Правила ведения журнала регистрации справок, выданных сотрудникам

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Журнал нужен, чтобы отмечать, кому и когда выдали справки в компании.
2. Форму этого списка компания создает сама — можно вести его на бумаге или в электронке.
3. Внутри записывают такие данные, как номер, дата, фамилия работника, вид документа и подписи.
4. Если сделали ошибку, ее аккуратно зачеркивают и рядом пишут правильный вариант с подписью.
5. Журнал не обязателен по закону, но помогает поддерживать порядок в работе с бумагами.

Зачем нужен журнал регистрации выданных справок

Сотрудники в организации запрашивают различные документы: подтверждение доходов; информацию о том, что человек является работником; о получении либо неполучении от предприятия каких-то благ и т.д. Учет выданных документов осуществляется путем их регистрации. Это действие необходимо для:

• подтверждения факта выдачи документа. Некрупные банки и МФО часто перезванивают по указанному в документе телефону как раз для подтверждения ФИО сотрудника и номера самой справки (еще они просят указать доход, но этого делать категорически нельзя, т.к. произойдет нарушение закона. В подобном случае я отвечаю, что все необходимые сведения содержатся в справке, которая за определенным номером выдана такому-то сотруднику);
• кадрового документооборота в целом. Регистрация — это учет, справка выдается исключительно по заявлению сотрудника, для ответа на которое существуют установленные законом сроки. В случае возникновения претензии со стороны сотрудника либо контролирующих органов, журнал подтвердит правильность действия организации;
• количественного подсчета выданных документов, который используется для расчета численности кадрового и финансового блока предприятия либо установления KPI конкретного сотрудника.

Советуем ознакомиться с основами делопроизводства и документооборота

Требования к заполнению журнала регистрации выданных справок

В законодательстве отсутствует утвержденная типовая форма, поэтому разрабатывайте ее по своему удобству. Как и большинство журналов в документообороте, ведение его осуществляется в любой удобной форме:

• на бумажном носителе (распечатанная форма);
• в электронном виде (в форме электронной таблицы);
• в системе электронного документооборота — СЭДО (с помощью специализированной программы).

Вас может заинтересовать: как выбрать оператора электронного документооборота

Какие сведения вносят в журнал регистрации выданных справок

Типовой формы не существует, но чаще всего используют следующие поля для заполнения:

1. Порядковый номер.
2. Дата.
3. ФИО работника, запросившего справку (т.е. кому она выдается).
4. Должность этого сотрудника.
5. Наименование справки.
6. Место, куда она представляется (суд, банк, соц. защита, по месту требования и т.д.).
7. Количество экземпляров.
8. ФИО и должность выдающего ее сотрудника.
9. Подпись выдающего работника.
10. Подпись получившего работника.

Этот список самый распространенный, но его надо редактировать под потребности своей организации. Где-то достаточно перечисления номера, даты и наименования документа, ФИО и подписи работника о получении, а где-то необходимо добавлять цеха, отделы, табельные номера и т.д.

Шаблон журнала регистрации выдачи справок

Порядок заполнения журнал регистрации выданных справок

Поговорим о порядке заполнения на бумажном носителе, т.к. порядок заполнения электронных форм зависит от выбранной программы.

Шаг 1

Журнал необходимо пронумеровывать, прошнуровать.

Подробнее: как правильно пронумеровать и прошнуровать журнал

Шаг 2

Скрепляем подписью и печатью на последнем листе.

Шаг 3

Заполняем журнал ручкой синего либо черного цвета разборчивым почерком все графы по порядку.

Если необходимо внести исправление, то:

• аккуратно зачеркиваем неверную информацию;
• вверху или внизу указываем правильную;
• на свободном поле пишем фразу: «Исправленному на... верить»;
• ставим подпись на исправлении.

Пример заполнения журнала регистрации выдаваемых справок в организации

Часто задаваемые вопросы по теме