Срок хранения путевых листов в организации

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Путевой лист нужен для всех служебных автомобилей.
2. Его форма выбирается самой организацией, но есть данные, которые необходимо обязательно указать.
3. Документ должен храниться не менее пяти лет.
4. Хранение обеспечивает руководитель компании.
5. Бланк разрабатывается самостоятельно, но можно использовать унифицированный образец.

Путевой лист: что это такое и зачем он нужен

Путевой лист (ПЛ) в организации требуется оформлять на служебный транспорт. Его составляют на автомобили, являющиеся собственностью компании, и арендованные транспортные средства. Положение о необходимости оформлять ПЛ для всего транспорта прописано в пункте 1 статьи 6 «Устава автомобильного транспорта…». Здесь сказано, что в обязанность организаций входит оформление путевого листа на каждый автомобиль, который:

• перевозит пассажиров, багаж;
• используется для управленческих нужд;
• доставляет грузы.

ПЛ оформляется вне зависимости от того, едет автомобиль по городу или за пределами населенного пункта, в котором компания зарегистрирована или имеет головной офис.

В настоящее время отсутствует обязательная форма документа. Его можете оформлять на бланке, разработанном организацией. Обязательное условие — форму требуется закрепить в учетной политике как первичный документ. В документе должны присутствовать необходимые реквизиты:

• наименование и гос. номер транспортного средства;
• название организации, выдавшей путевой лист;
• ФИО водителя и номер водительского удостоверения;
• срок, на который выдан ПЛ;
• пункт отправки и пункт назначения;
• подписи лица, выдавшего путевой лист, и водителя.

Пригодится: как заполнить путевой лист

Помимо этого, должна проставляться отметка о проведении предрейсового медосмотра. Также должны находиться подпись ответственного лица или штамп, что автомобиль прошел предрейсовый технический осмотр.

Надо знать: кто может ставить подписи на путевых листах

Примерная форма бланка для легкового автомобиля:

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Несмотря на то что бланк от начала до конца предприятие может разработать самостоятельно, за основу чаще всего берется форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ № 78 от 28.11.1997.

Сколько хранятся путевые листы в организации

Для того чтобы ответить на этот вопрос, требуется понять, кто может запросить ПЛ для проведения проверки и по какому поводу:

• ГИБДД, если автомобиль попал в ДТП;
• налоговая инспекция при проведении мероприятий налогового контроля.

Если транспортное средство попало в ДТП, то бланк попадет в руки сотрудников непосредственно на месте аварии. А при проведении налоговой проверки документы потребуются за последние три года, не считая года проведения контрольного мероприятия.

Полезная информация: что делать, если служебный автомобиль попал в ДТП

В связи с этим надо придерживаться положений Налогового кодекса РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23) и Закона о бухгалтерском учете (402-ФЗ от 06.12.2011).

Исходя из требований законодательства, путевые листы необходимо хранить не менее 5 лет.

На заметку: как вести журнал учета путевых листов

Обязанность обеспечить сохранность документов лежит на плечах руководителя организации. В компании всегда отводится место для хранения, отвечающее требованиям, либо документы должны сдаваться в городской архив.

Из личного опыта могу сказать, что желательно путевые листы подшивать в папки за месяц, квартал, год в зависимости от их количества. Первый лист в папке делается как опись, где указываются номер ПЛ, ФИО водителя, номер автомобиля, дата выдачи.

Часто задаваемые вопросы