Важно
Выпустили новые указания по заполнению формы № П-4 
Если задать первому встречному директору вопрос: «Какие документы хранятся в его организации?», то он уверенно или не очень ответит: «Учредительные, бухгалтерские и кадровые». И будет прав, потому что все документы, которые должны храниться в организации, так или иначе можно отнести к этим трем разделам.
Но при этом будет и неправ, потому что при таком крупном делении очень легко упустить что-нибудь существенное.
Давайте разбираться более внимательно и на примере ООО (для иных юридических лиц могут быть отличия, но не очень существенные).
Навигация
Учредительные документы
Начнем с того, что единственным учредительным документом ООО является устав. Но это не отменяет обязанности хранить и желательно в сейфе следующие документы:
- Договор о создании ООО.
- Протокол учредительного собрания.
- Лист записи о регистрации ООО (а для зарегистрированных до 2017 года — свидетельство о регистрации ООО).
- Устав, все изменения к нему, включая все редакции самого устава.
- Свидетельство о регистрации в налоговом органе.
- Уведомления о присвоении кодов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и общероссийским классификаторам технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭИ).
Безусловно, у хорошего бухгалтера весь этот набор документов, а еще нотариальные копии с него (на всякий случай) лежат в отдельной папке и выдаются под подпись строго ограниченному кругу лиц. А если хорошего бухгалтера у вас нет — придется озаботиться сбором этой папки самостоятельно.
Протоколы, решения, участники
Следующая папка, которую можете отнести к этому разделу, имеет отношение непосредственно к участникам (учредителям) общества.
В этой папке необходимо хранить:
- Список участников ООО.
- Список аффилированных лиц ООО (а иначе как вы определите сделку с заинтересованностью, например).
- Уведомления о созыве общего собрания участников ООО.
- Протоколы очередных и внеочередных общих собраний участников ООО, включая при необходимости дополнительные документы при проведении заочного или дистанционного голосования.
- Документы, прилагаемые к протоколам, включая письменно оформленное особое мнение кого-либо из участников по тому или иному вопросу, поставленному на голосование.
- Переписку с участниками ООО, в том числе обращения (заявления) участников к обществу (например, о представлении документов или созыве общего собрания), и ответы общества за подписью генерального директора на такие обращения.
При этом протоколы заседаний общих собраний участников ООО необходимо хранить за весь период существования общества.
Законом предусмотрен и иной способ принятия альтернативного (ненотариального) способа утверждения решений общего собрания участников. Для этого все участники должны на собрании единогласно проголосовать за альтернативный способ удостоверения решений, а протокол такого собрания должен быть нотариально удостоверен.
Если же ваш устав не содержит необходимой оговорки, а еще отсутствует нужный протокол и до настоящего времени ваши протоколы нотариально не удостоверялись, то выход из этой ситуации, без сомнения, есть. Необходимо созвать внеочередное собрание участников и в присутствии нотариуса подтвердить все ранее принятые решения, признание которых недействительными может нанести вред вашей организации.
Решения единственного участника так же, как и протоколы общих собраний, должны быть нотариально удостоверены.
При этом даже в том случае, когда директор избирается единственным участником, и даже тогда, когда участник и директор одно и то же лицо, нотариальное удостоверение такого решения является обязательным.
Зачем заниматься этой бюрократией?
В соответствии со статьей 13.25 КоАП РФ неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей, на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей.
Неприятная цифра, согласитесь. Стоимость двух канцелярских папок значительно ниже. Кроме того, в рамках проверки контрагентов многие компании просят направить им копии учредительных документов, документов подтверждающих полномочия, а еще списки участников и списки аффилированных лиц. Следовательно, эти документы стоит иметь и в виде электронных копий.
В следующей части поговорим о документах, так или иначе связанных с работниками организации.
Авторская колонка Екатерины Касеновой о том, как быть директором юридической компании:
