных учреждений и архивов организаций ускорили появление профессионального стандарта 07.012 «Специалист архива».
  Поэтому, если у вашей организации нет специальных обязательств на применение предыдущего (не отмененного) профессионального стандарта, следует воспользоваться новым, принятым в 2021 году.
• Виктория Петровна
  2023-09-19 12:30:15
  Хотелось бы больше конкретики по требованиям к квалификации. Вы все очень поверхностно описали.
• Зануда
  2023-09-20 07:50:16
  У вас не написано про обязанности архивариуса по работе с электронными документами? Сейчас же все больше переходят на цифровые технологии, и это как поступать в такой ситуации.
• Сергей Александрович
  2023-09-20 08:10:21
  Вот вы пишите что архивариус не должен иметь высокой квалификации. А сейчас требования к специалистам значительно возросли, особенно в свете цифровизации. Не согласен с автором.
• Новичок
  2023-09-20 10:30:16
  А где найти примеры должностных инструкций для архивариуса? В статье не увидел об этом
• Крыска
  2023-09-20 12:10:16
  Тут неплохо рассказано про обязанности архивариуса, но мне кажется, что стоило бы добавить какие курсы или обучения можно пройти для повышения квалификации в этой сфере.
• Виктория Петровна
  2023-09-21 06:20:16
  Хотелось бы больше конкретики по требованиям к квалификации. Вы все очень поверхностно описали.
• Разочарованный
  2023-09-21 13:00:16
  Это фейл! Статья не отражает всей сложности профессии. Это не просто сортировка документов, но и их реставрация, а также работа с большим объемом информации в электронном виде. Автор статьи явно не в курсе всех нюансов профессии.
• Студент
  2023-09-21 15:50:16
  Какие учебные заведения готовят специалистов в области архивного дела?
• Ян
  2023-09-23 06:20:18
  Вы написали про возможность повышения квалификации. А где и как это лучше делать? Может есть какие-то профессиональные сообщества, которые могут подсказать где учат лучше. Хочется информации о возможных платформах или учебных заведениях для обучения.
• Юля
  2023-09-23 16:30:16
  Какие программы для работы с архивами сейчас актуальны, на какие стоит обратить внимание, а какие бесполезны? Есть ли бесплатные программы. В статье об этом не сказано.
• Сергей
  2023-09-24 09:50:17
  Вы не рассказали о возможных трудностях и проблемах должности. Было бы полезно написать о юридических аспектах и последствиях для компании при ошибках и недоработках работы архива и архивариуса.
• Валентина Николаевна
  2023-09-25 13:10:17
  Хотелось бы узнать, какие дополнительные инструменты может использовать архивариус для упрощения своей работы? Есть ли какая-то особенная оргтехника, нужная для работы архивариуса, какие программы стоит закупить, есть ли специализированное оборудование? Какие есть ограничения для работы в архиве, как решать вопросы охраны труда в архиве.
• Лидия Иванова
  2023-09-25 15:05:57
  Студент, Самые разные. Есть и специальность такая - архивное дело