С 1 марта 2023 года действуют технические требования к составу и формату электронных кадровых документов. Эксперимент по их введению проводился в России в 2021 году. Принять участие в нем мог любой работодатель, подав заявку и отказавшись в работе от бумажных форм локальных актов. По результатам эксперимента Минтруд РФ разработал предложения об использовании ЭКДО в сфере трудовых отношений, и затем были внесены изменения в законодательство о труде.
Что такое КЭДО
Для начала разберемся, что такое КЭДО простыми словами, и для чего он требуется. КЭДО (или ЭКДО) — кадровый электронный документооборот, применяется в сфере трудовых отношений, где участники КЭДО — работник и работодатель. При создании, подписании, хранении документации, связанной с работой, документы оформляются только в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе.
В ноябре 2021 года понятие КЭДО (электронный документооборот) в ТК РФ введено законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Эти поправки вступили в силу 22 ноября того же года (за исключением отдельных положений), с этой даты российские компании получили возможность переходить на электронный документооборот.
Закон позволяет вести электронный документооборот в отношении любой кадровой документации, кроме:
- трудовых книжек и СДТ;
- актов о несчастных случаях на производстве;
- приказов об увольнении;
- инструкций по охране труда.
Для этих локальных актов по-прежнему обязательна подписанная бумажная копия (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).
Чтобы запустить электронный документооборот, необходимо выбрать информационную систему. Простыми словами, система КЭДО — это специальная информационная система для работы с электронными документами. И первый шаг к работе — выбор удобной платформы. С 01.09.2022 заработала платформа на сайте «Работа в России» (п. 5 Постановления Правительства РФ от 13.05.2022 № 867 о платформе в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России»), она бесплатна для участников. Работодателю разрешено разработать систему самостоятельно или выбрать готовый коммерческий продукт, чаще всего такое IT-решение потребует вложений и затрат.
Для сведения: сравнение популярных систем КЭДО
После того как решение принято и платформа выбрана, компания:
- утверждает локальным актом организации порядок ведения ЭКДО, к примеру, положением об электронном документообороте;
- уведомляет сотрудников о переходе на новый формат работы и получает от них согласие или отказ;
- оформляет электронные подписи, и работа начинается.
Может пригодиться: как составить положение о КЭДО
Нужно ли вводить КЭДО
Внедрение и ведение ЭКДО — право работодателя, а не обязанность (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ). Если говорить о преимуществах, что такое КДО в кадровом документообороте, то основные плюсы — это создание, подписание, обмен и хранение кадровой документации в удобном электронном виде. Документы в таком виде удобно хранить, и работа с ними экономит средства и время работодателя. Например, одними из первых документацию перевели в КЭДО Роснедра, поскольку постоянно растет доля обращений заявителей в электронном виде по различным госуслугам в этой сфере.
Но у такого варианта есть не только плюсы, но и минусы. Для принятия решения о ведении с сотрудниками документооборота, их личных дел в ЭКДО воспользуйтесь нашими рекомендациями:
Подробнее: как перейти на КЭДО
Интерфейс систем ЭК ДО
Все системы ЭКДО, которые удалось посмотреть, имеют простой интерфейс, работа в них интуитивно понятна. Чаще всего вход в личный кабинет КЭДО реализован через web-версию или мобильное приложение.
Для разных сотрудников возможна настройка разного типа доступа (ко всей системе, только к своему подразделению, только к своему личному кабинету). Для удобства пользователей такая возможность есть в любом приложении КЭДО на разных платформах.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие установлены правила для внедрения электронного документооборота. Используйте эти инструкции бесплатно.
На какие возможности внешнего вида этих систем стоит обратить внимание при выборе:
- наличие шаблонов документов и возможность загрузки новых;
- автоматическое заполнение локальных актов данными сотрудников;
- наличие наглядных маршрутов (кем создан документ, куда идет, где сейчас);
- возможность отправлять документы одному или нескольким сотрудникам одновременно, возможность отправки пакета документов;
- контроль сроков документов;
- наличие уведомлений (СМС, почта, мессенджеры);
- интеграция с 1С или другими системами предприятия.
Например, обратите внимание, что такое КЭДО СБИС, — это программа для работы с любой кадровой документацией, которая, наравне с КЭДО 1С, является одной из самых популярных платформ в России.
Ниже представлены скриншоты различных платформ: рабочие столы, маршрутизация.
-
Перевалова Наталья
2022-06-10 08:09:41Может быть, кто-то из читателей участвовал в эксперименте Минтруда РФ или уже внедрил ЭКДО, будем признательны за отзывы о КЭДО «Работа в России» или других ресурсах, будем рады вашим наблюдениям, анализу плюсов и минусов.
