В 2021 году в России проводился эксперимент по ведению электронных кадровых документов. Принять участие в нем мог любой работодатель, подав заявку на участие и отказавшись в работе от бумажных форм локальных актов. По результатам эксперимента Минтруда РФ разработало предложения об использовании ЭКДО в сфере трудовых отношений, и в конце года были внесены изменения в законодательство о труде.
Что такое КЭДО
КЭДО (или ЭКДО) — кадровый электронный документооборот, применяется в сфере трудовых отношений, где участники КЭДО — работник и работодатель. При создании, подписании, хранении документации, связанной с работой, документы оформляются только в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе.
В ноябре 2021 года понятие КЭДО в ТК РФ введено законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Эти поправки вступили в силу 22 ноября того же года (за исключением отдельных положений), с этой даты российские компании получили возможность переходить на электронный документооборот.
Закон позволяет вести ЭКДО в отношении любой кадровой документации, кроме:
- трудовых книжек и СДТ;
- актов о несчастных случаях на производстве;
- приказов об увольнении;
- инструкций по охране труда.
Для этих локальных актов по-прежнему обязательна подписанная бумажная копия (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).
Для того чтобы запустить электронный документооборот, необходимо выбрать информационную систему. К 01.09.2022 заработает платформа на сайте «Работа в России» (п. 5 постановления Правительства РФ от 13.05.2022 № 867 о платформе в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России»), она бесплатна для участников. Работодателю разрешено разработать систему самостоятельно или выбрать готовый коммерческий продукт, чаще всего такое IT-решение потребует вложений и затрат.
После того как решение принято и платформа выбрана, компания:
- утверждает локальным актом организации порядок ведения ЭКДО, например положением об электронном документообороте;
- уведомляет сотрудников о переходе на новый формат работы и получает от них согласие или отказ;
- оформляет электронные подписи, и работа начинается.
Больше статей и инструкций по КЭДО:
Нужно ли вводить КЭДО
Внедрение и ведение ЭКДО — право работодателя, а не обязанность (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ). Для принятия решения о ведении с сотрудниками документооборота, их личных дел в КЭДО воспользуйтесь нашими рекомендациями:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие установлены правила для внедрения электронного документооборота. Используйте эти инструкции бесплатно.
Интерфейс систем КЭДО
Все системы ЭКДО, которые удалось посмотреть, имеют простой интерфейс, работа в них интуитивно понятна, чаще всего вход в систему КЭДО реализован через web-версию и/или мобильное приложение.
Для разных сотрудников возможна настройка разного типа доступа (ко всей системе, только к своему подразделению, только к своему личному кабинету).
На какие возможности внешнего вида системы КЭДО стоит обратить внимание при выборе системы:
- наличие шаблонов документов и возможности загрузки новых;
- автоматическое заполнение локальных актов данными сотрудников;
- наличие наглядных маршрутов (кем создан документ, куда идет, где сейчас);
- возможность отправлять документы одному или нескольким сотрудникам одновременно, возможность отправки пакета документов;
- контроль сроков документов;
- наличие уведомлений (смс, почта, мессенджеры);
- интеграция с 1С или другими системами предприятия.
Ниже представлены скриншоты различных платформ: рабочие столы, маршрутизация.
-
Перевалова Наталья
2022-06-10 08:09:41Может быть, кто-то из читателей участвовал в эксперименте Минтруда РФ или уже внедрил ЭКДО, будем признательны за отзывы о КЭДО «Работа в России» или других ресурсах, будем рады вашим наблюдениям, анализу плюсов и минусов.
