Важно
Внесли изменения в план ФХД федеральных учреждений Обсуждаем, как правильно прописать в договоре пункт отом, что копия доверенности принимается как оригинал и какие это может нести риски.
Как правильно прописать в договоре признание скан-копии доверенности равнозначной оригиналу
Мы часто заключаем договоры с партнерами и хотим включить пункт, который признает электронные копии доверенностей равнозначными оригиналу. Как четко сформулировать этот пункт, чтобы избежать недопонимания и защитить наши интересы?
С целью упрощения взаимного документооборота контрагенты определяют порядок обмена документами, их скан-копиями в договоре, который намереваются подписать. Формулировка условия, например, такая:
«Документы, которые подписаны полномочными лицами, в рамках исполнения настоящего договора, могут быть переданы противоположной Стороне посредством направления их скан-копий по электронной почте и признаются Сторонами полноценными юридическими документами до получения оригиналов таких документов. Для целей обмена сообщениями, информацией, скан-копиями дополнительных соглашений и доверенностей на представителей, иными документами Стороны используют электронные почты: от Стороны-1 _____________, от Стороны-2_____________».
В рамках такого условия важно:
- использовать только согласованные адреса электронной почты;
- направлять второй стороне сделки оригиналы документов, скан-копии которых представлены в виде электронных образов (постановление № 57 от 26.12.2017).
Какие риски есть при принятии скан-копий доверенностей?
Мы задумываемся о включении в договор пункта о юридической силе скан-копий, но беспокоимся о возможных рисках. Какая вероятность того, что партнеры отзовут документы или оспорят их юридическую силу? На что стоит обратить внимание при составлении такого договора?
Отвечает Князева Жанна
Риск того, что представитель контрагента окажется неуполномоченным лицом, есть всегда. Причины разные: отзыв доверенности, превышение полномочий, подделка документа и т.п. Причем негативные последствия возникают независимо от того, представлен оригинал бумаги или его скан-копия.
Обратить внимание следует не столько на условия договора в этой части, сколько на контрагента. Т.е. надо его проверить на этапе рассмотрения/составления проекта договора, когда станет известно, что его подпишет представитель на основании доверенности. Предлагаю такие действия:
- выяснить, кто является лицом, уполномоченным действовать от имени юрлица без доверенности. Именно он оформляет полномочия представителю. Сведения об этом получают на сервисе ФНС. Доверенность от ИП оформляют у нотариуса. Ее достоверность проверяют на сайте ФНП;
- проверить сведения о представителе. Если в доверенности указаны реквизиты паспорта, то проверьте его на предмет действительности. Также сделайте письменный запрос на имя руководителя контрагента с просьбой предоставить сведения о том, какое отношение представитель имеет к компании (штатный сотрудник или стороннее лицо). Это позволит проинформировать организацию о том, что от ее имени планируется подписание договора, и получить подтверждение о правомерности действий представителя;
- убедиться, что представитель является тем самым лицом, кому выдана доверенность. Для этого нужен его паспорт и оригинал документа, а значит, личная встреча с подписантом договора.
Какие условия необходимо указать для признания скан-копий доверенностей действительными?
Хотим добавить в договор пункт о признании скан-копий доверенностей, но не уверены, какие условия необходимо включить, чтобы это было легитимно. Должны ли быть какие-то дополнительные заверения или отметки?
Отвечает Князева Жанна
Доверенность необходима, когда на стороне подписанта сделки выступает его представитель. Порядок обмена скан-копиями документов прописывают в договоре. Для этого в условиях указывают, например, что:
- передачу документов в рамках исполнения договора разрешено производить путем направления их скан-копий, которые имеют юридическую силу до момента получения оригиналов;
- для отправления и получения документов стороны используют электронную почту, которая указана в договоре;
- скан-копия документа должна заверяется подписью руководителя компании (при заверении указывают слова: «Верно» или «Копия верна», дату, должность, ФИО, ставят подпись и печать (при наличии)).
Как проверить соответствие скан-копий доверенностей оригиналам?
При принятии скан-копий доверенностей, как убедиться, что они идентичны оригиналам? Может быть, существуют какие-то методы верификации или процедуры, которые помогут подтвердить их подлинность?
Отвечает Князева Жанна
Чтобы проверить идентичность скан-копии, ее сличают с оригиналом. Если такой возможности нет, то варианты такие:
- полномочия, которые оформлены у нотариуса, проверяют на сайте ФНП;
- если бумага выдана руководителем юрлица за его подписью (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ), то запросите заверенную представляемым скан-копию документа. На документе указывают слова: «Верно» или «Копия верна», дату, должность, ФИО, ставят подпись и печать (при наличии), сканируют в цветном виде и направляют на электронную почту.
Если между сторонами налажен электронный документооборот, то запросите скан-копию, которая подписана электронной подписью руководителя.
Как действовать, если партнер отказывается признавать скан-копию доверенности?
Если мы включили в договор пункт о признании скан-копий, но партнер все равно отказывается их принимать, то какие шаги сможем предпринять, чтобы урегулировать этот вопрос? Возможна ли какая-то юридическая защита от таких ситуаций?
Отвечает Князева Жанна
На практике в договор включают условие о том, что скан-копии документов имеют юридическую силу, пока не представлен их оригинал. Если соглашение с таким условием подписано обеими сторонами, то исполните его. Возражения контрагента в этом случае необоснованны.
На этапе рассмотрения проекта сделки у второй стороны претензии к электронному образу бумаги обусловлены опасениями о ее достоверности, актуальности, возможных разночтениях с оригиналом. Считаю, что желательно пойти на встречу с контрагентом, где он обязан представить подлинный документ. А личное знакомство с представителем позволит его идентифицировать (при предъявлении его паспорта) и снять все опасения.
Какой практический опыт есть у других компаний с использованием скан-копий доверенностей?
Мы хотели бы узнать, сталкивались ли другие компании с подобной ситуацией и какие решения они применяли. Есть ли успешные кейсы, которые помогут нам избежать ошибок?
Отвечает Князева Жанна
У контрагентов существует разное отношение к скан-копиям. Одним ее достаточно, и это не вызывает проблем и недопонимания. Другие, в дополнение к электронному образу, просят прислать, например, приказ о приеме представителя на работу, копию паспорта и т.п.
Каково мнение юристов о признании скан-копий доверенностей законными?
С юридической точки зрения какие есть рекомендации и практика в вопросах признания скан-копий доверенностей? Каково мнение специалистов на этот счет, и где сможем найти авторитетные источники, подтверждающие их законность?
Отвечает Князева Жанна
По умолчанию в подтверждение своих полномочий представитель обязан предъявить оригинал документа. Это вытекает из п. 1 ст. 185, п. 4 ст. 185.1, ст. 160 ГК РФ. А чтобы понять, то ли это лицо, которому выдана бумага, сведения из нее о представителе сверяют по данным его паспорта.
Если работать со второй стороной договора на основании электронного образа (что не запрещено законом), то нужно:
- прописать такое условие в договоре;
- направить заверенную скан-копию (доверителем или представителем);
- сообщить сведения, представить бумаги дополнительно в подтверждение полномочий подписанта (по согласованию/просьбе контрагента).
Ссылка на чье-либо мнение в данном случае некорректна. Затребовать оригинал — это право стороны отношений. Об ином необходимо договариваться, признавая скан-копию юридически значимым документом.
Читайте также:
