Несоответствия в документах работника: как оформлять, отчитываться и т.д.

Такая ситуация нередко складывается, если ваш новый сотрудник недавно поменял паспорт, а его индивидуальный номер налогоплательщика по-прежнему привязан к старым паспортным данным. Второй вариант — это техническая ошибка. Что делать:

1. Если недавно получен новый паспорт, попробуйте проверить налоговый идентификатор по старым паспортным данным. Они указаны на последней страничке действующего документа.
2. Попробуйте осуществить проверку через сервис Госуслуги.
3. Если и Госуслуги не связывают паспортные данные с данными свидетельства о постановке на учет налогоплательщика — физического лица, то выход один — обратиться в ИФНС, выдавшую свидетельство.

Сделать это должен ваш новый сотрудник самостоятельно: при визите в налоговую или через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.

Что касается отчетности, здесь возникают риски. Совсем не указывать идентификационный номер физического лица в отчетности вы не вправе. Раз у него есть бумажное свидетельство, он уже состоит на учете в ФНС в качестве налогоплательщика.

Несовпадение паспортных данных и ИНН однозначно расценивается налоговым органом как указание неверных сведений, что чревато штрафом по п. 2 ст. 126.1 НК РФ.

Вам остается только обязательно разобраться с данными нового коллеги до сдачи отчетности по физическим лицам.

Из вопроса неясно, идет речь об ИНН физического или юридического лица. Разберем оба варианта.

Что касается идентификатора юридического лица, его указание в отчетности обязательно. Иначе ее попросту не примут контролирующие органы.

Теперь о лицах физических. Пункт 7 ст. 83 НК РФ гласит, что постановка на учет в качестве налогоплательщика физлица осуществляется налоговой инспекцией по месту его жительства. Основанием для процедуры служат:

• свидетельство о рождении;
• сведения, полученные от регистрирующих органов;
• заявление физлица, направленное в налоговый орган.

Однако об обязанности человека получить свидетельство о постановке на учет в качестве налогоплательщика в законодательстве нет ни слова (подробнее см. письмо Минфина России от 02.10.2023 № 03-02-07/93273).

Таким образом, ИНН физическому лицу, скорее всего, присвоен, но он не знает об этом знаменательном событии или не желает сообщить налоговый идентификатор работодателю.

Рекомендуем проверить наличие ИНН всех сотрудников, не предоставивших свидетельство при трудоустройстве, на сайте ФНС. Для этого потребуется указать их паспортные данные.

Возможно, что кто-то из сотрудников по каким-либо причинам не желает получать документ о постановке на учет. Настаивать работодатель не в праве, поэтому в этом случае поле для указания идентификационного номера в отчетах оставляют пустым. Санкций от проверяющих органов не последует.

При наличии у сотрудника налогового идентификатора, подтвержденного свидетельством о регистрации физлица в качестве налогоплательщика, указывать его в отчетности обязательно. Иначе ФНС применит санкции по п. 2 ст. 126.1 НК РФ.

Под новым СНИЛС вы, вероятно, имеете в виду новое страховое свидетельство с указанием новой фамилии вашего сотрудника.

Страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС) присваивается единожды, но само страховое свидетельство подлежит замене при изменении паспортных данных застрахованного лица.

При смене фамилии (а также имени, отчества, пола, даты или места рождения) и получении нового паспорта следует сообщить об этом в Социальный фонд России.

Сделать это можно:

• на сайте СФР (при наличии зарегистрированного личного кабинета);
• лично обратившись в территориальное отделение СФР;
• через работодателя.

Понадобится новый паспорт сотрудника, документ, на основании которого изменяются паспортные данные (свидетельство о заключении или расторжении брака, об изменении фамилии, имени и т. п.), заявление по форме АДВ-2.

Знакомую многим зеленую пластиковую карточку сейчас не выдают. Она заменена формой АДИ-РЕГ. СНИЛС останется прежним.

Проблем с отчетностью не будет, если сотрудник своевременно «обновил» паспортные данные на сайте Госуслуги. Через единую систему (ЕСИА) данные синхронизируются с базой СФР. Проверить актуальность сведений удобно в личном кабинете застрахованного лица на сайте фонда.

Вы не указали, где конкретно различается написание Ф.И.О. А отчетность, вероятно, имеется в виду налоговая.

При трудоустройстве новый сотрудник предоставляет работодателю:

• паспорт (удостоверение личности и т. п.);
• трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности, если используется ЭТК);
• СНИЛС;
• ИНН (при наличии);
• документы воинского учета (для военнообязанных);
• диплом, сертификаты, подтверждающие профессиональную квалификацию (при необходимости).

Сотрудник кадровой службы проверит предоставленный пакет и, безусловно, обратит внимание на несоответствие в написании фамилии, имени или отчества.

Для бухгалтера важно, чтобы совпадали паспортные данные с Ф.И.О., указанными в свидетельстве о постановке на учет физического лица — налогоплательщика (ИНН) и страховом свидетельстве или уведомлении по форме АДИ-РЕГ (СНИЛС). В этом случае проблем с отчетностью не возникнет.

Если данные не идентичны, кадровик или бухгалтер потребуют от сотрудника внести исправления в налоговое (ИНН) и пенсионное (СНИЛС) уведомления.

Однако, разное написание фамилии, имени или отчества в официальных документах чревато неприятными юридическими последствиями. Поэтому такие несоответствия необходимо устранить. Даже если речь идет о буквах «е» и «ё».

Согласно п. 8 ст. 85 НК РФ, МВД, как государственный орган, осуществляющий выдачу и замену документов, удостоверяющих личность гражданина, обязан сообщить в ФНС о первичной выдаче паспорта или его замене в течение 5 дней.

На сайте налоговой службы размещено сообщение, что информация в личном кабинете налогоплательщика обновляется ежедневно, буквально в online-режиме.

Однако, на практике, паспортные данные физического лица ФНС обновляет лишь после того, как они актуализированы на Госуслугах. Госуслуги же рекомендуют проводить процедуру по изменению паспортных данных не раньше, чем через две недели с момента получения документа. Причина — сроки обновления базы МВД.

Резюмируем. В идеале информацию о смене паспорта МВД предоставит ФНС в течение пяти дней. Но актуальной она станет только после «сигнала» от Госуслуг.

Так что, раньше чем через 2 недели после получения нового документа персональные данные на сайте налоговой службы вряд ли обновятся. Это случится при удачном стечении обстоятельств. При неудачном раскладе ожидание может затянуться.

Данные, указанные в свидетельстве о постановке на учет физического лица в налоговом органе (его еще называют «о присвоении ИНН»):

• фамилия;
• имя;
• отчество (при наличии);
• пол;
• дата и место рождения.

Если в документ вкралась ошибка при его первичном оформлении, ее необходимо незамедлительно исправить, обратившись в налоговый орган, выдавший свидетельство.

В дальнейшем несовпадение паспортных данных со сведениями, указанными при присвоении ИНН, возникает при смене паспорта. Гражданин вправе не только изменить фамилию в связи с регистрацией или расторжением брака, но и выбрать другое имя или отчество, поменять пол, уточнить дату и место рождения. Паспорт меняют, а ИНН — нет. Налоговый идентификатор присваивается человеку один раз и навсегда.

Но в случае замены паспорта следует оформить новое свидетельство с указанием новых личных данных. Это совсем несложно сделать в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС.

Кто может оштрафовать физическое лицо за то, что он не поменял свидетельство? Никто. Законодательство не обязывает гражданина иметь этот документ на руках.

Риски штрафов по п. 2 ст. 126.1 возникнут у работодателя такого сотрудника, так как указание недостоверных сведений в отчетности по физлицам является налоговым правонарушением.