Зачем нужно положение о КЭДО и как его составить

Размер шрифта:

Понятие кадрового электронного документооборота (КЭДО или ЭКДО) было введено в Трудовой кодекс РФ в ноябре 2021 года. Многие работодатели задумались о переходе на КЭДО: удобство безбумажного обмена и хранения документов очевидно, отсутствие волокиты при подписании, особенно с работниками на удаленке, ускоряет кадровые процессы в разы. Грамотно составленное положение о КЭДО позволит сделать этот переход безболезненным.

Содержание

Краткий алгоритм перехода на КЭДО

Решение о внедрении ЭКДО в организации принято, с чего начать? Воспользуйтесь нашим алгоритмом:

Шаг 1. Примите решение о переходе на КЭДО, закрепив его распоряжением по фирме, определите порядок внедрения цифрового документооборота, назначьте ответственных, установите сроки.

Шаг 2. Выберите информационную систему (далее — ИС) для ведения КЭДО. Законодательство позволяет создать систему самостоятельно или выбрать готовую среди коммерческих и государственных программ.

ВАЖНО!
Портал «Работа в России» предоставит с 01.09.2022 систему для ЭКДО бесплатно работодателям и работникам (п. 5 постановления Правительства РФ от 13.05.2022 № 867).

Шаг 3. Разработайте и утвердите локальные акты о порядке ведения документооборота.

Шаг 4. Уведомите сотрудников о переходе на новый обмен кадровой документацией.

ВАЖНО!
В соответствии с ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ у работника есть возможность согласиться или отказаться от электронного обмена.

Шаг 5. Получите согласие работников или заявления об отказе.

Больше статей и инструкций по КЭДО:

  1. Что такое КЭДО, и зачем это нужно.
  2. Системы КЭДО: сравнение популярных платформ.
  3. Инструкция: как перейти на КЭДО.

Составляем приказ о внедрении КЭДО

О необходимости составления двух локальных нормативных актов при переходе на КЭДО говорит статья 22.2 Трудового кодекса. Это документы о порядке перехода (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ) и об осуществлении цифрового документооборота (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ).

Локальный акт о порядке перехода рекомендуется создавать либо в форме приказа, либо в форме положения. Но в любом случае необходимо учесть обязательные требования законодательства, приказ (или положение) содержит:

  • сведения об ИС для работы с электронным документооборотом;
  • порядок доступа к ИС работодателя (если необходимо);
  • перечень документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭКДО;
  • срок уведомления сотрудников о переходе на ЭКДО;
  • сведения о дате введения электронного документооборота (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).
ВАЖНО!
Обратите внимание, что в соответствии с законом дата введения кадрового электронного документооборота должна быть не ранее дня, когда закончился срок уведомления работников (абз. 5 ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ): например, процедуру уведомления заканчиваем 20 июня — вводим ЭКДО 21 июня или позже.

Рекомендуется закрепить в приказе на КЭДО (или положении) и такие сведения:

  • перечень локальных актов компании, в которые необходимо внести изменения в связи с переходом на электронный документооборот (например, в правила внутреннего распорядка, коллективные договоры, в график документооборота, трудовые договоры);
  • информация о защите конфиденциальности ЭКДО (применение ЭЦП (электронной цифровой подписи) и защита информационной системы).

Как составить положение о КЭДО

Трудовой кодекс РФ обязывает утвердить порядок осуществления ЭКДО. Традиционно организации составляют положение об электронном документообороте. В соответствии с ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ обязательны для включения следующие сведения:

  • сроки ознакомления и подписания работником электронных документов;
  • периодичность подписания и ознакомления;
  • порядок проведения инструктажа работников (если необходимо);
  • случаи, при которых допускается оформление документации на бумажном носителе.
ВАЖНО!
Положение о КЭДО утверждается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Если профсоюз в организации есть, то ваши локальные акты КЭДО должны содержать такое согласие, например: «Мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (протокол от 00.00.2022 № 3) учтено».

Форма положения не утверждена законодательно, она пишется произвольно и включает в себя следующие разделы:

  1. «Общие положения», где указывают цели локального акта, нормативные документы, на основании которых оно издается. В этой части перечисляются лица, на которых оно распространяется, уточняются термины и ответственные.
  2. В разделе «Использование информационной системы в рамках ЭКДО» дается электронный адрес ИС, способы доступа к личному кабинету работника, описывается процесс регистрации и правил безопасности в ИС.
  3. Часть «Порядок электронного документооборота» описывает процесс отправки и получения документа.
  4. Раздел «Сроки подписания и ознакомления с документами» важны не только, чтобы участники могли подписывать вовремя документы кадрового оборота, но знали и особые сроки для ряда документов (например, приказ об отпуске необходимо подписать не позднее чем за две недели до отпуска).
  5. В разделе «Инструктаж работников по взаимодействию с работодателем в рамках ЭКДО» позволит установить способы обучения сотрудников, рекомендуется привлекать материалы разработчиков ИС.
  6. Часть «Случаи оформления документов на бумажном носителе» — это описание процесса работы в случае отсутствия доступа к ИС.

Часто включают разделы о хранении электронных документов, порядке выдачи дубликатов документов работнику и порядке взаимодействия на ЭКДО с лицами, поступающими на работу.

Уведомление о переходе на ЭКДО

Когда локальные акты составлены, прежде чем начать электронный обмен документами, работодатель в соответствии с ТК РФ обязан уведомить об этом каждого сотрудника, работник имеет право сохранить прежний — бумажный – способ подписи документов. Уведомить работника необходимо под подпись. Есть исключение — согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.

  • 2022-06-21 07:44:36
    Все-таки многие работники отказываются от КЭДО, какие аргументы использовать в диалоге с ними? КЭДО помогает ускорить принятие решения по запросу работника, поддержку удаленной работы, больший контроль за действиями работодателя. Что еще?
Оставить комментарий Распечатать
Перевалова Наталья
Перевалова Наталья Индивидуальный предприниматель

С 2004 года консультирую компании по вопросам трудового законодательства, провожу лекции правовой тематики, работаю с крупными компаниям и госорганами, веду свой бизнес.