Важно
Выпустили новые указания по заполнению формы № П-4 
Понятие кадрового электронного документооборота (КЭДО или ЭКДО) было введено в Трудовой кодекс РФ в ноябре 2021 года. Многие работодатели задумались о переходе на КЭДО: удобство безбумажного обмена и хранения документов очевидно, отсутствие волокиты при подписании, особенно с работниками на удаленке, ускоряет кадровые процессы в разы. Грамотно составленное положение о КЭДО позволит сделать этот переход безболезненным.
Навигация
Краткий алгоритм перехода на КЭДО
Решение о внедрении ЭКДО в организации принято, с чего начать? Воспользуйтесь нашим алгоритмом:
Шаг 1. Примите решение о переходе на КЭДО, закрепив его распоряжением по фирме, определите порядок внедрения цифрового документооборота, назначьте ответственных, установите сроки.
Шаг 2. Выберите информационную систему (далее — ИС) для ведения КЭДО. Законодательство позволяет создать систему самостоятельно или выбрать готовую среди коммерческих и государственных программ.
Шаг 3. Разработайте и утвердите локальные акты о порядке ведения документооборота.
Шаг 4. Уведомите сотрудников о переходе на новый обмен кадровой документацией.
Шаг 5. Получите согласие работников или заявления об отказе.
Больше статей и инструкций по КЭДО:
Составляем приказ о внедрении КЭДО
О необходимости составления двух локальных нормативных актов при переходе на КЭДО говорит статья 22.2 Трудового кодекса. Это документы о порядке перехода (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ) и об осуществлении цифрового документооборота (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ).
Локальный акт о порядке перехода рекомендуется создавать либо в форме приказа, либо в форме положения. Но в любом случае необходимо учесть обязательные требования законодательства, приказ (или положение) содержит:
- сведения об ИС для работы с электронным документооборотом;
- порядок доступа к ИС работодателя (если необходимо);
- перечень документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭКДО;
- срок уведомления сотрудников о переходе на ЭКДО;
- сведения о дате введения электронного документооборота (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).
Рекомендуется закрепить в приказе на КЭДО (или положении) и такие сведения:
- перечень локальных актов компании, в которые необходимо внести изменения в связи с переходом на электронный документооборот (например, в правила внутреннего распорядка, коллективные договоры, в график документооборота, трудовые договоры);
- информация о защите конфиденциальности ЭКДО (применение ЭЦП (электронной цифровой подписи) и защита информационной системы).
Как составить положение о КЭДО
Трудовой кодекс РФ обязывает утвердить порядок осуществления ЭКДО. Традиционно организации составляют положение об электронном документообороте. В соответствии с ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ обязательны для включения следующие сведения:
- сроки ознакомления и подписания работником электронных документов;
- периодичность подписания и ознакомления;
- порядок проведения инструктажа работников (если необходимо);
- случаи, при которых допускается оформление документации на бумажном носителе.
Форма положения не утверждена законодательно, она пишется произвольно и включает в себя следующие разделы:
- «Общие положения», где указывают цели локального акта, нормативные документы, на основании которых оно издается. В этой части перечисляются лица, на которых оно распространяется, уточняются термины и ответственные.
- В разделе «Использование информационной системы в рамках ЭКДО» дается электронный адрес ИС, способы доступа к личному кабинету работника, описывается процесс регистрации и правил безопасности в ИС.
- Часть «Порядок электронного документооборота» описывает процесс отправки и получения документа.
- Раздел «Сроки подписания и ознакомления с документами» важны не только, чтобы участники могли подписывать вовремя документы кадрового оборота, но знали и особые сроки для ряда документов (например, приказ об отпуске необходимо подписать не позднее чем за две недели до отпуска).
- В разделе «Инструктаж работников по взаимодействию с работодателем в рамках ЭКДО» позволит установить способы обучения сотрудников, рекомендуется привлекать материалы разработчиков ИС.
- Часть «Случаи оформления документов на бумажном носителе» — это описание процесса работы в случае отсутствия доступа к ИС.
Часто включают разделы о хранении электронных документов, порядке выдачи дубликатов документов работнику и порядке взаимодействия на ЭКДО с лицами, поступающими на работу.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать электронный кадровый документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Уведомление о переходе на ЭКДО
Когда локальные акты составлены, прежде чем начать электронный обмен документами, работодатель в соответствии с ТК РФ обязан уведомить об этом каждого сотрудника, работник имеет право сохранить прежний — бумажный – способ подписи документов. Уведомить работника необходимо под подпись. Есть исключение — согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.
