Инструкция: как перейти на КЭДО

Обязательно ли переходить на КЭДО

Сразу ответим на вопрос, что обязанности использовать в организации электронный документооборот для кадрового обмена нет. Это право работодателя (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ). Возможность выбора есть и у работника. Если организация примет решение о переходе на КЭДО, обязательно для работодателя получить согласие сотрудников на электронный обмен документов. Сотрудник, или часть сотрудников, вправе отказаться от перехода, тогда с ними продолжится оформление кадровых отношений на бумаге (ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ). Исключение сделано для работников без трудового стажа: если они принимаются на работу впервые после 31.12.2021, их согласие на КЭДО не требуется (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ).

Больше статей и инструкций по КЭДО:

1. Что такое КЭДО, и зачем это нужно.
2. Системы КЭДО: сравнение популярных платформ.
3. Зачем нужно положение о КЭДО и как его составить.

Значимо, что законодательство предусмотрело возможность выбора способов ЭКДО для работодателя (бумажный и электронный), так как предполагаем, что часть компаний уже задумывались или уже внедрили электронный обмен, но им требуется для стабильной работы нормативная база. Часть компаний не собирается это делать в силу ряда причин технического или экономического характера.

Как внедрить КЭДО пошагово

В Трудовой кодекс электронный кадровый документооборот введен законом о КЭДО № 377-ФЗ от 22.11.2021. С этой даты он применяется работодателями. Обмен кадровыми документами возможен со всеми работниками, если они дали свое согласие.

Электронный вид разрешен для большинства кадровых документов, кроме:

• трудовых книжек и СДТ-Р;
• акта о несчастном случае на производстве;
• приказа об увольнении работника;
• документов с инструкцией по охране труда.

Эти документы требуют подписанного бумажного аналога (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).

Для работы потребуется информационная система и электронные подписи. Для работника допустимо использование своей электронной подписи, а если ее нет, расходы на приобретение берет на себя работодатель (ч. 12, 13 ст. 22.2 ТК РФ). Для работы со стороны организации необходимо приобрести усиленную квалифицированную подпись (УКЭП). Трудовое законодательство предусматривает документы, которые подписываются только ею:

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор;
• приказ о дисциплинарном взыскании (ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ).

Для остальных кадровых документов со стороны работодателя предусмотрена неквалифицированная подпись (УНЭП). Но если планируется одна подпись работодателя для кадрового обмена, то лучше приобрести УКЭП, так как она универсальна. Работник может использовать и УКЭП, и неквалифицированные подписи, если они предусмотрены соглашением с работодателем или выданы электронным правительством (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ).

Чтобы перейти на электронный кадровый документооборот, необходимо:

Этап 1. Выбрать информационную систему для обмена.

Этап 2. Утвердить порядок работы в локальных актах.

Этап 3. Уведомить сотрудников о переходе и получить их согласие.

Этап 1

На первом этапе, этапе выбора системы, законодательство предлагает готовое решение — систему КЭДО на цифровой платформе «Работа в России».

Плюсом такого выбора будут минимальные затраты. Система доступна каждой организации, которая зарегистрирует себя и своих работников на портале. Все электронные подписи работники сделают через портал Госуслуги, что позволит работодателю сэкономить. Это прекрасное решение для малого бизнеса с небольшим количеством сотрудников. Минусом такого решения будут ограниченные возможности интерфейса и отсутствие интеграции с 1С или другими учетными программами.

Также работодатель вправе выбрать иную готовую систему или разработать ее самому.

На сегодняшний день рынок предлагает больше десятка готовых систем КЭДО. Решения дают компании 1С, Контур, Такском, СберКорус, Сбис, VK YR TEK, Ланит, Jump Finance (Тинькофф) и др. Плюсом такого выбора будут широкие возможности систем и в инструментарии, и в сервисном обслуживании. Минус такого решения — оно стоит денег.

Этап 2

На втором этапе, создание локальных актов, организация, как правило, утверждает положение о кадровом электронном документообороте в организации и о порядке перехода на него (возможно создание отдельного документа). Положение вводят приказом о введении ЭКДО.

Положение о КЭДО составляется в произвольной форме, рекомендуем включить в него следующую информацию:

• общие положения (с какой целью вводится, какие термины и понятия использует, на основе каких нормативных документов создан);
• перечень документов, к которым применяется КЭДО;
• типы электронных ключей для работодателя и работника;
• перечень участников документооборота (перечень лиц, которые действуют со стороны работодателя; работники, давшие согласие на КЭДО; лица, поступающие на работу; перечень тех, кто осуществляет контроль и техническую поддержку);
• описание информационной системы для ведения КЭДО;
• порядок прохождения документов и сроки их подписания;
• случаи обмена документами на бумажном носителе (для работников, кто отказался от ЭКДО, а также ситуации отсутствия доступа к информационной системе);
• порядок перехода на ЭКДО (ответственные за переход, сроки введения, порядок инструктажа работников и получения их согласия или несогласия).

Этап 3

На третьем этапе необходимо уведомить сотрудников и получить с них согласие или отказ. Предлагаем примерные образцы уведомления, согласия работника и заявление с его отказом.

• Перевалова Наталья
  2022-06-16 09:57:10
  Стоит добавить, что информацией об использовании электронной подписи участниками трудовых отношений необходимо дополнить трудовой договор с работниками. Это может быть информация о том, что работодатель несет расходы на ЭЦП, о возможности использовать работниками ранее полученную ЭЦП и порядок признания УНЭП, о последнем пункте очень мало информации, если есть возможность поделиться опытом — пишите.