Важно
Выпустили новые указания по заполнению формы № П-4 В ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ прописано, сколько лет хранятся бухгалтерские документы. Выясним, есть ли нюансы учета сроков хранения документации и будут ли санкции за неправильное ее хранение.
Навигация
Законодательные основы
Как указано в основном законе о бухучете 402-ФЗ, срок хранения документов бухгалтерского учета не должен быть:
- меньше 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ) — для первичных и кассовых регистров учета;
- меньше 5 лет, начиная с года, в котором ими пользовались в последний раз. Это касается учетной политики и иных локальных актов, устанавливающих порядок, методы и способы учета на конкретном предприятии.
Однако следует учитывать, что порядок и сроки хранения бухгалтерской документации в ООО и организациях других форм собственности устанавливаются каждой организацией самостоятельно, с учетом норм и требований:
- Налогового кодекса РФ;
- закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
- приказа Росархива от 20.12.2019 № 236;
- положения, утвержденного постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО.
Основные сроки хранения
В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько лет хранится бухгалтерская документация в зависимости от ее вида, с отсылками на законодательные акты.
Таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации
|
Вид документации |
Сроки |
Основание |
|---|---|---|
|
Налоговые, в т. ч. первичные и счета-фактуры |
4 г. по завершении налогового периода, в котором использовался последний раз (для расчета налога и составления отчетности). Приказом Росархива для счетов-фактур срок хранения увеличен до 5 л. Но если есть споры или разногласия, то храните их до принятия решения. |
Пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ. |
|
Регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т. п.) |
5 л. после года составления. |
Пп. 310–313 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236. |
|
Документы о переоценке основных фондов и амортизации, акты приема-передачи недвижимости |
5 л. после выбытия основных средств или нематериальных активов. |
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. |
|
По начислению и уплате страховых взносов (Т-49, Т-51, Т-53, кассовые и банковские по выплатам сотрудникам, больничные, платежки на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам и др.) |
6 л. после года, в котором последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним. |
Пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ. |
|
По персоналу (трудовые договоры, личные карточки (Т-2), лицевые счета (Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т. п.) |
В зависимости от даты создания:
|
П. 3 ст. 3, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле. |
|
Кассовые на выдачу зарплаты, в т. ч. расчетные (Т-49) и платежные (Т-53) ведомости |
6 л. после окончания года, в котором составлен. Но если отсутствуют лицевые счета (Т-54), то в зависимости от даты создания:
|
П. 295 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236. П. 3 ст. 3, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле. |
|
Табели (графики), журналы учета рабочего времени |
5 л. после окончания года, в котором они составлены. Если велся учет периодов работы во вредных или опасных условиях, то в зависимости от даты создания:
|
Ст. 586, п. 402 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236. П. 3 ст. 3, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле. |
Если срок хранения бухгалтерской отчетности в организации не истек и документ запрашивает в рамках выездной или камеральной проверок налоговый орган, ФСС или трудовая инспекция, а его физически нет, то будет предъявлен штраф организации на основании п. 1 ст. 126 НК РФ в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ. Организации и должностному лицу грозят административные штрафы (ч. 1 ст. 5.27, ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ, ст. 26.31 закона № 125-ФЗ).
Может пригодиться:
Правила определения сроков
Рассмотрим на примере, как определить, сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы.
Возьмем для примера товарную накладную и счет-фактуру, полученные в 3-м квартале 2019 г. Товары приняты к учету, а НДС — к вычету в этом же квартале. В 4-м кв. 2019 г. товары реализованы, и их стоимость учтена в расходах при исчислении налога на прибыль.
Период хранения для счета-фактуры — до 30.09.2023, т. к. он использовался для расчета НДС в 3-м кв. 2019 г. (заявлен вычет), а срок исчисляется как 4 г. после налогового периода, в котором счет-фактура использовался, т. е. с 01.10.2019.
Период хранения товарной накладной зависит от ее квалификации:
- для подтверждения права на вычет НДС отсчитываем четырехлетний период с 01.10.2019 и получаем 30.09.2023 (по аналогии со счетом-фактурой);
- для признания стоимости товаров в расходах при исчислении налога на прибыль отсчитываем четырехлетний период с 01.01.2020 (так как налоговый период по налогу на прибыль — год) и получаем 31.12.2023;
- как первичный документ — отсчитываем 5 л. после года, в котором стоимость товаров признана в расходах, т. е. с 01.01.2020, и получаем 31.12.2024.
Возникли три разные даты, следовательно, выбираем наиболее позднюю — это 31.12.2024.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали сроки хранения документов с учетом ФСБУ 27/2021. Используйте эти инструкции бесплатно.
Нюансы учета сроков хранения документов бухучета
Если в организации бывали случаи реализации основных средств с убытком, то их обязательно учитывают при определении сроков хранения бухгалтерской документации. Например, организация была вынуждена продать какое-либо имущество, а вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной его стоимости, убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося срока полезного использования) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль. В соответствии со ст. 23 Налогового кодекса РФ налогоплательщики обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов. Но в случае реализации основных средств с убытком документацию по указанному средству (договоры, акты о реализации, справки, расчеты по учету убытка от продажи) придется хранить дольше, так как их вправе затребовать налоговая при проверке.
В каких еще случаях срок хранения увеличивается
В соответствии со ст. 23 Налогового кодекса РФ срок хранения первичных бухгалтерских документов составляет 4 года, но в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ указан срок хранения не менее пяти лет после отчетного года. Срок хранения первички увеличивается, если организация работала в убыток и учитывала его, рассчитывая налог на прибыль. Документы сохраняют на весь период переноса убытка и прибавляют еще 4 года после списания. Документация по убытку, полученному в 2022 году и учтенному в течение последующих 10 лет, следует хранить до конца 2036 года.
Штрафы за нарушение правил хранения документов
Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
- на граждан — 1000–3000 руб.;
- на должностных лиц — 3000–5000 руб.;
- на юрлиц — 5000–10 000 руб.
Нужно знать: как правильно уничтожить документы с истекшими сроками хранения
