Несоответствия в документах работника: как оформлять, отчитываться и т.д.

Такая ситуация нередко складывается, если ваш новый сотрудник недавно поменял паспорт, а его индивидуальный номер налогоплательщика по-прежнему привязан к старым паспортным данным. Второй вариант — это техническая ошибка. Что делать:

1. Если недавно получен новый паспорт, попробуйте проверить налоговый идентификатор по старым паспортным данным. Они указаны на последней страничке действующего документа.
2. Попробуйте осуществить проверку через сервис Госуслуги.
3. Если и Госуслуги не связывают паспортные данные с данными свидетельства о постановке на учет налогоплательщика — физического лица, то выход один — обратиться в ИФНС, выдавшую свидетельство.

Сделать это должен ваш новый сотрудник самостоятельно: при визите в налоговую или через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.

Что касается отчетности, здесь возникают риски. Совсем не указывать идентификационный номер физического лица в отчетности вы не вправе. Раз у него есть бумажное свидетельство, он уже состоит на учете в ФНС в качестве налогоплательщика.

Несовпадение паспортных данных и ИНН однозначно расценивается налоговым органом как указание неверных сведений, что чревато штрафом по п. 2 ст. 126.1 НК РФ.

Вам остается только обязательно разобраться с данными нового коллеги до сдачи отчетности по физическим лицам.

Из вопроса неясно, идет речь об ИНН физического или юридического лица. Разберем оба варианта.

Что касается идентификатора юридического лица, его указание в отчетности обязательно. Иначе ее попросту не примут контролирующие органы.

Теперь о лицах физических. Пункт 7 ст. 83 НК РФ гласит, что постановка на учет в качестве налогоплательщика физлица осуществляется налоговой инспекцией по месту его жительства. Основанием для процедуры служат:

• свидетельство о рождении;
• сведения, полученные от регистрирующих органов;
• заявление физлица, направленное в налоговый орган.

Однако об обязанности человека получить свидетельство о постановке на учет в качестве налогоплательщика в законодательстве нет ни слова (подробнее см. письмо Минфина России от 02.10.2023 № 03-02-07/93273).

Таким образом, ИНН физическому лицу, скорее всего, присвоен, но он не знает об этом знаменательном событии или не желает сообщить налоговый идентификатор работодателю.

Рекомендуем проверить наличие ИНН всех сотрудников, не предоставивших свидетельство при трудоустройстве, на сайте ФНС. Для этого потребуется указать их паспортные данные.

Возможно, что кто-то из сотрудников по каким-либо причинам не желает получать документ о постановке на учет. Настаивать работодатель не в праве, поэтому в этом случае поле для указания идентификационного номера в отчетах оставляют пустым. Санкций от проверяющих органов не последует.

При наличии у сотрудника налогового идентификатора, подтвержденного свидетельством о регистрации физлица в качестве налогоплательщика, указывать его в отчетности обязательно. Иначе ФНС применит санкции по п. 2 ст. 126.1 НК РФ.

Под новым СНИЛС вы, вероятно, имеете в виду новое страховое свидетельство с указанием новой фамилии вашего сотрудника.

Страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС) присваивается единожды, но само страховое свидетельство подлежит замене при изменении паспортных данных застрахованного лица.

При смене фамилии (а также имени, отчества, пола, даты или места рождения) и получении нового паспорта следует сообщить об этом в Социальный фонд России.

Сделать это можно:

• на сайте СФР (при наличии зарегистрированного личного кабинета);
• лично обратившись в территориальное отделение СФР;
• через работодателя.

Понадобится новый паспорт сотрудника, документ, на основании которого изменяются паспортные данные (свидетельство о заключении или расторжении брака, об изменении фамилии, имени и т. п.), заявление по форме АДВ-2.

Знакомую многим зеленую пластиковую карточку сейчас не выдают. Она заменена формой АДИ-РЕГ. СНИЛС останется прежним.

Проблем с отчетностью не будет, если сотрудник своевременно «обновил» паспортные данные на сайте Госуслуги. Через единую систему (ЕСИА) данные синхронизируются с базой СФР. Проверить актуальность сведений удобно в личном кабинете застрахованного лица на сайте фонда.

Вы не указали, где конкретно различается написание Ф.И.О. А отчетность, вероятно, имеется в виду налоговая.

При трудоустройстве новый сотрудник предоставляет работодателю:

• паспорт (удостоверение личности и т. п.);
• трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности, если используется ЭТК);
• СНИЛС;
• ИНН (при наличии);
• документы воинского учета (для военнообязанных);
• диплом, сертификаты, подтверждающие профессиональную квалификацию (при необходимости).

Сотрудник кадровой службы проверит предоставленный пакет и, безусловно, обратит внимание на несоответствие в написании фамилии, имени или отчества.

Для бухгалтера важно, чтобы совпадали паспортные данные с Ф.И.О., указанными в свидетельстве о постановке на учет физического лица — налогоплательщика (ИНН) и страховом свидетельстве или уведомлении по форме АДИ-РЕГ (СНИЛС). В этом случае проблем с отчетностью не возникнет.

Если данные не идентичны, кадровик или бухгалтер потребуют от сотрудника внести исправления в налоговое (ИНН) и пенсионное (СНИЛС) уведомления.

Однако, разное написание фамилии, имени или отчества в официальных документах чревато неприятными юридическими последствиями. Поэтому такие несоответствия необходимо устранить. Даже если речь идет о буквах «е» и «ё».

Согласно п. 8 ст. 85 НК РФ, МВД, как государственный орган, осуществляющий выдачу и замену документов, удостоверяющих личность гражданина, обязан сообщить в ФНС о первичной выдаче паспорта или его замене в течение 5 дней.

На сайте налоговой службы размещено сообщение, что информация в личном кабинете налогоплательщика обновляется ежедневно, буквально в online-режиме.

Однако, на практике, паспортные данные физического лица ФНС обновляет лишь после того, как они актуализированы на Госуслугах. Госуслуги же рекомендуют проводить процедуру по изменению паспортных данных не раньше, чем через две недели с момента получения документа. Причина — сроки обновления базы МВД.

Резюмируем. В идеале информацию о смене паспорта МВД предоставит ФНС в течение пяти дней. Но актуальной она станет только после «сигнала» от Госуслуг.

Так что, раньше чем через 2 недели после получения нового документа персональные данные на сайте налоговой службы вряд ли обновятся. Это случится при удачном стечении обстоятельств. При неудачном раскладе ожидание может затянуться.

Данные, указанные в свидетельстве о постановке на учет физического лица в налоговом органе (его еще называют «о присвоении ИНН»):

• фамилия;
• имя;
• отчество (при наличии);
• пол;
• дата и место рождения.

Если в документ вкралась ошибка при его первичном оформлении, ее необходимо незамедлительно исправить, обратившись в налоговый орган, выдавший свидетельство.

В дальнейшем несовпадение паспортных данных со сведениями, указанными при присвоении ИНН, возникает при смене паспорта. Гражданин вправе не только изменить фамилию в связи с регистрацией или расторжением брака, но и выбрать другое имя или отчество, поменять пол, уточнить дату и место рождения. Паспорт меняют, а ИНН — нет. Налоговый идентификатор присваивается человеку один раз и навсегда.

Но в случае замены паспорта следует оформить новое свидетельство с указанием новых личных данных. Это совсем несложно сделать в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС.

Кто может оштрафовать физическое лицо за то, что он не поменял свидетельство? Никто. Законодательство не обязывает гражданина иметь этот документ на руках.

Риски штрафов по п. 2 ст. 126.1 возникнут у работодателя такого сотрудника, так как указание недостоверных сведений в отчетности по физлицам является налоговым правонарушением.

Ошибки при заполнении титульного листа недопустимы. Если такое произошло — правильное действие — уничтожение неверного бланка и выдача нового. Но с 2021 года новые бумажные трудовые книжки не заводятся, а в вашем случае ошибка допущена прежним работодателем. Рекомендую выдать сотруднику дубликат. Заполняется он в соответствии с главой V приказа №320н от 19.05.2021 «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Сведения переносите из прежней ТК, не забудьте в ней отметить, что выдан дубликат. Это позволит корректно и в соответствии с законодательством исправить допущенную ранее неправильность. В дальнейшем рекомендую строго придерживаться правил заполнения, указанных в приказе выше.

Как оформить исправления в личной карточке сотрудника?

В личной карточке одного из наших сотрудников обнаружили несколько опечаток, в том числе неверный номер паспорта. Как согласно законодательству правильно оформить внесение исправлений? Нужно ли заверять исправления каким-то образом?

Отвечает Григорьева Илона

С 2021 года обязанность ведения личной карточки Т-2 отпала. Но это удобно, и большинство кадровых работников продолжают ими пользоваться. Встречается ведение Т-2 в двух вариантах:

• бумажный бланк, заполненный от руки;
• бланк, распечатанный из программы с уже внесенными данными работника.

Правила не изменились и регламентируются Постановлением №1 Госкомстата от 05.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». В первом случае вносится исправление следующим образом:

• аккуратно зачеркиваем ровной чертой то, что необходимо исправить;
• выше вносим корректную запись;
• при необходимости ознакамливаем с ней сотрудника.

Во втором — проверьте правильность данных в программе и распечатайте новую карточку.

Смена фамилии сотрудника после свадьбы: как обновить документы?

Одна из наших сотрудниц вышла замуж и сменила фамилию. Какие документы нам необходимо обновить в первую очередь, и как правильно оформить все изменения? Есть ли срок, в который мы должны уложиться? Нужны ли от нее какие-то заявления?

Отвечает Григорьева Илона

Об изменении персональных данных вы узнаете только от работника, которая должна написать заявление и приложить подтверждающий документ — новый паспорт и свидетельство о браке. В первую очередь необходимо издать приказ о смене фамилии и внести записи в бумажную трудовую книжку и личную карточку Т-2 (при наличии, т.к. с 2021 года это необязательно), подать отчет ЕФС-1 (не позднее трех дней с момента, как сотрудник предоставил новые документы). В обязательном порядке рекомендую проверить смену ИНН и СНИЛС, и если они еще на старую фамилию, активизировать работника на незамедлительную смену. Разница в персональных данных повлечет большие проблемы с СФР, штраф и лишние седые волосы на голове.

Составлять ли дополнительное соглашение к трудовому договору — ориентируйтесь на свою организацию. В нашей издается только приказ, а новая фамилия фигурирует, если работника переводим или увольняем.

Можно ли аннулировать запись в трудовой книжке?

Случайно внесли неправильную запись о переводе сотрудника на другую должность, а сам перевод еще не состоялся. Как правильно аннулировать сделанную запись в трудовой книжке? Подскажите, какой должен быть текст исправления, и нужно ли это как-то заверять?

Отвечает Григорьева Илона

Эту оплошность очень легко исправить. В трудовой книжке в графе 1 пишите следующий порядковый номер, затем — дату записи арабскими цифрами. В графе 3 пишем фразу: «Запись за номером (указываем неверный — он перед нашим порядковым) недействительна» либо «Запись за номером … считать недействительной». Правила внесения изменений указаны в пункте 12 приказа №320н от 19.05.2021 «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». На будущее будьте внимательны и заполняйте трудовую книжку только на основании подписанного документа.

Как устранить противоречие в названиях должностей в трудовой книжке и приказах?

Выяснилось, что в трудовых книжках некоторых сотрудников указаны старые названия должностей, а в приказах и новых штатных расписаниях — уже обновленные. Как лучше всего привести документацию в соответствие и избежать проблем при проверках?

Отвечает Григорьева Илона

Если я правильно поняла, то проблема только в отсутствии верного наименования должности в трудовой книжке работника. В первую очередь рекомендую проверить каждого сотрудника на предмет корректного заполнения и соответствия документов друг другу. После того как вы поймете всю картину, начинайте приводить в порядок записи. У вас в приказах новые должности, на них вы сотрудника перевели. Ищите документ о назначении и в соответствии с ним вносите запись. Ее делаете по правилам и в соответствии с приказом №320н от 19.05.2021 г. «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Если вы забыли сдать корректную ЕФС-1 в срок, подавайте ее сейчас, но помните о том, что законом предусмотрено наложение штрафа за предоставление не в срок.

Запись об уровне образования сотрудника вносится на основании подтверждающих документов (диплом, аттестат). Если сотрудник после выдачи ему трудовой книжки получил новый уровень образования, то данные на титульном листе необходимо дополнить. Как следует из п. 8 Приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, дополнение записей о получении новых образований на титульном листе трудовой книжки производится путем дополнения уже имеющихся.

Т.о., вам необходимо запросить у работника документ, подтверждающий получение им высшего образования. Затем на титульном листе трудовой книжке дополнить через запятую запись о среднем образовании указанием на высшее. Зачеркивать ранее внесенные записи не допускается. Уведомлять какие-либо инстанции о дополнении записей в трудовой книжке не требуется.

Как действовать, если обнаружены ошибки в кадровых документах после инспекционной проверки?

Вчера к нам на предприятие пришла инспекция по труду и нашла несколько ошибок в кадровой документации нашего отдела. Некоторые даты приёма на работу и увольнения не совпадают с реальными. Как быстро и правильно исправить эти ошибки, чтобы избежать штрафов и других негативных последствий?

Отвечает Алешина Ольга

Порядок исправления зависит от того, в каких документах выявлены ошибки.

1. В трудовой книжке. Точный порядок, как исправить ошибочную запись в трудовой книжке о приеме на работу и увольнении, Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н не установлен. Указано, лишь, что не допускается зачеркивание неверных записей. На практике исправление ошибочно указанных дат на правильные производится путем признания записи, сделанной с ошибкой, недействительной, а далее вносится верная запись. Каждой из таких записей присваивается порядковый номер, согласно нумерации записей в трудовой книжке. Если работник уже уволен, а в его трудовую книжку внесена ошибочная запись, то сообщите об этом уволенному человеку и попросите принести трудовую для внесения в нее соответствующих изменений.
2. В трудовом договоре. Разъясните сотруднику ситуацию и внесите изменения в трудовой договор путем заключения дополнительного соглашения к нему. В допсоглашении укажите правильную дату приема на работу.
3. В кадровом приказе. Необходимо издать приказ о внесении изменений в тот приказ, в котором допущена ошибка. В таком приказе укажите реквизиты того приказа, куда вносятся изменения, и правильную формулировку. С приказом о внесении изменений необходимо под роспись ознакомить работника.

Как оформить замечания сотрудникам, которые допустили ошибки в документах?

У нас в компании несколько сотрудников систематически допускают ошибки при оформлении документов, что в итоге ведёт к серьёзным проблемам. Как правильно задокументировать эти ошибки и провести разбирательство с сотрудниками, чтобы по возможности не повторялись такие случаи?

Отвечает Алешина Ольга

В описанной ситуации сотрудников, которые допускают ошибки по оформлению документации, работодатель вправе привлечь к дисциплинарной ответственности, наложив на них дисциплинарное взыскание. Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности установлен ст. 193 ТК РФ. Вам необходимо совершить следующие действия:

1. Зафиксировать факт допущенных работником при оформлении документов ошибок. Для этого составляется акт, где указываются документы, в которых обнаружены неверные данные, описывается характер допущенных ошибок, и работник, который их допустил. Если имеется докладная записка (к примеру, от непосредственного руководителя сотрудника), то ее необходимо приложить к акту.
2. Ознакомьте работника с актом под роспись и предложить ему предоставить объяснения в письменном виде. На дачу объяснений дайте не менее двух рабочих дней. Если сотрудник отказался предоставить объяснения или не предоставил их по истечении установленного срока, то составьте соответствующий комиссионный акт.
3. После получения объяснений изучите их и примите решение о наложении дисциплинарного взыскания. Предусмотрены три вида дисциплинарных взысканий: замечание, выговор и увольнение. Работодателю при выборе вида взыскания необходимо учесть тяжесть совершенного проступка, обстоятельства, которые привели к допущению ошибок при оформлении документов, предшествующее отношение сотрудника к работе и иные обстоятельства, заслуживающие внимания. Дисциплинарное взыскание допускается наложить до истечения месяца с момента его обнаружения. В этот срок не засчитывается период нахождения работника на больничном или в отпуске.

Что делать, если сотрудник указал неверные данные при трудоустройстве?

Во время проверки документов оказалось, что новый сотрудник предоставил неверные данные в анкете при приёме на работу. В частности, его предыдущий опыт работы оказался фальсифицированным. Как правильно поступить в данной ситуации, учитывая, что сейчас он уже работает у нас несколько месяцев?

Отвечает Алешина Ольга

Ответ на данный вопрос зависит от того, представлял ли вам при трудоустройстве сотрудник документы о стаже, которые являются подложными. При представлении при трудоустройстве документов, которые признаны подложными, которые обязательны к предъявлению при приеме на работу и на основании которых работник принят, работодатель вправе уволить работника по п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Законодатель подразумевает под такими документами те, которые указаны в ст. 65 ТК РФ. Анкеты в этом перечне нет. Т.о., если сотрудник при трудоустройстве указал в анкете недостоверные сведения, не предъявляя никаких подложных документов, то уволить его по инициативе работодателя по п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ нельзя.

Как оформить увольнение сотрудника с ошибками в личных данных?

У одного из наших сотрудников были обнаружены ошибки в личных данных при оформлении документов на увольнение. Как правильно уволить сотрудника, чтобы все документы соответствовали действительности и не вызвали дальнейших правовых проблем?

Отвечает Алешина Ольга

Для исправления личных данных сотрудника, которые допущены при оформлении документов на увольнение, необходимо произвести их исправление. Исправить ошибки допускается следующим образом:

1. Издать приказ о внесение исправлений в ранее принятые приказы.
2. Отменить приказ, в котором допущена ошибка, и издать новый с правильными данными.

Если в результате ошибки неверные данные внесены в трудовую книжку, то такую запись следует признать недействительной и внести новую. Каждой из внесенных записей присваивается порядковый номер в соответствии с имеющейся нумерацией.

Следует ли уведомлять сотрудника об исправлениях в его документах, если ошибки обнаружены спустя время?

В процессе аудита мы выявили, что несколько лет назад в документах сотрудника были допущены ошибки. Следует ли уведомлять сотрудника об этих исправлениях и как правильно провести процедуру внесения изменений?

Отвечает Алешина Ольга

В зависимости от того, в каких документах допущены ошибки, отличаются правила их исправления:

1. В трудовой книжке. Запись, сделанная с ошибкой, признается недействительной, а далее вносится верная запись. Каждой из таких записей присваивается порядковый номер, согласно имеющейся нумерации.
2. В трудовом договоре. Внесение изменений производится путем заключения дополнительного соглашения к нему, которое подписывается работодателем и работником. В допсоглашении укажите правильную дату приема на работу. Дополнительное соглашение оформляется текущей датой.
3. В кадровом приказе. Издается приказ о внесении изменений в тот приказ, в котором допущена ошибка. В нем необходимо указать реквизиты того приказа, куда вносятся изменения, и правильную формулировку. С приказом о внесении изменений работника, в отношении которого исправляются неверные документы, знакомят под роспись.

Как видно, при допущенных ошибках в трудовом договоре и кадровом приказе сотрудника потребуется уведомить во всех случаях. Теоретически не требуется уведомления работника при внесении изменений в его трудовую книжку. Но рекомендуем и об этом сообщить работнику, чтобы в последующем у него не возникало вопросов.

Как корректно оформить перевод сотрудника на другую должность, если обнаружены ошибки в его предыдущих документах?

В нашей компании сотруднику предстоит перевод на другую должность, но при проверке его документов мы обнаружили ошибки в предыдущем трудовом договоре и личном деле. Какие шаги необходимо предпринять для правильного оформления перевода, чтобы не возникло проблем в будущем?

Отвечает Алешина Ольга

Во избежание проблем в будущем перед оформлением перевода исправьте обнаруженные ошибки в трудовом договоре и личной карточке. Для исправления трудового договора составьте к нему дополнительное соглашение текущей датой, в которой укажите на изложение ошибочных формулировок в правильной редакции. Разъясните работнику ситуацию и дайте подписать допсоглашение, выдайте ему его экземпляр документа. Для исправление неверных записей в личной карточке их необходимо зачеркнуть одной чертой, а рядом или сверху указать правильные. Внесенные исправления заверить подписью должностного лица, которое их внесло, чаще всего — кадровиком.