Правила ведения журнала регистрации исходящих документов

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Журнал регистрации помогает отследить отправленные документы.
2. Его ведение упрощает подтверждение отправки документов в государственные органы.
3. Журнал может быть на бумаге, в Word или Excel, или в специальной программе.
4. Для бумажного журнала нужно шнуровать и подтверждать количество листов.
5. Ответственный заполняет журнал по порядку и следит за его правильностью.

Зачем нужен журнал регистрации исходящих документов

Исходящая документация существует абсолютно в любой организации вне зависимости от ее формы. Касается она всех сфер жизни предприятия: кадры, поставщики, работа с государственными органами и т.д. Любой исходящий документ в обязательном порядке содержит идентификационные признаки: номер, дату и адресата. Журнал регистрации исходящих писем в этом случае и позволяет присвоить ему дату и номер, по которым в последствии существует возможность отслеживания. В ситуациях с государственными органами этот инструмент кадрового делопроизводства способен доказать своевременность предоставления ответа на запросы и требования. Он не является обязательным для ведения, но необходим каждому предприятию. Форма его ведения устанавливается локальным нормативным актом. Он бывает:

• на бумажном носителе;
• в электронном виде (простая форма Word или Excel);
• в системе электронного документооборота.

Узнайте, как выбрать систему электронного документооборота

Требования к заполнению журнала регистрации исходящей корреспонденции

Обязанность ведения в законодательстве отсутствует, регулируется всё на локальном уровне предприятия. Но это документ не для «галочки» и несет в себе много информации. Общие требования к оформлению следующие:

• наименование журнала;
• дата начала, а по завершении и дата окончания;
• нумерация;
• однотипность вкладываемых листов (все листы содержат одинаковую для заполнения информацию, не допускается их различие и замена полей).

Для бумажного типа есть дополнительные требования:

• шнурование;
• закрепление и подтверждение количества листов подписью уполномоченного листа и печатью организации.

Может пригодиться: как пронумеровать и прошнуровать журнал

Для электронного документооборота всё зависит от разработчика и программного обеспечения. Оно является современным ведением кадрового делопроизводства и позволяет легко и быстро отследить всю «судьбу» отправленной корреспонденции.

Подробнее: какие требования сейчас предъявляют к оформлению документации

Какие сведения вносят в журнал регистрации исходящих документов

Список вносимых сведений зависит от того, что утверждено локальным актом в организации. Для разных сфер они различаются. Но в большинстве случаев в обязательном порядке используются следующие графы:

• порядковый номер;
• наименование документа;
• его дата и номер;
• адресат (в чей адрес направляется);
• краткое содержание;
• количество листов;
• способ отправки.

Некоторые записывают исполнителя, если организация довольно крупная и это является принципиально важным моментом. Кто-то делает копию отправляемого бланка и не пишет краткое содержание, т.к. в хронологическом порядке легко посмотреть на копию отправленного письма. Проанализируйте существующий документооборот для того, чтобы понять, какие графы важно заполнить для вашего предприятия, что из перечня является наиболее важным и ключевым и по каким параметрам легко сможете сориентироваться при поиске.

Образец титульного листа журнала регистрации исходящих документов

Пример возможных граф для заполнения журнала регистрации исходящих документов

Порядок заполнения журнала регистрации исходящих документов

Порядок заполнения возникает из тех граф, которые вы определили и закрепили в локальном акте. Ответственным за заполнение назначают приказом руководителя предприятия. Обычно это секретарь, документовед, делопроизводитель либо кадровый сотрудник. Все зависит от того, насколько крупная организация и какой заведен порядок деловой и иной переписки. У нас крупный холдинг, электронный документооборот и регистрация, но есть ответственное лицо, а в период его отсутствия будет лицо, его замещающее. Все это отражено в распоряжении. Ответственный заполняет журнал и отвечает за корректность и правильность ведения.

Графы заполняются, соблюдая хронологический порядок, начиная с порядкового номера «один» и далее. Если это не электронный формат, а бумажный носитель — заполняет аккуратно и разборчиво. Это визуально делает журнал более читабельным и приятным к восприятию.

образец возможного заполнения журнала регистрации исходящих документов

Часто задаваемые вопросы по теме