Как правильно заполнить графы «Груз принял» и «Груз получил» в ТОРГ-12 при самовывозе товара?

Понятно, что руководитель предприятия или заведующий складом вряд ли каждый раз лично является к продавцу, получает товар и расписывается в отгрузочных документах. Получить ТМЦ вправе и инженер, и снабженец, и любой сотрудник предприятия-покупателя. Для этого ему потребуется доверенность по форме М-2 (М-2а).

При отгрузке товара по доверенности обязательно проверьте корректность ее заполнения, иначе могут возникнуть проблемы, которые, возможно, придется решать в суде. В форме обязательно указываются:

• наименование предприятия-доверителя, его юридический адрес (или адрес филиала, ОП, склада);
• номер документа, дата его оформления и срок действия;
• Ф.И.О., паспортные данные, должность сотрудника, уполномоченного на получение ТМЦ;
• наименование поставщика и документ (договор, счет), по которому отгружается товар;
• в таблице перечисляются отгружаемые ТМЦ: наименование, единица измерения, количество прописью.

Документ содержит образец подписи уполномоченного лица, заверяется руководителем и главным бухгалтером предприятия-покупателя.

Имейте в виду, что М-2 (М-2а) выдаются только сотрудникам. Доверенность иного уполномоченного лица оформляется в произвольной форме. Главное, чтобы в ней были все необходимые реквизиты, о которых мы рассказали.

Уполномоченное лицо обязано расписаться в ТОРГ-12, подтверждая своей подписью получение ТМЦ.

Ошибки в первичных документах, безусловно, приводят к проблемам, поэтому давайте их не допускать.

Существенными являются:

• отсутствие даты отгрузки или получения товара;
• неверное указание реквизитов продавца или покупателя;
• неверное заполнение табличной части (там, где указываются наименование и количество товара);
• подписание ТОРГ-12 неуполномоченными лицами.

В целом с покупателями, находящимися под процедурой банкротства, работать можно, эта процедура не быстрая. Поэтому при правильном оформлении документов проблем не возникает. Старайтесь не увлекаться крупными и длящимися сделками с такими покупателями и работать по предоплате. А вот получение товара неуполномоченным лицом вызовет вопросы у арбитражного управляющего. И тогда даже полученная предоплата не спасет от судебного иска.

Смена собственников предполагает уведомление об этом событии всех кредиторов. Новый собственник вправе сменить наименование предприятия, его адрес, руководящий состав и т. д. Важно оформить ТОРГ-12 в соответствии со «старыми» реквизитами, если отгрузка произошла до внесения изменений в ЕГРЮЛ, и с «новыми», если товар отгружается после вступления нового собственника в права. Неверные данные в накладной дадут новому владельцу бизнеса повод для отказа от оплаты.

Форма ТОРГ-12 утверждена Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132. Инструкции по ее заполнению в постановлении нет. С 2013 года она не является обязательной, предприятия вправе самостоятельно разработать бланк. Тем не менее, ТОРГ-12 активно применяется и поныне.

Для проверки рекомендуем обратиться к закону 402-ФЗ, в статье 9 которого подробно указаны обязательные реквизиты первичной документации. Накладная, оформленная с ошибками в обязательных реквизитах, вызовет вопросы у ФНС.

Основанием для оформления ТОРГ-12 являются договор между продавцом и покупателем, заказ, заявка и т. п. Дополнительно продавец, при необходимости, предоставляет покупателю сертификаты, паспорта качества, прочие документы, содержащие информацию о товаре.

Если предприятие-продавец является плательщиком НДС, то, помимо накладной, при отгрузке ТМЦ оформляется счет-фактура. Важно понимать, что основанием для отражения движения товара является именно накладная: для продавца это подтверждение факта передачи, а для покупателя — факта приобретения. Счет-фактура — документ налогового учета.

Ответ на ваш вопрос зависит от того, каким образом товар доставляется получателю.

Если до склада покупателя его доставляет предприятие-продавец собственным транспортом, то строка «Груз принял» не заполняется.

В случае получения товара уполномоченным лицом покупателя в ТОРГ-12 надо внести данные доверенности, выданной предприятием-покупателем. Лицо, на которого выдана доверенность, распишется в графе «Груз принял». Это может быть как сотрудник предприятия-покупателя, так и водитель — экспедитор транспортной компании, с которой заключен договор на доставку ТМЦ.

Когда экспедитор сдаст полученный товар на склад покупателя, МОЛ проставит свою подпись в графе «Груз получил грузополучатель».

Это самые простые и распространенные варианты доставки. Более сложные являются их комбинацией.

Например, отгрузка осуществляется с нескольких складов, а перевозка — несколькими транспортными компаниями.

Все этапы доставки обязательно отражаются в ТОРГ-12.

Скорее, надо говорить не о штрафах за неправильное заполнение ТОРГ-12, а о тех последствиях, которые оно влечет.

На наш взгляд, наиболее существенные проблемы создает подписание накладной лицами, на то не уполномоченными. Отметка о приемке товара лицом, не наделенным таким правом, может повлечь для продавца последствия финансового характера — отказ покупателя от оплаты. А ФНС при проверке вправе признать такую сделку недействительной.

Кроме того, ошибки в указании наименования товара, его количества, цены и прочих важных реквизитов потребуют внесения исправлений в ТОРГ-12, что тормозит процесс расчетов между сторонами.

Что касается налоговых последствий, то обращаем ваше внимание на позицию Минфина, изложенную, в частности, в письме от 04.02.2015 № 03-03-10/4547. В нем ведомство указывает, что если первичный документ содержит ошибки, не препятствующие идентификации сторон сделки, то он принимается для налогового учета. В частности, для учета расходов при расчете налога на прибыль.

Оприходование ТМЦ является одним из условий признания вычета по НДС. Налоговая вправе придраться к ТОРГ-12, оформленной с ошибками, и отказать в праве на вычет. Однако суды в большинстве случаев встают на сторону налогоплательщика в случае наличия незначительных ошибок в первичном документе. Свою позицию они мотивируют тем, что налоговое законодательство не ставит применение права на вычет по НДС в зависимость от оформления товарной накладной.

Термин «самовывоз» означает, что организацию доставки приобретенного товара до склада покупателя осуществляет сам покупатель.

При перевозке груза риск его случайной гибели или повреждения несет перевозчик (ст. 796 ГК РФ), если не докажет, что повреждение произошло по причине, за которую он не отвечает и предотвратить или устранить которую не может.

Если доставка поручена сотруднику покупателя, за повреждение груза в процессе перевозки ответит он.

Если доставка осуществляется силами сторонней транспортной организации, то претензии предъявят ей.

Что делать с ТОРГ-12 в этом случае, однозначного ответа в НПА нет. Считаем, что ориентироваться надо на «Методические рекомендации…», утвержденные письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5. В п. 2.1.7 указано, что при расхождении принимаемого товара по качеству или количеству составляется акт о расхождении, а в товаросопроводительном документе делается отметка о составлении акта.

Его унифицированная форма (ТОРГ-2 или ТОРГ-3) не обязательна к применению, но документальная фиксация расхождения обязательна.

Когда документы приемки уже подписаны и переданы поставщику, вносить туда правки не надо. В таком случае при обнаружении брака составляется акт о несоответствии. Можно заполнить такой акт по собственной форме или же использовать одну из унифицированных: ТОРГ-2 для обычной поставки и ТОРГ-3 для импортных товаров. Соберите специальную комиссию — пусть она осмотрит груз. Опишите в акте все несоответствия по количеству и качеству, подпишите у всех членов комиссии и передайте поставщику.

А чтобы ситуация не повторялась, в следующий раз внимательно принимайте товары. Если примете груз без оговорок в транспортном документе, то весь риск утраты, недостачи, повреждения, порчи в таком случае лежит на вашей компании.

Можно ли использовать электронную подпись при заполнении граф «Груз принял» и «Груз получил»?

В нашей компании мы переходим на электронный документооборот, и вопрос использования электронных подписей становится актуальным. Могу ли я заверять такие графы электронной подписью? Какие требования или ограничения существуют в этом случае, и как подобные действия будут юридически обоснованы?

Отвечает Задорожнева Александра

Да, вы вправе использовать электронную подпись, чтобы заверять любые документы организации. По правилам электронные документы, подписанные ЭП ответственных лиц, юридически приравниваются к бумажным. ЭП гарантирует, что документ подписан и отправлен конкретным лицом (п. 1 ст. 2 63-ФЗ от 06.04.2011).

По факту никаких особенностей и ограничений для транспортных документов нет, но важно выбрать правильную подпись, чтобы защитить информацию. Простая ЭП — самая незащищенная, ее редко используют при работе. Для подписания рабочих документов больше подойдет усиленная неквалифицированная (УНЭП) или усиленная квалифицированная (УКЭП). УКЭП использует не только руководство, но и сотрудники (они получают ЭП не на организацию, а на физлицо). Такая подпись защищает документы и гарантирует правомерность сделки.

Как правильно решить спорные моменты при расхождении в количестве товара в TOРГ-12?

Недавно получил товар, и количество в накладной не совпадает с фактическим. Как правильно оформить документы, чтобы избежать недопонимания с поставщиком? Есть ли процедуры или формулировки, которые стоит использовать, чтобы официально зафиксировать расхождения?

Отвечает Задорожнева Александра

Покупатель обязан предпринять все необходимые меры, чтобы обеспечить приемку товара (п. 1 ст. 513 ГК РФ). К примеру, создать комиссию для приемки. Комиссия принимает и осматривает товар — изучает его визуально, внешне оценивает тару, упаковку, маркировку, количество единиц, общую целостность. Если же при приемке комиссия увидела явные недостатки и несоответствия, обнаружила расхождения по количеству или качеству товара, то все это надо зафиксировать и незамедлительно письменно уведомить об этом поставщика (п. 5 ст. 454, п. 1 ст. 483, п. 2 ст. 513 ГК РФ).

По возможности сразу же зафиксируйте расхождения в документах о приемке — накладной ТОРГ-12, акте и пр. Дополнительно проведите фото или видеофиксацию. Уведомление поставщику направьте официально как юридически значимое сообщение. Также рекомендуется вызвать поставщика для совместного составления акта о несоответствиях и недостатках. Составьте этот акт в произвольном виде или по форме ТОРГ-2/ТОРГ-3. Если поставщик подписал такой акт, то это означает, что он согласился с претензией. Если нет — составьте и передайте ему отдельное претензионное письмо.

Кто должен подписывать графы «Груз получил» на стороне заказчика?

У нас в компании возник спор, кто именно должен подписывать графу «Груз получил». Есть мнение, что делает ответственное лицо на складе, но генеральный директор настаивает на своем подписании. Как юридически правильно распределить обязанности, и кто уполномочен предоставлять такую подпись?

Отвечает Задорожнева Александра

Подписи, наименования должностей и ФИО подписантов — обязательный реквизит товарной накладной как со стороны поставщика, так и со стороны заказчика (п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011). Со стороны покупателя в ТОРГ-12 расписываются те, кто имеет право подписи по решению руководителя организацию. К примеру, непосредственно гендир, главбух или материально ответственный сотрудник.

В строке «Груз принял» в ТОРГ-12 расписывается тот, кто принял груз в месте передачи ТМЦ, отличном от склада покупателя/грузополучателя.

Например, при приемке ТМЦ на складе продавца или грузоотправителя подпись в этой строке вправе оставить работник покупателя или представитель транспортной компании, которую нанял покупатель. Если груз приняли от имени покупателя по доверенности, то в строке «По доверенности № __ от “__” ____» указывают реквизиты этой доверенности.

В строке накладной «Груз получил грузополучатель» ставит подпись тот, кто принял груз на складе покупателя. Например, МОЛ или сам директор. Главное — закрепить порядок подписания на локальном уровне.

Обязательно ли наличие печати компании при подписании накладной TOРГ-12?

С печатью возникли проблемы, и это вызывает задержки в оформлении документов. Хотел бы уточнить, обязательно ли проставление печати компании при подписании граф «Груз получил» и «Груз принял», или можно обойтись без нее? Какие риски несет за собой отсутствие печати?

Отвечает Задорожнева Александра

Печать на ТОРГ-12 ставить не требуется — это необязательный реквизит первичного учетного документа (ч. 2 ст. 9 402-ФЗ). Более того, сейчас компания вообще может не иметь печати по своему уставу.

Если у вас и вашего контрагента есть печати, то вы вправе указать в договоре поставки на необходимость проставления оттисков на ТОРГ-12. Не договорились об этом — не страшно. Если не поставите печать в накладной, то к ответственности вас не привлекут.