Что такое КЭДО, и зачем это нужно

Над материалом работали:

Зорина Наталья автор | Ломова Анна автор

Размер шрифта:

С 1 марта 2023 года действуют технические требования к составу и формату электронных кадровых документов. Эксперимент по их введению проводился в России в 2021 году. Принять участие в нем мог любой работодатель, подав заявку и отказавшись в работе от бумажных форм локальных актов. По результатам эксперимента Минтруд РФ разработал предложения об использовании ЭКДО в сфере трудовых отношений, и затем были внесены изменения в законодательство о труде.

Содержание

Что такое КЭДО

Для начала разберемся, что такое КЭДО простыми словами, и для чего он требуется. КЭДО (или ЭКДО) — кадровый электронный документооборот, применяется в сфере трудовых отношений, где участники КЭДО — работник и работодатель. При создании, подписании, хранении документации, связанной с работой, документы оформляются только в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе.

В ноябре 2021 года понятие КЭДО (электронный документооборот) в ТК РФ введено законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Эти поправки вступили в силу 22 ноября того же года (за исключением отдельных положений), с этой даты российские компании получили возможность переходить на электронный документооборот.

Закон позволяет вести электронный документооборот в отношении любой кадровой документации, кроме:

трудовых книжек и СДТ;
актов о несчастных случаях на производстве;
приказов об увольнении;
инструкций по охране труда.

Для этих локальных актов по-прежнему обязательна подписанная бумажная копия (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).

По аналогии с бумажными унифицированными формами, электронные документы тоже оформляются единообразно. Их состав, формат установил Минтруд РФ (Приказ от 20.09.2022 № 578н). Эти требования работодатели начали применять с 1 марта 2023 года (абз. 13 п. 1 ст. 1 закона от 22.11.2022 № 377-ФЗ).

Чтобы запустить электронный документооборот, необходимо выбрать информационную систему. Простыми словами, система КЭДО — это специальная информационная система для работы с электронными документами. И первый шаг к работе — выбор удобной платформы. С 01.09.2022 заработала платформа на сайте «Работа в России» (п. 5 Постановления Правительства РФ от 13.05.2022 № 867 о платформе в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России»), она бесплатна для участников. Работодателю разрешено разработать систему самостоятельно или выбрать готовый коммерческий продукт, чаще всего такое IT-решение потребует вложений и затрат.

Для сведения: сравнение популярных систем КЭДО

После того как решение принято и платформа выбрана, компания:

утверждает локальным актом организации порядок ведения ЭКДО, к примеру, положением об электронном документообороте;
уведомляет сотрудников о переходе на новый формат работы и получает от них согласие или отказ;
оформляет электронные подписи, и работа начинается.

Может пригодиться: как составить положение о КЭДО

Нужно ли вводить КЭДО

Внедрение и ведение ЭКДО — право работодателя, а не обязанность (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ). Если говорить о преимуществах, что такое КДО в кадровом документообороте, то основные плюсы — это создание, подписание, обмен и хранение кадровой документации в удобном электронном виде. Документы в таком виде удобно хранить, и работа с ними экономит средства и время работодателя. Например, одними из первых документацию перевели в КЭДО Роснедра, поскольку постоянно растет доля обращений заявителей в электронном виде по различным госуслугам в этой сфере.

Но у такого варианта есть не только плюсы, но и минусы. Для принятия решения о ведении с сотрудниками документооборота, их личных дел в ЭКДО воспользуйтесь нашими рекомендациями:

Подробнее: как перейти на КЭДО

Интерфейс систем ЭК ДО

Все системы ЭКДО, которые удалось посмотреть, имеют простой интерфейс, работа в них интуитивно понятна. Чаще всего вход в личный кабинет КЭДО реализован через web-версию или мобильное приложение.

Для разных сотрудников возможна настройка разного типа доступа (ко всей системе, только к своему подразделению, только к своему личному кабинету). Для удобства пользователей такая возможность есть в любом приложении КЭДО на разных платформах.

На какие возможности внешнего вида этих систем стоит обратить внимание при выборе:

наличие шаблонов документов и возможность загрузки новых;
автоматическое заполнение локальных актов данными сотрудников;
наличие наглядных маршрутов (кем создан документ, куда идет, где сейчас);
возможность отправлять документы одному или нескольким сотрудникам одновременно, возможность отправки пакета документов;
контроль сроков документов;
наличие уведомлений (СМС, почта, мессенджеры);
интеграция с 1С или другими системами предприятия.

Например, обратите внимание, что такое КЭДО СБИС, — это программа для работы с любой кадровой документацией, которая, наравне с КЭДО 1С, является одной из самых популярных платформ в России.

Ниже представлены скриншоты различных платформ: рабочие столы, маршрутизация.