Делопроизводство

Делопроизводство — это система документационного обеспечения управления организацией. Включает создание, обработку, хранение, учет документов. Требует соблюдения стандартов и правил оформления

Здесь собрано всё о работе с документами в организации: как наладить делопроизводство и назначить за него ответственного, какие журналы вести, сколько хранить документы и как передавать их в архив и уничтожать, как перейти на электронный документооборот и что делать, когда документы запрашивают или изымают проверяющие.

Первые разделы идут по пути документа: оформление, регистрация, хранение, архив; дальше — электронный документооборот, проверки и отдельные виды документов.

Как наладить делопроизводство в компании

Раздел о том, кто в компании отвечает за документы, какими приказами это закрепляют и как держать в порядке организационно-распорядительные документы.

Неправильный состав реквизитов и разнобой в формах тормозят работу компании, поэтому организационно-распорядительные документы оформляют по единым правилам.

Через делопроизводителя идёт почти весь документооборот организации, а его трудовые функции закрепляют в должностной инструкции.

Ответственного за делопроизводство назначают официально — приказом по основной деятельности.

Инструкция по делопроизводству не обязательна, но её принимают почти везде и утверждают приказом руководителя.

Поручение руководителя по документу оформляют резолюцией — как её проставить.

После переименования организации кадровику приходится обновлять название в кадровых документах.

Полезные разделы:

• реквизиты
• оформление
• образцы
• формы
• приказы

Регистрация и журналы учёта

Раздел о том, какие журналы организация ведёт по закону, а какие по собственному решению, и как их заполнять.

Закон не обязывает вести журнал входящей корреспонденции, но большинство организаций его ведут.

Форма журнала учёта рабочего времени произвольная: в нём отмечают приход и уход сотрудников, время и причины отсутствия.

• исходящие
• выданные справки
• доверенности
• личные дела

Все журналы учёта

Сроки хранения документов

Срок хранения зависит от вида документа. Общие сроки берут из перечня типовых управленческих архивных документов Росархива, который действует с 2020 года; для бухгалтерских документов и закупок есть свои правила в законах.

Бухгалтерские документы хранят в сроки из статьи 29 закона № 402-ФЗ, а за нарушение порядка хранения есть санкции — сроки по видам документов.

Журналы по охране труда хранят от 1 года до 75 лет, а некоторые документы оставляют в архиве навсегда — что сколько хранить.

Сколько лет хранить личное дело сотрудника, зависит от того, когда по нему закончено делопроизводство.

Для входящих и исходящих писем сроки хранения разные и зависят от вида документа.

Документы о закупках хранят по сроку, который установлен законом о закупках, — сколько именно.

Сроки хранения, которые компания применяет у себя, закрепляют приказом руководителя.

Архив и уничтожение документов

Когда дела закрыты, их либо готовят к архивному хранению, либо, если срок истёк, уничтожают. Порядок одинаков для большинства организаций:

1. Провести экспертизу ценности документов и отобрать дела для хранения и к уничтожению.
2. Оформить дела длительного хранения и составить к каждому лист-заверитель.
3. Передать кадровые документы в архив.
4. Уничтожить документы с истёкшим сроком хранения и оформить это документами — способы и оформление.

Рецептурные бланки аптека не вправе просто выбросить: их хранят положенный срок, а уничтожение оформляют документами — порядок для аптеки.

Перейти к теме →

Электронный документооборот

ЭДО не обязателен, но ускоряет обмен документами внутри компании и с контрагентами. Раздел о том, как его внедрить, чем подписывать электронные документы и как вести в электронном виде кадровые документы.

Система ЭДО и подпись

Внедрение электронного документооборота автоматизирует обмен информацией в компании — как организовать переход.

Подписать документ электронной подписью можно без распечатки и собственноручной подписи.

Электронную подпись физлица, ИП или директора организации можно отозвать — порядок отзыва.

Уничтожение ключей электронной подписи оформляют отдельным актом.

УПД нельзя подписывать факсимиле, а на других учётных документах штампованная подпись допустима не везде.

Кадровые документы в электронном виде

Трудовой договор в электронной форме заключают в компаниях, которые перешли на кадровый ЭДО.

Многие компании отказываются от бумажных расчётных листков, но электронную выдачу листков нужно правильно оформить.

Сведения в Социальный фонд работодатель отправляет через систему СЭДО.

Регистрация, архив и споры

Входящие и исходящие документы регистрируют в программе 1С:Документооборот.

Для электронного архива документов выбирают отдельную систему хранения.

Электронная переписка может стать доказательством в суде.

• электронные документы
• подпись

Запросы, проверки и изъятие документов

Раздел о том, как отвечать на запросы информации, вести учёт проверок и что делать, если документы изымают.

Чёткого перечня органов, которые вправе изымать документы, нет, поэтому важно знать основания изъятия и роль акта об изъятии.

Вести журнал учёта проверок юрлицо не обязано, но записи в нём помогают защитить свои интересы.

На запрос о предоставлении информации организация готовит письменный ответ.

Отдельные правила действуют, когда информацию запрашивает полиция.

Перейти к теме →

Виды документов

Раздел о документах, которые организация составляет и получает каждый день.

О начале отпуска сотрудника уведомляют заранее, под подпись — образец уведомления.

Прежде чем наказать сотрудника, работодатель запрашивает у него объяснительную записку.

• записки
• письма
• акты
• протоколы
• справки
• заявления
• уведомления работнику
• претензии
• ходатайства
• удостоверения
• платёжные поручения