Сроки хранения входящей и исходящей документации в организации

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. В организации все входящие и исходящие письма должны обязательно регистрироваться и храниться по специальным правилам.
2. Каждая компания сама решает, как именно оформлять документы и сколько времени их держать у себя, но обычно опирается на общие законы и рекомендации.
3. Договоры, накладные и официальные бумаги чаще всего нужно хранить 5 лет, а некоторые документы — вообще бессрочно.
4. Все сведения о поступающих и отправленных письмах фиксируются в особых журналах, которые тоже хранят не меньше 5 лет.
5. Обычно секретарь следит за перепиской и пользуется удобными программами для учета, чтобы ничего не потерялось.

Регламент работы со входящей и исходящей документацией в организации: главное

В каждой организации работа с документами — входящими и исходящими — требует четкого регламента. Корреспонденция, которая входит в организацию или исходит из неё, должна своевременно регистрироваться, распределяться и храниться в соответствии с установленными правилами. Правильная регистрация документов гарантирует их учет и контроль на всех этапах обработки.

Регламент утверждается руководителем организации самостоятельно, на законодательном уровне требований к разработке и типу документа нет. По сути регламент работы с документацией помогает определить:

• какие письма подлежат хранению;
• срок хранения входящей и исходящей корреспонденции;
• требования к сохранности документации.

Дополнительно регламентом могут утверждаться формы регистрации поступающих и отправленных писем.

Как правило, работой со входящей и исходящей документацией занимаются секретарь или делопроизводитель компании. Регистрация документов может осуществляться как в бумажной, так и в электронной форме.

По теме: как составить приказ о назначении ответственного за делопроизводство

От себя лично могу добавить, что большие организации внедряют у себя специальные программы, которые позволяют отслеживать и контролировать движение писем, что повышает эффективность работы. Сама работала в таком программном комплексе, действительно удобно и просто.

Если компания крупная, то регламент может сдержать порядок для корреспонденции, которая поступает в компанию:

• регистрация документации;
• проставление резолюции руководителем;
• исполнение поручений руководителя на основании поступившего письма (при необходимости);
• контроль исполнения (при необходимости).

Для исходящей корреспонденции:

• регистрация письма;
• отправка корреспонденции;
• контроль получения ответа (при необходимости).

Сроки хранения входящей и исходящей документации в организации

Сроки хранения корреспонденции регламентируются как внутренними нормативными актами, так и федеральными актами. Основным нормативным документом, регулирующим документооборот, в том числе сколько следует хранить письма, является Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Он утверждает положения по типам документов, образующихся во время деятельности организаций, и сроках их хранения. Хотя этот приказ ориентирован на госорганы, многие организации используют его как основу для разработки собственных регламентов по документообороту и тому, сколько следует хранить письма в организации.

Входящие документы

Входящая корреспонденция — это документация, которая поступают в организацию извне. В ее число входят запросы, договоры, официальные письма, претензии и другие бумаги. Важно четко понимать, сколько времени необходимо хранить каждый вид документа.

Примеры сроков хранения входящей документации:

• договоры, соглашения — 5 лет после окончания действия;
• платежные документы и накладные — 5 лет;
• запросы и ответы по хозяйственным вопросам — 3 года;
• лицензии и сертификаты — бессрочно;
• претензии и рекламации — 5 лет после урегулирования спора.

Исходящие документы

Исходящая корреспонденция — документация, отправляемая из организации: письма, уведомления, отчеты и т.д. Ее также необходимо регистрировать и хранить в течение установленного срока. Примеры того, сколько следует хранить исходящую корреспонденцию:

• договоры и приложения к ним — 5 лет после окончания действия;
• отчеты, акты выполненных работ — 5 лет;
• письма и уведомления — 3 года;
• внутренние распоряжения — 3 года;
• документация с постоянной ценностью — бессрочно.

Это интересно: когда необходимо ставить печать на документы, и какова юридическая сила документа без печати

Сроки хранения журналов регистрации входящих и исходящих документов

Журналы регистрации — это официальные реестры, в которых фиксируются все входящие и исходящие документы. В них отражаются дата поступления или отправления, краткое содержание, регистрационный номер и ответственное лицо. Срок хранения таких журналов регистрации составляет не менее 5 лет. В организациях с повышенными требованиями к сохранности документов период времени, в течение которого следует хранить документы, увеличивается до 10 лет.

Узнайте, а обязательно ли вообще вести журнал учета входящей корреспонденции

Пример журнала регистрации входящей корреспонденции:

Образец журнала регистрации входящей корреспонденции.

Часто возникающие вопросы по срокам хранения корреспонденции в организации