Основы делопроизводства и документооборота для новичков — это краткая инструкция, которая поможет разобраться в том, с какими типами документации приходится работать делопроизводителю и каковы принципы работы.
Каждый сотрудник, кто в той или иной степени взаимодействует с документами, обязан изучить основы делопроизводства — это та область знаний, которая им необходима. Хотя основная часть работы в этой сфере возлагается на секретариат, представителям других специальностей тоже полезно разбираться в документальной деятельности организации. Проясним основные моменты.
Нормативно-правовая база
Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение ее участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства.
Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт). Еще одна значимая организация — ВНИИДАД. В ее компетенции — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.
Что касается законов и подзаконных актов, то особое внимание специалистам необходимо обратить на:
- Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016;
- ГОСТ 6.10.5-87;
- Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77
- Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236
- Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004.
Также Росархив предлагает методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству.
Полезное про электронный документооборот:
С чем предстоит работать специалисту
Базовая тема — это документационное обеспечение деятельности организации. Основы делопроизводства (кратко) сводятся к изучению различных видов бумаг, которые укрупненно делятся на:
- входящие (которые фирма получает);
- исходящие (которые она отправляет);
- внутренние (не выходящие за ее пределы).
Когда они изучены, целесообразно переходить к следующим тематическим блокам:
- Требования к бланкам и общие правила их оформления.
- Методика составления основных документов предприятия.
- Организация их оборота: регистрации, обработки, рассмотрения, исполнения.
- Требования к оформлению документации в соответствии с гостами.
- Правила хранения.
Государственное регулирование мы вкратце уже рассмотрели выше. Это тоже обязательная часть. Требования и стандарты регулярно обновляются. Следовательно, делопроизводителю необходимо отслеживать нововведения и корректировать с их учетом свою работу.
Пригодится:
Номенклатура дел
Базовый свод правил организации документооборота на конкретном предприятии обычно формулируется в виде номенклатуры дел, которую утверждает приказом руководитель организации.
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
Еще одним основополагающим документом является Положение о делопроизводстве.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие требования предъявляются к архивному хранению документов по личному составу. Используйте эти инструкции бесплатно.
Специфические вопросы документооборота
Вышеперечисленные темы актуальны для любого сотрудника от секретаря до руководителя. Но есть и узкоспециализированные, предназначенные для конкретных категорий специалистов:
- Кадровые. Сюда входят правила ведения документов по личному составу, в том числе трудовых книжек.
- Бухгалтерские. Здесь особое внимание уделяется арифметической проверке бумаг, таксировке (расчету такс), контировке (подбору бухгалтерских проводок под задокументированные операции).
- Производственные. Тут особое внимание стоит уделить аналитическим отчетам по запасам, издержкам, динамике активов, хранению и товарообороту.
- Секретные. Если деятельность организации подпадает под Закон РФ № 5485-1 от 21.07.1993, то делопроизводство должно вестись с учетом соблюдения государственной тайны.
Есть специфика ведения документов в каждой конкретной отрасли (промышленность, торговля, строительство и т. п.).
Для информации:
