Рейтинг@Mail.ru

Сколько хранить штатное расписание

Размер шрифта:

Срок хранения штатного расписания — постоянно по месту разработки и утверждения. Для некоторых организаций — до момента ликвидации.

Сколько хранить документ

Законодательно установлены правила, сколько лет хранить штатное расписание в организации, корректировать их нельзя. Документ необходим для систематизации внутренней структуры и формирования списка сотрудников. В нем указывают перечень должностей, количество единиц работников, их Ф.И.О. и размер зарплаты. Его наличие обязательно для работодателя (ст. 57 ТК РФ).

Работодатель самостоятельно определяет форму документа: унифицированную № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) или свою собственную (ст. 7, 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Ранее срок хранения штатных расписаний организации и у работодателя ИП регулировал перечень, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010, в ст. 71. С 18.02.2020 перечень утратил силу, и сроки регулирует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.

Актуальные сроки хранения штатного расписания по новому перечню (п. 40 разд. 1.3):

  • по месту утверждения документа — постоянно;
  • в других организациях — 3 года;
  • в компаниях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, — до момента ликвидации.

После ликвидации работодателя — источника комплектования архивов документы передают в архив, срок хранения штатного расписания в архиве — постоянно (по месту утверждения) и 3 года (в сторонних организациях).

Источники комплектования архивов — это все государственные учреждения. Негосударственные организации и граждане являются источниками комплектования на основании договора с архивом (ст. 20 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Так, например, штатное расписание медицинской организации должно храниться: в государственной больнице — постоянно, в частной — до ликвидации, если есть договор с архивом — постоянно.

ВАЖНО!

Изменять порядок локальными актами нельзя (п. 4.10 инструкции, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Росархив не установил специальные правила, сколько работодатель должен хранить штатное расписание после того, как оно утратило силу, соответственно, на недействующие документы распространяются общие требования.

Недействующим признают документ, если ввели в действие новый с измененными данными или обнаружилась опечатка в расписании и требуется его замена.

Компании с большой численностью сотрудников составляют проекты документов, подготовительную документацию, осуществляют официальную переписку по вопросу составления списка сотрудников. Такая документация хранится до минования надобности (ст. 41 перечня), но не менее одного года. Конкретную продолжительность устанавливают локальным актом.

Где хранить документ

Закон не содержит требований, где хранится штатное расписание у работодателя. Порядок и место хранения устанавливают локальным актом.

В локальном акте указывают порядок хранения: в сейфе, в отдельном помещении, с разбивкой по годам и пр. В акте допустимо установить, в каком отделе должно храниться штатное расписание, обычно указывают отдел кадров или архивный отдел на предприятии. Если предприятие давно функционирует и имеется большой объем документации, целесообразно выделить для хранения отдельное помещение.

В архиве на предприятии выделяют отдельное место для кадров и группируют документацию по видам и годам издания. Если архива нет, храните в отделе кадров в кабинете с ограниченным доступом или в сейфе.

Хранение осуществляют в защищенном от влаги, прямых солнечных лучей и иных вредных для бумаги факторов.

Доступ к нему ограничивают, разрешают для определенных сотрудников. После работы необходимо вернуть его в место хранения и не оставлять в свободном доступе.

Есть ли ответственность за нарушение сроков

За нарушение установленных законом сроков предусмотрена административная ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ.

За нарушения назначат наказание:

  • предупреждение;
  • штраф: для граждан — от 1000 руб. до 3000 руб., для должностных лиц — от 3000 руб. до 5000 руб., на юрлицо — от 5000 руб. до 10 000 руб.
Оставить комментарий Распечатать
Челозерцева Александра
Челозерцева Александра Юрист по корпоративным вопросам

В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности "юриспруденция". Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.

Комментарии
Автор что-то упустил? Информация неверна или устарела? Остались вопросы? Есть сомнения? Высказывайтесь в комментариях!
Документы: ответы по темам
7 вопросов
Оставить комментарий 3 июня 2024
Как правильно использовать печать

У нас в компании есть основная печать, которую директор не выдаёт. Сделали дополнительную печать "для документов". Не знаем, на какие документы её можно ставить. Хочу написать приказ, который бы указывал, где можно и нельзя использовать эту печать.

7 вопросов
3421
3 вопроса
Оставить комментарий 2 февраля 2024
Как проставлять в счетах-фактурах данные по норма/часу?

Мы оказываем услуги по ремонту автотранспортных средств, где стоимость работ измеряется по цене норма/часа. В ОКЕИ норма/час не имеет кода, поэтому в графах 2 и 2а выставляемых счетов-фактур мы ставим прочерк. Один из наших контрагентов требует изменить данные в графах 3 и 4 счетов-фактур, сославшись на Постановление №1137. Как правильно заполнять эти графы, и прав ли наш контрагент в своих требованиях?

3 вопроса
1422
6 вопросов
Оставить комментарий 18 октября 2023
Несоответствия в документах работника: как оформлять, отчитываться и т.д.

Изучаем вопросы, связанные с несоответствием ИНН и паспортных данных сотрудников в базе налоговой. Обсуждаем возможные проблемы для работодателя при сдаче отчетности и варианты их решения.

6 вопросов
538
6 вопросов
Оставить комментарий 2 октября 2023
Как правильно заполнить графы «Груз принял» и «Груз получил» в ТОРГ-12 при самовывозе товара?

У нас есть ситуация, когда товары забирают по доверенности. Организации, которые получают товары, не хотят расписываться в графе «Груз получил грузополучатель». Они говорят, что это должен сделать их кладовщик на складе. Мы считаем, что если у них есть доверенность на получение товаров, они и являются грузополучателями. Кто прав?

6 вопросов
251
5 вопросов
Оставить комментарий 29 августа 2023
Когда и в каких случаях необходимо ставить печать на документы, и какова юридическая сила документа без печати?

Когда и в каких случаях необходимо ставить печать на документы, и какова юридическая сила документа без печати?

5 вопросов
301
Вам может быть интересно:
Рубрикатор
  • Бухгалтеру
  • Юристу
  • Кадровику
  • Физическому лицу
    • Формы и отчеты
    • Налоги и взносы
    • Учет и платежи
    • Расчеты с работниками
    • Документы
    • Суд
    • Корпоративное право
    • Кадровые документы
    • Трудовые отношения
    • Отчеты и контроль
    • Общие вопросы
    • Охрана труда
    • ИП и самозанятость
    • Работа. Служба
    • Здоровье
    • Семья
    • Имущество. Жилье
    • Документы
    • Льготы. Пенсии
Ошибка на сайте