Системы КЭДО: сравнение популярных платформ

Размер шрифта:

Разработчики платформ КЭДО утверждают, что на бумажный обмен работодатель тратит в среднем от 2000 руб. в год на одного сотрудника, и обещают уменьшить в разы затраты компании, если она перейдет на электронный документооборот.  В конце 2021 года в Трудовом кодексе появились нормы о  правилах ведения электронного обмена, в том числе требования к информационным системам. Соответствие законодательству, интересные интерфейсные решения, сервисное обслуживание — это то, на что стоит обратить внимание при выборе системы для КЭДО.

Содержание

Какие существуют системы электронного документооборота

Информационная система (ИС) кадрового электронного документооборота должна обеспечивать подписание электронного документа сторонами трудовых отношений, фиксацию этого факта и в последующем хранить документ в соответствии с установленными сроками (абз. 2 ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ).

Для решения этих задач организации выбирают между тремя группами систем:

  • государственной платформой;
  • коммерческими продуктами;
  • самостоятельно разработанными программами.

Государственная ИС

Запуск государственной программы КЭДО на портале «Работа с России» ожидается 01.09.2022 (п. 5 Постановления Правительства РФ от 13.05.2022 № 867). Она участвовала в эксперименте электронного документооборота в сфере трудовых отношений, который проводил Минтруд РФ в 2021 году, и теперь дорабатывается в соответствии с требованиями участников эксперимента и нового законодательства. Цифровым документооборотом на портале смогут пользоваться все работодатели, достаточно зарегистрировать себя и своих работников на портале и получить электронные подписи.

Коммерческие ИС

На рынке коммерческих информационных систем уже есть готовые продукты. Мы познакомились с некоторыми из них:

Продукт Разработчик Адрес
Контур СКБ Контур https://kontur.ru/diadoc?p=w00864
СБИС Компания «Тензор» https://sbis.ru/staff/ekdo
Такском Такском https://taxcom.ru/dokumentooborot/kadrovyj-edo/
HR-Link HRLINK https://hr-link.ru/
LanDocs ДСУД ГК ЛАНИТ https://kedo.landocs.ru/
VK HR TEK Группа «VK» https://hrtek.ru/
Jump.Finance Группа «Тинькофф» https://jump.finance

Самостоятельно разработанные ИС

При разработке собственной системы КЭДО необходимо реализовать подписание электронными цифровыми подписями в соответствии с требованиями статьи 22.3 Трудового кодекса РФ. Во время подписания программа должна обращаться в удостоверяющий центр, которая выпустила сертификат ЭЦП, и получать сертификат о валидности (о том, что сертификат действителен).

К шаблонам цифровых документов необходимо применить единые требования к составу и форматам электронных документов (ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ). Их Минтруд РФ разработает к марту 2023 года.

Также законом № 377-ФЗ от 22.11.2021 об ЭКДО установлено, что платформа работодателя с 01.09.2022 должна взаимодействовать с Единым порталом госуслуг (п. 3 ст. 2 закона). Правила взаимодействия разработает правительство РФ (ч. 5 ст. 22.1 ТК РФ).

И, конечно, информационная система для КЭДО должна обеспечивать хранение надежно и долгосрочно (до 75 лет).

Впрочем, все вышесказанное применяется не только к самостоятельно разработанным продуктам, но и к готовым.

Больше статей и инструкций по КЭДО:

  1. Что такое КЭДО, и зачем это нужно.
  2. Инструкция: как перейти на КЭДО.
  3. Зачем нужно положение о КЭДО и как его составить.

Чем продукты ЭКДО отличаются друг от друга

Рынок уже предлагает большое количество систем для КЭДО. Ориентируясь на требования законодательства и запросы клиентов, разработчики стараются реализовать максимально сервисы КЭДО и становятся во многом похожи друг на друга. Для выбора и сравнения ИС предлагаем использовать следующие критерии:

  • сервисное обслуживание;
  • наличие различных способов подключения;
  • интеграция с учетными системами компании;
  • используемые виды подписей;
  • возможности интерфейса;
  • архивные решения.

Сервисное обслуживание

Техподдержка, помощь во внедрении ЭКДО, готовый пакет локальных актов для утверждения (положения об ЭКДО, уведомление работников и др.), обучение сотрудников — это то, что предлагают сегодня разработчики электронного документооборота в кадрах. Но кто-то готов оказывать поддержку круглосуточно, а кто-то обещает премиум-сервис за дополнительную плату, без ожидания у телефона.

Продукт Сервис
Контур, HR-Link, Такском

Не требует дополнительной платы:

  • круглосуточная поддержка;
  • помощь при внедрении ИС;
  • обучение сотрудников;
  • комплект локальных актов для запуска.
СБИС

Не требует дополнительной платы:

  • круглосуточная поддержка.

За дополнительную плату:

  • помощь при внедрении ИС;
  • отдельно выделенный телефонный номер поддержки гарантирует ответ без ожидания;
  • проверка работников (персональные данные, есть ли долги по налогам и присутствие в черных списках).
Jump.Finance

Не требует дополнительной платы:

  • круглосуточная поддержка;
  • помощь при внедрении ИС;
  • комплект локальных актов для запуска и помощь юриста;
  • работа с самозанятыми, в том числе возможность выплат им.
LanDocs, VK HR TEK
  • поддержка в рабочее время (с 9 до 19);
  • комплект локальных актов для запуска.

Способы подключения

Web-версии и мобильные приложения удобны для работников, они смогут подписать документы мгновенно на работе, из любой точки и дома. Все разработчики стремятся иметь оба способа подключения. Хотя кто-то считает наличие мобильного приложения избыточным, достаточно адаптировать web-версию под экран смартфонов и планшетов.

Продукт Способы подключения

Контур, СБИС, Jump.Finance, Такском, VK YR TEK

Web-версия и мобильное приложение

HR-Link, LanDocs Только web-версия

Интеграция с учетными системами компании

Если для работника удобно, чтобы документы обмена были всегда под рукой, то кадровой службе и бухгалтерии важно, чтобы не пришлось делать двойную работу: создавать документы, например, в 1С, а потом копировать их в систему кадрового документооборота. Все разработчики имеют удобные интеграции, а именно модуль КЭДО для 1С и Open API для других решений.

Работа с ЭЦП

Возможность работать с разными видами ЭЦП предоставляют все разработчики. Удобно создание облачных НЭП и УНЭП для работников прямо в оболочке ИС. Это реализовано у Контур, СБИС, Jump.Finance, Такском, HR-Link, LanDocs, что позволяет создавать эти подписи мгновенно и тут же начинать обмен. В Контуре работать с КЭДО вдвойне удобнее, так как он является одновременно удостоверяющим центром — не придется обращаться в другие компании для выдачи ЭЦП. LanDocs также является удостоверяющим центром для неквалифицированных подписей.

Интерфейсные решения

Дружественный интерфейс, с которым разберется каждый, имеют все платформы КЭДО, впрочем, как и разнообразный функционал. Так выглядит личный кабинет от СБИС:

Типовые задачи создания документов, их подписания и отправки решаются просто — с помощью всех просмотренных ИС. Например, во всех системах для КЭДО присутствуют возможность работы с шаблонами. Например, заявление на отпуск работнику не придется писать самому, он воспользуется готовым шаблоном. В Контуре это реализовано следующим образом:

Важны маркеры для документов, которые позволяют разобраться, в каком статусе находится документ: подписан или нет, что тоже реализовано у всех. Jump.Finance это видит так:

А вот возможность отправить несколько документов одному сотруднику или ознакомить с распоряжением целый отдел предоставляют не все. Функция есть у Контур, Сбис, HR-LINK, LanDocs.

Хочется обратить внимание на возможности создания маршрута документа. Эта функция позволяет не просто осуществить подписания, а автоматизировать кадровые процессы. Например, отправляя работника в отпуск, зададим следующий маршрут: работник заполняет заявление об отпуске, после согласования с руководителем оно отправляется в отдел кадров, где формируется приказ, его подписывает директор, работник, а затем приказ уходит в бухгалтерию для работы с выплатами. Функция создания маршрута есть в LanDocs, Контур, СБИС. Это создание маршрута от LanDocs:

Уведомления сотруднику о необходимости поставить подпись реализовано всеми. Уведомления приходят на почту у Jump.Finance, на почту, в смс, в мессенджеры у Контур, СБИС, HR-LINK, LanDocs.

Все представленные системы оставляют впечатление серьезных продуктов, в которых даже если что-то не реализовано сейчас, то стоит в планах на реализацию.

Архивные решения

Все разработчики заявляют о наличии сертификатов, которые позволяют им архивировать документы заказчиков на облачных серверах. Решения оn-premise (на серверах заказчика) решаются индивидуально с каждым клиентом.

ВАЖНО!
Некоторые кадровые документы необходимо хранить до 75 лет, например, личные дела работников (ч. 1 ст. 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Выбирая разработчика систем кадрового документооборота, необходимо убедиться в стабильности компании, ее долгосрочности. Нужны решения, которые позволят не терять архивы в случае ухода с рынка компании заказчика или разработчика. Скорее всего, по этому вопросу еще предстоит высказаться законодателю, а сейчас рекомендуем вопросы о создании и передаче архивов включать в договоры с поставщиками систем для КЭДО.

Стоимость КЭДО

Цена информационной системы рассчитывается за год и зависит от количества сотрудников с доступом к личным кабинетам (ЛК) и купленных ЭЦП. Иногда цена за ЭЦП встроена в лицензию доступа, иногда стоит отдельной строкой в прейскуранте. Включают в стоимость КЭДО 1С, его внедрение и настройку. У некоторых разработчиков есть ограничение по количеству сотрудников, не меньше 100, например. Предлагаем сравнить цены рассматриваемых ИС (все цены указаны на 14.06.2022) со следующим кейсом: в компании 1 руководитель, 10 сотрудников, из них один специалист отдела кадров, учетная программа — 1С:ЗУП, 1 подпись УКЭП для работодателя уже приобретена ранее, необходимы 10 УНЭП — для сотрудников.

Продукт Из чего складывается стоимость в год, в рублях Расчет на 10 человек на год
Контур
  • 2000 — доступ к ЛК за сотрудника;
  • УНЭП сотрудника — 500;
  • интеграция с 1С:ЗУП — 13 700.

Есть ценовые предложения с индивидуальными скидками.

(2000 × 10) + (500 × 10)

+ 13 700

Итого: 38 700 руб.

СБИС
  • 15 500 — доступ к порталу КЭДО для 1 компании;
  • 6000 — доступ для 10 работников к ЛК;
  • 10 000 — модуль, встроенный в 1С;
  • 14 000 — внедрение.

15 500 + 6000 + 10 000 + 14 000.

Итого: 45 500 руб.

Такском
  • 5000 — доступ к ЛК 10 сотрудникам;
  • 1500 — подпись НЭП для одного сотрудника (цена зависит от количества покупаемых подписей);
  • 20 000 — интеграция с 1С.

5000 + (1500 × 10) + 20 000.

Итого: 40 000 руб.

HR-Link

Лицензия доступа к порталу КЭДО:

  • 15 000 — для работодателя-компании;
  • 15 000 — для 1 специалиста отдела кадров;
  • 1000 — для работника, но не менее 100 000 в год.

Есть скидки для малого бизнеса.

15 000 + (15 000 × 1) + (1000 × 10) = 40 000, но есть ограничения.

Поэтому итого: 100 000 руб.

LanDocs
  • 900 — для работника;
  • 7000 — для специалиста отдела кадров.

Внедрение под ключ платное, рассчитывается по результатам технического задания, но есть возможность настроить все самим по инструкциям разработчика.

(900 × 10) + 7000.

Итого: 16 000 руб.

VK HR TEK 720 — за сотрудника, но для компаний не менее 100 человек. Итого: не менее 720 000 руб.
Jump.Finance
  • до 10 сотрудников — бесплатно;
  • от 10 до 100 чел. — 15 000;
  • от 100 чел. — 1000 за работника.
Бесплатно.

Есть ли бесплатный КЭДО

Как мы видели выше, разработчик Jump.Finance от группы «Тинькофф» не требует платы за использование системы 10 сотрудниками. Небольшая компания получает возможность работать с КЭДО, а крупная компания с таким предложением реализует бесплатный пилот и протестирует ИС на 10 сотрудниках.

Государственная платформа «Работа в России» тоже предоставляет доступ к своей системе бесплатно (50 пользователей от 1 работодателя). Это большое преимущество портала, как и то, что работнику-участнику обмена документами разрешено подписывать многие кадровые документы простой электронной подписью (ПЭП), оформленной через портал госуслуг (абз. 3 ч. 7 статьи 22.3 ТК РФ), что тоже позволит сэкономить работодателю. «Работа в России» обещает «вечное» хранение документов.

Как уже говорилось, платформу должны запустить с сентября 2022 года. Заявлены:

  • служба техподдержки с 9.30 до 18.30 через почту и чат;
  • доступ к ИС не только через сайт, но и в мобильном приложении;
  • конструктор документов и загрузка своих шаблонов дополняют обычный функционал «отправка документа — подпись — возврат», который, конечно, тоже будет;
  • интеграция с учетной системой работодателя и др.

Если все задуманное реализуется и будет работать, то при сравнении КЭДО портала «Работа в России» с КЭДО коммерческих систем они смогут составить друг другу серьезную конкуренцию.

Информация об ЭКД находится в разделе «Помощь и поддержка» портала «Работа в России», здесь есть возможность скачать руководство пользователя, познакомиться с правилами получения доступа и планами по развитию системы.

  • 2022-06-20 08:02:28
    Ни у работника, ни у работодателя нет обязанности внедрять кадровый ЭДО. Так говорит Трудовой кодекс, но если работодатель принял решение о внедрении, а работники не хотят, как убедить сотрудников? Недавно читала статью, где говорили, что пандемия помогла... А кто-то приложил много усилий, разъясняя, агитируя, борясь со страхами работников. Если у кого-то есть наработанные методы, поделитесь!
Оставить комментарий Распечатать
Перевалова Наталья
Перевалова Наталья Индивидуальный предприниматель

С 2004 года консультирую компании по вопросам трудового законодательства, провожу лекции правовой тематики, работаю с крупными компаниям и госорганами, веду свой бизнес.