Учет компенсации за разъездной характер работы у водителей-дальнобойщиков

Компенсация за разъездной характер работы начисляется одновременно с заработной платой. Выплата производится в дату, установленную ЛНА предприятия.

Суточные водителям, как правило, выплачиваются авансом. Эти выплаты следует отражать датой фактической выдачи денег сотруднику из кассы или перечисления на его карточный счёт. При осуществлении выплаты следует удержать НДФЛ с суммы, превышающей законодательно установленную норму, и перечислить его в бюджет не позднее срока, установленного законодательством — 28 число текущего месяца, если суточные выданы с 01-го по 22-е, и 5-го числа следующего месяца, если выплаты сделаны с 23 по 31 число текущего.

Дополнительные расходы в пути неизбежны. Для их осуществления водителям выдаются подотчётные средства. По окончании рейса оформляется авансовый отчёт, к которому прилагаются документы, подтверждающие расходы — чеки, квитанции, акты и т. п. На основании авансового отчёта эти расходы принимаются в состав затрат периода, в котором оформлен авансовый отчёт.

Можно ли учитывать авансовые платежи за предыдущий месяц в текущем месяце?

Наш бухгалтер привязывает авансовые выплаты за предыдущий месяц к авансовому отчёту текущего месяца, что создаёт путаницу в документах и отчётах. Можно ли учитывать авансы таким образом или следует придерживаться строгой хронологии?

Отвечает Дорофеева Ирина

Выдача подотчётных денежных средств производится на основании распоряжения руководителя, в котором указывают цели и сроки их расходования. По окончании события, в связи с которым были выданы подотчётные деньги (командировка, деловая поездка, рейс), составляется авансовый отчёт (АО) с приложением документов, подтверждающих произведённые расходы.

Так, если подотчётные средства выданы в текущем месяце, а АО оформлен в следующем, расходы принимаются месяцем оформления АО.

Возможен вариант, когда деньги выдаются подотчётному лицу, даже если он не отчитался по предыдущему авансу. Это возможно, если:

• не наступил установленный срок авансового отчёта по первой выдаче;
• выдача сотруднику установленной в приказе подотчётной суммы производится несколькими траншами.

При этом допускается составление АО за все полученные по дату его составления (включительно) денежные средства.

Таким образом, в действиях вашего бухгалтера нет противоречий. Путаницы в документах не случится при внимательном к ним отношении.

Какие документы должны подтвердить расходы водителей-дальнобойщиков?

Какие конкретные документы должны предоставляться водителями для подтверждения расходов, связанных с разъездной работой? Включает ли это чеки, квитанции и другие подтверждающие документы? Как часто должны подаваться такие документы?

Отвечает Дорофеева Ирина

Разъездной характер работы водителя подтверждается:

• трудовым договором;
• графиком или иной учётной формой, принятой на предприятии для фиксации периода нахождения водителя в рейсе;
• табелем учёта рабочего времени;
• путевым листом;
• иными формами, использующимися в деловой практике предприятия.

На основании сведений, указанных в этих формах, бухгалтер рассчитывает надбавку за разъездной характер деятельности. Она начисляется вместе с заработной платой — по итогам первой половины и по окончании месяца. Выплата производится в дату, установленную ЛНА предприятия.

Для осуществления дополнительных расходов водителям перед рейсом выдаются подотчётные денежные средства. По окончании рейса подотчётное лицо сдает в бухгалтерию вместе с авансовым отчётом оправдательные документы. К ним относятся: чеки, квитанции, акты выполненных работ, заказ-наряды на ТО и ремонт автотранспортных средств и т. п.

Как распределяются суточные при разъездном характере работы?

Суточные у водителей-дальнобойщиков могут выплачиваться как авансом, так и постфактум по завершении работы. Как следует правильно оформлять и учитывать эти выплаты, чтобы не возникало путаницы? Какие документы помогают фиксировать количество дней в разъезде и начисление суточных?

Отвечает Дорофеева Ирина

Разъездной характер работы водителей подтверждается:

• трудовым договором;
• графиком или иным документом, принятым на предприятии, устанавливающим период нахождения водителя в рейсе;
• табелем учёта рабочего времени;
• путевым листом;
• иными документами, использующимися в деловой практике предприятия.

На основании сведений, указанных в этих документах, бухгалтер рассчитывает суточные за время нахождения водителя в рейсе.

Действительно, суточные выплачиваются или перед рейсом (как правило), или по окончании рейса (что не соответствует экономическому смыслу данной выплаты).

В любом случае, сверхнормативная сумма облагается НДФЛ и страховыми взносами. Напомним, в 2024 году нормы составляют:

• 700 руб./сутки — при поездках по России;
• 2 500 руб./сутки — за время нахождения на зарубежной территории.

В целях налогообложения выплаты учитываются по дате фактической выдачи денег из кассы или перечисления на карту сотрудника.

Как начислять суточные по окончании рейсов, если период рейса пересекает месяцы?

Рейсы у водителей-дальнобойщиков могут начинаться в одном месяце, а заканчиваться в другом. Как в таком случае следует учитывать и начислять суточные? На основании каких документов лучше вести учёт, чтобы расходы были зафиксированы верно?

Отвечает Дорофеева Ирина

Нахождение водителя в рейсе подтверждают путевые листы, журналы учёта рейсов, табели учёта рабочего времени.

Работа водителя-дальнобойщика — это не служебные командировки, а постоянный разъездной характер работы. Обратить внимание на это призывает Минфин в письме от 07.02.2024 г. № 03-04-06/10296. В письме разъяснено, что моментом признания дохода в виде суточных при разъездном характере деятельности является дата их фактической выплаты.

При этом неважно, выплаты произведены только за текущий месяц или и за последующие периоды.

Напомним, в 2024 году не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные в размере:

• 700 руб./сутки — при поездках по России;
• 2 500 руб./сутки — за время нахождения на зарубежной территории.

Выплаты, превышающие эти лимиты, облагаются НДФЛ и страховыми взносами.