Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Размер шрифта:

Путевой лист легкового автомобиля  (ПЛ) — это документ, который должны заполнять все хозяйствующие субъекты, эксплуатирующие автотранспорт. Компании и ИП не обязаны применять унифицированные формы путевых, но к их оформлению есть определенные требования. Рассказываем об актуальной форме путевки в 2025 году.

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

  1. Путевой лист — это специальный документ для автомобиля.
  2. Он нужен, чтобы организация могла правильно учитывать расходы на бензин и поездки.
  3. В путевом листе записывают информацию о машине, водителе и маршруте поездки.
  4. Заполнять его должны люди, которые назначены руководителем, например, диспетчер или водитель.
  5. Если путевого листа нет, водителя могут оштрафовать на 500 рублей.

Форма путевого листа легкового ТС в 2025 году

Форма, по которой ИП и организации заполняют документы на авто, утверждена еще 20 лет назад Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Этот бланк путевого листа легкового автомобиля в 2025 году является актуальным, однако его необходимо дополнить обязательными сведениями по правилам Минтранса.

Предусмотрены отдельные бланки для:

Унифицированная форма необязательна для применения, организации и ИП вправе использовать путевой лист для водителя легкового автомобиля по своему шаблону. При разработке собственного бланка необходимо учитывать обязательные для заполнения сведения, которые утверждены Приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390.

ВАЖНО!
Самостоятельно разработанный бланк утверждают в учетной политике компании!

Какие сведения указывать в путевом листе

Это документ строгой отчетности. В нем указывают обязательные реквизиты, в том числе предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. С 2023 года таких обязательных реквизитов стало больше, их утвердили Приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390.

В форму вносят реквизиты:

  • срок действия;
  • сведения о собственнике (владельце);
  • сведения об автомобиле и водителе;
  • данные о поездке;
  • вид перевозки и вид сообщения.

В сроке действия указывают период использования ПЛ. Если его выдают более чем на один день, то указывают начальную и конечную даты. Обязательно называется марка горючего для путевого листа, чтобы бухгалтер списал ГСМ по организации.

Сведения о собственнике (владельце) включают для:

  • юрлица — наименование, правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН;
  • ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

В сведения о транспортном средстве вносят:

  • тип ТС, марку и модель;
  • для прицепов — марку и модель прицепа;
  • номер ТС и прицепа;
  • пробег при выезде и возвращении;
  • дату проведения ТО.

В сведения о водителе вносят:

  • ФИО;
  • дату предрейсового и послерейсового медосмотров;
  • СНИЛС;
  • серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения.

Если служебным автомобилем пользуется директор, то путевой лист на легковой автомобиль для руководителя в 2025 году заполняют аналогичными сведениями.

В сведениях о перевозке указывают информацию о видах сообщения и видах перевозки.

Я рекомендую добавлять в путевку табельный номер водителя и сведения для расчета зарплаты — так бухгалтеру проще работать с документом не только при списании топлива, но и при начислении зарплаты.

Остановимся подробнее на предрейсовом медосмотре водителей. Его обязаны проходить лица, осуществляющие трудовую функцию водителя. Перечень работ, содержащий трудовую функцию водителя, утвержден постановлением Правительства РФ от 29.12.2020 № 2349. При этом, если трудовая функция работника предполагает разъездной характер работы и использование служебного авто или авто, которое предприятие арендует или за которое выплачивает компенсацию работнику в связи с использованием личного транспортного средства, медосмотр обязателен.

Для чего нужны путевки на легковой транспорт

Документы на поездки нужны самой организации. Готовый заполненный путевой лист легкового автомобиля сдают в бухгалтерию.

Может быть полезно: как вести журнал учета путевых листов

С его помощью бухгалтер рассчитывает заработную плату водителей, фиксирует расход ГСМ, начисляет амортизацию и учитывает общие затраты на транспорт. Другим отделам фирмы ПЛ нужен для контроля использования автотранспорта и планирования его работы. Кроме того, если водителя на такой служебной машине остановит инспектор ГИБДД, то на основании ПЛ подтверждают законность и обоснованность рейса, право управления автомобилем. Отсутствие ПЛ является нарушением, за которое по статье 12.3 КоАП РФ положен административный штраф.

Для многих организаций ГСМ — значимая статья расходов. И применение ПЛ — один из способов определения, сколько же использовано ГСМ. Документ позволяет подтвердить необходимость расходов, зафиксировать расстояние, пройденное автотранспортом, определить показатели для расчета объема использования ГСМ. После того как определят фактический или нормативный объем использования, рассчитывают сумму списания. Для этого умножают стоимость единицы на объем. Чтобы списать ГСМ, недостаточно путевки: необходим приказ руководителя предприятия, в котором утверждено такое списание. Формы используют для списания ГСМ в том случае, если нет электронной системы контроля или она недостаточна. Например, возможен контроль за расходом топлива, а маршрут транспортного средства не отслеживается.

Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие приобретение, расход и характер поездок. Если ГСМ приобретается по топливным картам, то это отражается в накладной поставщика, карты учитываются на забалансовом счете. Если ГСМ оплачивается наличными, то оприходование происходит по чекам, выданным АЗС, и авансовым отчетам водителей.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнить путевой лист на легковой а/м. Используйте эти инструкции бесплатно.

Порядок оформления и пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

Как правильно заполнить путевой лист легкового автомобиля в 2025 году — прописано в Приказе Минтранса России от 28.09.2022 № 390.

Оформлением документа в специализированных автотранспортных компаниях обычно занимаются диспетчеры. В организациях, где такая служба не предусмотрена, а весь легковой транспорт представлен личной машиной руководителя, заполнять форму вправе непосредственно директор или любой уполномоченный на это работник. Делегировать обязанности необходимо приказом по организации, уполномоченное лицо несет ответственность за наличие документа, за все неточности и ошибки, допущенные при его заполнении. Если оформлением занимается сам водитель (это не запрещено), то ему необходимо заполнять свою часть документа: вписывать сведения о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов.

Требования к заполнению ПЛ:

  1. Документ оформляют на каждое эксплуатируемое ТС.
  2. Оформление происходит до начала рейса.
  3. Если ТС эксплуатируют несколько водителей в течение рабочего дня, то оформляют несколько ПЛ (на каждого водителя).
  4. В наименовании листа указывают тип ТС, на которое он оформляется.
  5. Даты, время и пробег заполняют лица, уполномоченные работодателем.
  6. При оформлении на одно ТС нескольких путевок на разных водителей дату, время и пробег указывают при выезде первого водителя, сдаче транспорта другому и по возвращении последнего.
  7. Сведения о медосмотре заполняет медицинский работник.
Надо знать: кто имеет право подписывать путевые листы

Вот образец заполнения путевого листа легкового автомобиля по форме 3 с актуальными данными:

Важная информация: сколько нужно хранить путевые листы в организации

Ответственность за отсутствие путевого листа

Штраф за отсутствие путевого листа прописан в ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ, его размер — 500 рублей. Штраф выпишут водителю транспортного средства, а не организации.

Подробнее: как накажут за отсутствие путевого листа

Накажут не только за отсутствие ПЛ, но и за нарушения при его заполнении. В соответствии ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ за нарушение требований медицинского осмотра водителя (отсутствие отметки медика) организацию могут оштрафовать на 30 000 руб., а должностных лиц — на 5000 руб. Штрафы такого же размера предусмотрены ч. 3 ст. 12.31.1 за нарушение требований технического осмотра автомобиля.

Часто задаваемые вопросы по теме

Дидух Юлия бухгалтер, юрист

В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года