Деловые бумаги являются неотъемлемой составляющей любого процесса в учреждении. Ведение внутреннего и внешнего документооборота с момента создания или поступления документации до сдачи ее в архив входит в обязанности делопроизводителя — специалиста по обработке документов.
Кто такой специалист по обработке документов
Для понимания, кто это делопроизводитель и чем он занимается, необходимо обратиться к профстандарту 07.002, утвержденному Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н, согласно которому это специалист, деятельность которого связана с организационным и документационным обеспечением управления учреждения. Работа с деловыми бумагами требует аккуратности, внимательности и навыков ведения деловой переписки. В небольших фирмах функционал специалиста, ответственного за документооборот в организации, совмещен с задачами секретаря. В крупных организациях обработкой документов занимается несколько служащих или целый отдел. Полный перечень функций специалиста по обработке деловых бумаг, как и обязанности помощника делопроизводителя, прописывается в должностной инструкции, которая включает в себя:
- общие положения, в том числе требования к квалификации специалиста;
- должностные обязанности работника;
- права;
- ответственность.
Функции делопроизводителя в организации
Основные задачи ответственного за документооборот специалиста определены профстандартом. Обобщенной функцией является документационное обеспечение деятельности организации. При расширении функционала работника обязанности секретаря-делопроизводителя в организации входят в обобщенную функцию — организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя. Каждая обобщенная функция включает в себя ряд конкретных задач.
Обобщенная трудовая функция | Трудовая функция |
---|---|
Документационное обеспечение деятельности организации | Работа с документами |
Текущее хранение документов | |
Обработка дел для последующего хранения |
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Должностные обязанности специалиста по документообороту
Движение деловых бумаг не зависит от типа юрлица, поэтому работа делопроизводителем в государственных учреждениях аналогична работе в коммерческих фирмах. Конкретные задачи, которые выполняет работник, определяются работодателем в зависимости от его потребностей. В функционал могут входить и задачи помощника руководителя или секретаря, но кратко обязанности делопроизводителя выглядят следующим образом:
- создание документа;
- документооборот, который включает в себя все стадии движения документа по инстанциям;
- подготовка и сдача бумаг на хранение.
Должностная инструкция определяет, что делает секретарь-делопроизводитель, помимо ведения документооборота. В инструкцию включают такие задачи, как регистрация поступающих телефонных звонков и их перенаправление сотрудникам, закупка продуктов для обеспечения кофе-пауз, организация и обеспечение личных контактов руководителя и т.д.
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Ответственность работника
Служащий отвечает за соответствие документов стандартам их оформления, соблюдение сроков и правил хранения документации. За совершенные проступки и ненадлежащее исполнение должностных обязанностей делопроизводитель в организации может быть привлечен к ответственности:
- дисциплинарной — за ненадлежащее исполнение поставленных перед ним задач;
- административной — за совершенные в процессе трудовой деятельности правонарушения;
- уголовной — за совершенные в процессе трудовой деятельности преступления;
- материальной — за причиненный материальный ущерб работодателю.
Может пригодиться:
-
Вирт Юлия
2022-10-04 09:36:17Несмотря на расширение электронного документооборота, ни одна организация не обходится без бумажных документов, поэтому работа по специальности "делопроизводитель" весьма востребованная и ответственная. Не зря профстандарт содержит более высокие квалификационные требования по сравнению с ЕКСД.
-
Андрей Сергеевич
2023-09-14 11:30:14Какие конкретные навыки в области IT должен иметь делопроизводитель. Сейчас же большинство документов обрабатываются электронно, и без знаний в этой сфере не обойтись.
-
Ольга
2023-09-14 12:10:15Какие курсы или обучения можно пройти для повышения квалификации в данной сфере?
-
Viktor777
2023-09-14 13:50:14В статье сказано, что функции делопроизводителя могут включать обязанности секретаря, но не раскрыто, какие именно обязанности. Можете дать конкретные примеры?
-
Елена Петровна
2023-09-14 14:40:15Какие существуют программы для автоматизации процессов делопроизводства, чтобы облегчить работу специалиста?
-
Денис
2023-09-14 15:20:15А что регулирует деятельность делопроизводителя, кроме профстандарта и должностной инструкции?
-
Лидия Иванова
2023-09-14 15:37:51Денис, Руководитель и локальные акты организации, где делопроизводитель работает.
-
Лидия Иванова
2023-09-14 15:38:17Viktor777, Это очень зависит от конкретной организации.
-
Лидия Иванова
2023-09-14 15:38:45Андрей Сергеевич, Как минимум он должен уметь работать с офисным пакетом Виндоус.
-
Нателла
2023-09-14 16:40:14Что входит в понятие документационное обеспечение деятельности организации? Вы его только упомянули, но не раскрыли детально.
-
Леша
2023-09-14 17:30:15Тут у вас написано, что делопроизводитель может быть привлечен к уголовной ответственности. А что может повлечь за собой такие последствия?
-
Самсон
2023-09-14 17:35:36Леша, Подлог
-
Самсон
2023-09-14 17:36:24Нателла, Посмотрите ГОСТ по делопроизводству, вот это все и входит
-
Валентина
2023-09-15 06:20:15Что входит в обязанности помощника делопроизводителя? В статье это упоминается, но без подробностей.
-
Тоня
2023-09-15 07:40:15Какие качества должен иметь специалист по обработке документов, чтобы успешно справляться с поставленными задачами?
-
Николай Владимирович
2023-09-15 09:10:14Статья дает хорошее представление о базовых обязанностях делопроизводителя. Однако, хотелось бы увидеть более глубокий анализ трудовых функций этой профессии, включая вопросы электронного документооборота, а также подробное описание возможных путей карьерного роста для специалистов в этой области. Также было бы полезно рассмотреть вопросы юридической ответственности более детально, включая реальные примеры из практики, когда делопроизводители сталкивались с проблемами из-за неправильного оформления документов или их утери.