Как составить приказ об утверждении сроков хранения документов

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. В каждой компании много бумаг, и для них нужно определить срок хранения.
2. Приказ с этими сроками подписывает руководитель.
3. Важно прописать порядок хранения и уничтожения документов.
4. Основной приказ по этому вопросу — приказ № 236.
5. Документы, которые хранятся более 10 лет, нужно отправлять в архив.

Кто составляет приказ об утверждении сроков хранения документов

В любой организации, даже небольшой, много различных бумаг, а если уж говорить о холдингах или крупных предприятиях — документооборот огромен, и не удивляйтесь при появлении в штате архивариуса. Сроки хранения подразделяются на:

1. Временные.
2. Постоянные.

Надо знать: какие документы относятся к документам постоянного хранения

Вне зависимости от формы составления — на бумаге либо цифровой формат — у всего существует период годности, который определяется не просто желанием, а регламентируется законодательством Российской Федерации. Приказ от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» устанавливает основные сроки хранения для типичных документов. Этот нормативный акт берут за основу для издания приказа об утверждении точного срока хранения каждого наименования бумажного носителя в конкретной организации.

В моей организации каждый год составляется номенклатура дел, которая утверждается распоряжением руководителя. При истечении сроков хранения дело уничтожается организацией, исполняющей данную услугу, с составлением соответствующего акта. Все приказы, касающиеся архивов, подписываются исключительно руководителем.

Может пригодиться:

• как составить номенклатуру дел;
• как уничтожить документы с истекшими сроками хранения.

Совершенно не важно, кто составляет сам приказ: сотрудники отдела кадров, эксперты, архивариус, документовед. Это будет любой сотрудник предприятия, на которого возложена данная функция, но подписание либо утверждение осуществляются исключительно руководителем.

Как составить приказ об утверждении сроков хранения документов

Не забываем, что документ относится к организационно-распорядительным. В зависимости от наличия либо отсутствия в организации разработанных локальных актов, касающихся использования и хранения документации, приказ либо утвердит эту нормативную базу, либо в нем необходимо прописать порядок и сроки обработки и хранения, обеспечения сохранности и передачи дел в архив, процесс и порядок уничтожения,а также ответственного за эти процессы. Я рекомендую потратить время на разработку номенклатуры либо положения, поскольку это значительно облегчит и упорядочит документооборот на предприятии.

Полезная информация: как подготовить документы к архивному хранению

В любом случае приказ в обязательном порядке содержит:

1. Дату, номер.
2. Описательную часть.
3. Ответственного за его исполнение.
4. Подпись руководителя.

Второй пункт зависит исключительно от того, что мы приказом регламентируем — весь процесс либо утверждаем им разработанный локальный акт, в котором описаны:

1. Перечень документов, подлежащих сохранности.
2. Порядок их регистрации и учета.
3. Сроки хранения.
4. Оформление и порядок передачи дел в архив.
5. Порядок выдачи справок на основании хранящихся документов.

Хочу отметить важный для понимания момент (заострю на нем ваше внимание): совершенно не важно, каким образом осуществляется оформление — одним большим локальным актом либо базой и ее утверждением. Главное — внимательно ознакомиться с указанным выше приказом № 236 и строго в соответствии с ним оформить весь документооборот. Это позволит навести порядок и в случае любой проверки показать свою компетентность в этом вопросе.

Шаблон:

Пример составления:

Часто задаваемые вопросы по теме